信息收集理论概要

14.1　信息收集理论概要

14.1.1　秘书信息工作的内容与种类

按照机关、企事业单位的性质，可以把信息分为组织内部信息和组织外部信息两大类。内部信息是组织正常运转中产生的信息，外部信息是与组织有关并影响组织工作的信息。

1.内部信息

内部信息包括本单位内部的、来自上下两方面的信息以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。

(1)来自上面决策管理层的信息，如工作计划、单位主管的指令、批示、会议记录、会议纪要等，业务往来的信息，如合同、协议书、工作函件等。这些都是单位决策和直接的经营管理性信息。

(2)来自下面执行层的信息，如各种工作报告、总结、生产报表、业务记录和账目等。这些都是操作层执行决策的反馈信息。也是领导层加强或修改、或者重新决策的依据，秘书自然需用心加以收集。

(3)来自组织各方面的信息，如党的建设、职工政治思想工作、共青团和妇联等方面的信息。

2.外部信息

外部信息是组织面临的外部环境应考虑的信息。主要有如下几个方面:

(1)法规性信息。主要是指国家的有关方针、政策，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等，通常以文件形式下达或在报纸杂志上公开发表、刊登。这些宏观的指导性、规范性的信息是每个机关或企事业单位都必须遵循、遵守的，是每一个主管都必须理解、掌握的，秘书应认真地加以收集。

(2)管理性信息。是指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及主管部门的管理性、业务指导性的办法、细则等，通常以内部文件、公函等形式下达。这些微观性但有针对性的信息对工作、生产有具体的指挥作用，主管部门和主管领导必须熟知并遵照办理，秘书不可掉以轻心。

(3)反馈性信息。主要是指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报纸杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论，这些信息反映了机关、单位工作的社会效果和社会声誉，关系到组织的生存和发展，也是秘书所不可忽视的。

(4)比较性信息。是指不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息，以便参照学习、取人之长，补己之短，可比信息还包括同一单位在不同时期的情况、指标、数量、质量的纵向比较，以便看出进退盛衰，自我总结经验，找出失误和教训，例如，某商品销售额本月与上月相比，某地区物价某时期与上年同期相比等。秘书应注意收集这些可比信息。

(5)关联性信息。是指初看起来各不相干，当为研究某一课题时却互相有关联的信息。例如，新建企业第一步是选址，在选址时不能只考虑土地位置及面积大小等几个简单的因素，还得估计周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、人才市场和销售地区等相关因素。政治风云、经济形势、社会动态、突发事件，甚至领导人的健康、性格、素质等构成相关因素以致引发重大事件、重大变革的例子也是屡见不鲜的。秘书应该注意收集与机关、本单位的相关信息。

(6)预测性信息。现代社会的决策者不能只看过去，也不能只看目前，而应目光远大，看到将来，富有预见性、前瞻性。秘书应辅助领导、上司注意收集社会发展、经济发展、科技发展、科学推断和预测的未来信息。

14.1.2　秘书信息工作的要求

秘书部门与其他的业务部门和技术部门不同，它是直接为领导服务的综合机构，这就决定了秘书部门的信息工作既有与其他部门信息工作的相似的共性，又有独具特色的个性。

1.快速收集和反馈

信息的时效性是开发利用信息的重要特点。一般而言，信息的时限性越强，其价值也就越大。因而，收集信息必须有闻风而动、雷厉风行的作风，善于从各种信息中捕捉到对组织有用的信息。

2.提供真实可靠的信息

信息的有用性在于它能客观地反映事物的本质和特点，准确可信。不准确、不真实的信息只会耽误决策，破坏组织的正常运转。信息的真实可靠要求按照事实的本来面目了解情况，对各方面信息坚持调查核实，去伪存真，由表及里，对事实不夸大不缩小，既报喜也报忧。

3.综合信息应具有针对性

收集综合信息注意实用对路，把握目的，有目的地进行。针对性有四层意思。

(1)行业专业的针对性。企业系统的秘书应该着重收集一些国内外市场、高新技术领域的信息;政权机关的秘书应特别关心政策、措施的落实情况，群众的反馈，存在的问题等信息。这样才能有效地为本机关、本单位的工作服务。

(2)服务对象的针对性。不同对象对信息内容有不同的要求，例如，企业的最高管理层最需要的是有关经营方向、计划、策略、重要资源的种类、数量和用途方面的信息。这类信息大部分来自于外部，涉及政治、经济、科技、文化和环境等因素。中间管理层主要需要有助于它做出与经营目标相一致的各项决策，以及资源如何能有效利用等方面的信息，如库存控制、生产安排等，这类信息基本来自于内部。

(3)信息内容的针对性。企业秘书收集信息要围绕着企业的生产、经营来进行，有目的地为主管做出决策、实施计划、推行措施提供依据，符合同一对象对不同信息的要求。对于作业层人员，只要掌握一般动态的初级信息就可以了，而对最高决策者，则需要在初级信息的基础上进一步提炼出高层次信息才行。

(4)为中心工作服务的针对性。一个领导机构或一个领导者的工作千头万绪，管理的是一个比较大的系统，每一个时期都有一个工作中心和重点。这要求秘书部门的信息收集必须服务于该中心和重点，及时报送那些领导最为关心的信息，以帮助领导审时度势，根据工作的进展情况采取相应的对策。

秘书人员要做到提供的信息具有针对性，必须把握领导意图。一要把握领导的工作热点，如按照领导的指示进行专题调查;二是把握领导的思维方式，当领导需要某种信息时，秘书能够做好超前服务;三是可以模拟领导所处的环境提供信息咨询。

4.提供的信息能全面反映情况

领导者制定政策、拟定计划、制定措施对信息的要求是系统性、综合性和多样性的。而且领导的层次越高，决策层次越高，对信息综合性的广度和深度的要求也越高。这就要求秘书部门在日常工作中，应注意围绕本地区、本单位在一定时期的中心工作，对大量的信息材料进行综合、系统处理，为领导提供准确而又具概括性的信息。

5.综合信息应具有预测性

秘书的信息收集要把重点放在领导决策前的服务上。即抓住还处于萌芽状态或刚刚形成苗头的倾向性信息、预测信息，对事物的变化和发展趋势进行分析，做出推断预测，掌握了预测信息，就能对有利趋势引导发挥，对问题防患于未然，从而把握科学决策的主动权。