秘书岗位所需的职业素质

4.5.2　秘书岗位所需的职业素质

4.5.2.1　秘书工作所需职业素质的特殊性

高职文秘专业毕业生主要的服务对象是企业单位，它需要有良好的办文、办会、办事的综合能力，要很好地适应现代企业经营管理的要求，所以学生通过学习后所应具备的职业能力就呈现出不同于别的专业的许多特点。明确这些特点，是采取科学培养方式，使学生真正能全面获得该专业职业素质的重要前提。秘书职业素质的特点主要表现在以下几个方面:

(1)知识的人文性及其综合性。文秘专业职业素质的构成，蕴含在其中的人文知识性非常明显，而且这种人文性知识不是单一的，而是综合的，一个优秀的职业秘书，需要懂得社会科学范畴中许多学科知识与常识，如写作、企业管理、公共关系、文学、曲艺、历史、社会学、礼貌礼仪、企业文化、法律法规、市场营销、心理学等学科知识或其中的部分常识。比起企业其他众多协助性管理岗位来讲，其人文知识的综合性程度明显要高出许多。

(2)工作对象的人际性。文秘岗位人员所面对的工作对象主要是人际关系，工作对象中的人的群体构成情况非常复杂，如企业内部各部门、各岗位人员以及社会各方面与企业必需要发生联系的人员，在很多情况下，公司秘书代表着企业的形象，代表企业对待问题的态度，在任何方面的任何人员打交道时，都必须体现出很高的职业素养和沟通能力，以及力所能及地处理紧急工作的应对能力。要善于在不同的沟通背景下，对于不同岗位、不同部门、不同年龄、性格、身份、职业和与公司不同关系的人员，能运用恰当的语言，秉持正确、合理的态度，具备着良好的心态，有礼(理)、有节地去进行沟通、协调。所以该岗位工作不仅仅是与人打交道，还要能进行非常好的沟通或接待，以使对方配合工作或提供某种服务，或使双方顺利达成有关事项的一致意见，有效地化解矛盾，或有效地树立起企业在接触方心目中的形象，这对本岗位工作人员在处理人际关系方面的职业素质和技能提出了很高的要求。

(3)职业品质素质的特殊性。首先，由于秘书要常在领导身边工作，随同领导接待重要客人，参与组织、策划并参加主要会议和重要商务谈判，掌握着企业部分机密信息及需要保密的信息、资料、文件等，所以在保密、负责、细心方面需要有很高的素质，要能坚持做到自觉保密，不徇私情，不为任何引诱因素所动摇，诚信守责，自觉维护企业利益和领导者、员工利益等。其次，由于该岗位在许多情况下是代表企业与各部门及个人和外部部门及个人沟通的，因此在沟通过程中，会遇到各种困难，这对秘书的心理素质提出更高的要求，需要秘书人员有良好的自控能力、有宽广的胸怀、有稳定的心理素质。第三，要有灵活应变的能力。由于本岗位工作内容，经常碰到许多棘手、难以回答、难以处理以及突发性的问题，这就要求秘书具有良好的应对心态，较丰富的应对经验，特别是要具备极其灵活的应变能力与技巧，而这类能力与技巧除需积累经验外，更重要的是要有相关知识作为基础。

(4)岗位技能的复合性。文秘人员除了会沟通、协调、管理外，还要会熟练运用现代办公设备，会速记，懂礼仪(包括接待、用餐、娱乐等方面的礼仪规范)，甚至需要多才多艺，这就是要求文秘人员对秘书岗位群所对应的技能都要具备。

4.5.2.2　秘书工作对职业能力的要求

秘书工作所需的职业能力可分为核心能力与一般能力。文秘专业的岗位核心能力是以系列状态表现出来的，具体表现为:(1)写作及文书处理能力;(2)企业办公系列日常事务组织办理能力;(3)沟通、协调与口头表达能力;(4)办公自动化设备的操作能力;(5)信息、档案管理能力。从目前现实情况看，学生具有了这几大核心岗位能力，就能很好地胜任企业该岗位工作要求。除以上能力外，还应具有其他很多方面的能力，如商务谈判能力、速记能力，当好高层管理者助手、参谋所要具备的企业管理能力等，这些作为辅助位置的特色能力在课程体系构建中适当地加以补充，为培养综合型的秘书人才奠定基础。