常用商务文书写作

第五节　常用商务文书写作

一、招标书

(一)招标的含义

标，是用比价方式对兴建工程、买卖大宗商品、合作经营某项业务等标出的价格。招标，是国内外经济活动中，由招标单位或个人公布招标内容、范围、具体要求等，让公众投标，达到以最少投资获得最佳经济效益所使用的一种经济手段。

(二)招标的程序

1.成立招标、评标组织，公布招标公告

2.审查投标者资格

3.通知投标者购买招标文件，密封报送投标书

4.进行招标、评标，确定预中标者

5.调查核实，确定中标者，签订合同

(三)招标文件及其写法

1.招标文件

(1)招标公告，又称“招标广告”、“招标通告”、“招标启事”，主要是介绍招标者的基本情况、招标目的、招标项目和联系方法。

(2)招标章程，简要介绍招标的法律依据、方法、步骤，说明招标、投标双方应遵循的事项等。

(3)投标者须知，较详细地介绍投标者必须做到的一些具体事项。

(4)技术质量要求，详细地提出招标项目的技术质量要求。

2.招标文件的内容和格式

招标书是由招标者对外公布标准和条件，提出价格，招人承包或承购的经济活动中的一种书面材料。它一般由标题、正文和结尾三个部分组成。

(1)标题。标题有四种写法：一是“招标单位名称+标的物+文种”，这是比较完整、规范的标题形式，例如：《××公司建筑安装工程招标书》;二是“招标单位名称+文种”，例如：《中华人民共和国××投资企业公司招标公告》;三是“标的物+文种”，例如：《建筑安装工程招标书》;四是只写文种，如《招标书》、《招标通告》，但这种写法一般用于本单位内部，对外是不规范的。

(2)正文。招标书的正文一般应依次写明以下内容：

①前言。这是招标书的开头，要概括写明招标单位的基本情况、招标目的依据、招标项目名称、招标范围等。

②招标项目。这是招标书的重点和核心，要具体、准确地写明招标内容、要求和有关事项，包括招标项目名称、数量、质量、规格等条件和要求、中标者的责、权、利等内容。

③招标方法。要写明招标程序、投标截止时间、发送招标文件的方式、地点和日期、开标方式、地点和日期等。

(3)结尾。要写明招标单位名称、地点、联系人、电话号码、电报挂号、电传信号、邮政编码、发文日期等。

二、投标书

(一)投标的含义

招标和投标是一个紧密联系的过程，有招标就有投标。投标，是投标者根据招标公告的项目、内容、要求，提出自己的一定标准，表示应标的一种经济手段。

(二)投标的程序和文件

1.投标的程序

(1)购买招标文件认真研究;

(2)填写招标文件，报送招标单位或个人;

(3)签定经济合同，严格履行合同。

2.投标文件及其写法

投标文件就是投标书。所谓“投标书”，就是投标者按照招标文件提出的标准和条件，向招标者填报的书面材料。投标书与招标书的内容和格式大致相对应，一般由标题、台头、正文和结尾四部分组成。

(1)标题。标题多样，比较规范的标题一般为“投标项目+文种”，例如《承包芜蓉大厦建筑工程投标书》。

(2)台头，即顶格写明招标者的名称。

(3)正文。正文包括以下几个部分：

①前言。概括写明投标目的、依据、项目等。

②主体。根据招标文件的要求，如实填写有关内容或分条列项描写投标项目的具体内容和指标、具体保证措施以及其他要说明的应标条件和事宜。

(4)结尾。写明投标单位名称或个人姓名、地址、电话或电报号码、邮政编码、日期等。

(三)招标和投标文件的写作要求

招标和投标都是一种竞争手段，为在竞争中求得各自的最佳经济效益，必须认真编写好有关文件，注意以下几点：

(1)合法：招标、投标的内容要符合国家的方针、政策和有关法令、规定。

(2)周全：凡与招标和投标有关的目的、依据、项目、条件、要求等等，都要全面考虑，周密表述，不可草率从事，漏洞百出，造成损失或日后争议。

(3)明确：有关招标、投标的目的、依据、项目、指标、条件、要求、措施等都要清楚明了。术语、数据等必须准确无误，遣词造句不可使人产生歧义和误解。

三、经济合同

(一)经济合同的含义

所谓“法人”，是指有一定的组织机构，独立的财产，能够以自己的名义进行经济活动，享受经济权利和承担经济义务，依照法定程序成立的国家机关、企事业单位、社会团体、农村乡组等主体。

(二)经济合同的分类

经济合同种类繁多，按不同的标准可分为不同的类别。如按期限分，有长期、中期、短期合同;如按书写形式分，有条款式、表格式、条款表格结合式合同。

依据《中华人民共和国经济合同法》，按合同签约双方的权利和义务关系不同，可分为购销合同、建筑工程承包合同、加工承揽合同、货物运输合同、供用电合同、仓储保管合同、财产租赁合同、借款合同、财产保险合同、科技协作合同等。

(三)经济合同的基本内容

不同的经济合同，有其不同的具体内容，这里讲的“基本内容”是指当事人双方或多方为达到一定经济目的，经过协商一致同意签订的协议条款。根据这些条款可以确定当事人之间的权利和义务关系。根据《中华人民共和国经济合同法》第十二条规定，经济合同应具备以下基本条款：

(1)标的。标的，是指当事人双方权利和义务所共同指向的对象，如货物、劳务、货币、工程项目等等。

(2)数量和质量。数量，是指“标的”的数值指标，如产品的数量、完成的工作量、借贷的金额等。质量，是指“标的”的内在素质和外在综合性指标。不仅指标的物的优劣，而且还包括产品的品种、规格、型号、工程项目标准等，有的还要提出卫生和安全要求。检验的标准要明确，如国际、国内统一标准。部颁标准、地方标准、双方商定的标准，有的还要指出检验方法。

(3)价款或酬金。价款，是指取得对方产品而支付的代价。酬金，是指获得对方的劳务或智力成果所支付的代价。

(4)履行合同期限、地点和方式。期限，是指缔约者履行义务和享受权利的限定日期，包括交货或完成劳务等日期、付款期限。地点，是指当事人的所在地及交接货物或提供劳务的地点。方式，是指当事人履行义务的形式和方法，包括货物交付、运输、工程验收、价款结算等方法。

(5)违约责任。违约责任，是指签约一方或双方因过错而不能履行或不能完全履行合同时，必须承担什么责任，受到什么制裁。

上述经济合同的“基本内容”，是各类经济合同通用的条款。除了这些条款外，还有根据有关法律规定或经济合同性质而必备的其他条款，包括某类合同的特有条款(专用条款)和其他内容条款，如撤销或变更合同的条件、运输条件、验收方法、结算方法、合同份数、送报单位、签证、公证部门、担保单位、合同编号以及生效日期等，都应作为合同内容，根据需要加以具体说明。

(四)经济合同的一般格式

经济合同的格式有条文式、表格式、条文表格结合式。不管采用哪种格式，一般都应包括标题、约首、正文、落款四个部分。

(1)标题：即合同的名称。合同的标题多样，由“合同的性质十文种”组成。

(2)约首：即签订合同的当事人的名称、单位名称或个人姓名以及签约的依据和目的。当事人的名称应在标题左下方空两格写起，当事人要写全称。为正文叙说简便，在名称前面或后边注明代称，如“甲方”、“乙方”或“供方”、“需方”等。一般有以下两种形式：

一是上下并列式，例如：

立合同单位：××××(甲方)　　　　甲方：××××或

××××(乙方)　　　乙方：××××

二是前后平列式，例如：

立合同单位：××××(甲方)××××(乙方)

或供方：××××　　需方：××××

签约依据、目的，在条文式和条文表格结合式合同中应在当事人名称下另起一行空两格简要写出;表格式合同可写可不写，商谈时讲明即可。

(3)正文：是经济合同的核心部分，它包括前面介绍的经济合同的“基本内容”条款和其他条款。

(4)落款：是各种具名和签约日期，包括当事人双方(或多方)单位(个人)名称、代表姓名。如需上级机关、主管部门或司法机关批准、签证、公证的，要写明机关、部门全称或代表姓名。所有具名都要加盖印章。为联系方便，还应注明当事人的地址、电话、电报号码、邮政编码。具名右下方要写明签约的年、月、日。