礼仪文书写作知识

第七节　礼仪文书写作知识

礼仪文书是在社交场合，人际交往和礼仪活动中所使用的书简、致辞等的统称。它包括迎来送往的讲话与慰问等，如，欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、颂词、慰问信、慰问电等;庆典、吊唁活动的致辞，如祝词、贺词、贺电、唁电、悼词、讣告等;邀请、聘用、推荐求职等用的书函，如聘书、邀请函，推荐信，求职书等。

一、求职信

(一)求职信的涵义

求职信也称自荐信，是求职人员向用人单位介绍自己、谋求工作的交际文书。它是在现代社会灵活的用人机制下，为适应就业竞争需要而出现的应用文体。写好求职信，使对方了解自己、信任自己，有益于推荐自我，获得求职成功。

(二)求职信的写作格式

求职信的格式由标题、称谓、问候语、正文、敬语、落款及附件等组成。

1.标题

标题可直接标明文种“求职信”或“自荐信”或“自荐书”，位置居中。

2.称谓

在标题下一行顶格书写用人单位名单，如果是写给用人单位的有关领导的，则应根据收信人的身份、地位给予恰当的称谓，在其姓名后加上职务或尊称。

3.问候语

问候语是对收信人礼貌的表示，求职信的收信人很单一，所以只强调礼节性，写上“您好!”、“近好!”即可。

4.正文

开头应交待写求职信的缘由、目的，要让用人单位知道你为什么来应聘，而不是病急乱投医、碰运气。例如开门见山写“看到××报×月×日刊登的招聘广告，本人很感兴趣，特此应聘”。

主体可分三层来写：

(1)概括介绍自身的基本条件。即写一份自传，介绍自己的基本信息。

(2)重点介绍。要写得既充分又具体。对刚毕业的学生来说，重点介绍在校期间各科中最突出的能代表自己水平的专业及成绩，尤其是与招聘单位对口或接近的专业成绩，介绍自己学习的深度及广度。若是已参加工作的，就介绍自己的工作经历、在本岗位上的突出贡献，如参加过什么项目，研制过什么产品，解决过什么难题。用人单位要通过求职者的这些经历考察其团队精神、组织协调能力等。重点介绍的另一内容即个人的特点、爱好、擅长。用人单位也可就此观察求职者的工作、生活态度。

(3)被聘后的打算。这一部分要用简明扼要的语言说明自己对本工作的喜爱的迫切心情，以及入选后的想法、打算或计划。应聘者所提出的目标要客观，有可行性，措施要具体可行，有操作性。

5.结尾

在正文即将结束时，简单概括一下全文的内容，用以表明期盼用人单位予以回复的愿望，加深收信人的印象。求职信常用的结束语有“如蒙赐复，不甚感谢”、“若认为本条件尚可，请惠予面度，本人将准时赴试”、“静盼佳音”等。

6.敬语

出于礼节，信的最后往往写一两句祝颂的话或敬语，常用的有“此致敬礼”、“致礼”等等。敬语的格式、位置分二行和一行式：正文后紧接着写“此致”，另起一行顶格写“敬礼”;正文后另起一行，空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”。

7.落款

在结尾语下一行偏右处写上姓名，姓名下面写年、月、日。

8.附件

一般来说，自荐信后常附有个人履历表、学历证书复印件、奖励证书复印件、各科成绩表、发表的文章或论文目录等，这是用人单位考察竞聘者的重要依据。此外，还要注明自荐人的通讯地址、邮编和电话号码等信息，以便于联系。

(三)求职信的写作要求

1.要实事求是

撰写求职信，对求职人的基本情况特别是对其专业特长和主要成绩等的叙写，必须从实际出发，实事求是，不允许凭空编造，无中生有。

2.要突出重点

所谓重点，一般是指能够充分反映求职人工作能力和工作水平的材料，能够适合用人单位所需要的材料。要着力叙写和展示自己适合此职位的才干和资格，突出自己的专长和特殊技能，切忌平均用墨，主次不分，盲目罗列优点，展现多方面才能。

3.要恰当适度

求职信是让用人单位了解自己的一种途径，在阐明自己竞聘的有利条件时，既不能曲意逢迎，故作谦虚，也不可自吹自擂，骄傲自大。这里有一个尺度的把握问题，求职者应下工夫，仔细揣摩取舍。在这里，真诚的态度是最为重要的。此外，在语言上还要注意朴实自然，不要过于华丽。总之，要讲究语言艺术，建议多用动宾结构的句子，既要生动鲜明，又要谦诚可信，分寸把握得恰到好处。这样，不仅能增强自荐的真实感和可信感，而且还在求职人与用人单位之间架起了一座有效沟通的桥梁，从而顺利地实现自荐的目的。

4.要文字简洁，书写清楚、美观

人力资源主管和公司老板无暇阅读冗长的求职信。要想给他们留下印象，就必须言简意赅，没有废话。所以，求职信和简历要尽量简短，建议求职信只要一页纸就足够了。此外，手写求职信不失为展现自己能写一手工整、规范、漂亮的钢笔字的机会。

二、欢迎词

(一)欢迎词的含义

欢迎词是在宾客初到、设宴洗尘或在隆重典礼、喜庆仪式、公众集会上，欢迎宾客光临时，由主人出面，对宾客表示热忱欢迎时使用的讲话稿，有时欢迎词和祝酒词可以互用。

(二)欢迎词的写作要求

(1)欢迎词对宾客的称呼要用尊称，在姓名前面可以加上头衔或亲切的词语，不可用简称或代称。

(2)用语上要表现出礼貌待客，诚恳热情尊重对方的风俗习惯，不讲对方忌讳的话。

(3)内容上要注意有礼有节，巧妙、恰当地表达自已的原则立场。

(4)结语部分要求比祝酒词简练一些，只写上表示欢迎、祝愿的话即可。

(5)篇幅要简短，语言要精确、友好、热情。

三、答谢词

(一)答谢词的含义

答谢词是在国际、国内比较隆重地欢迎、欢送客人的活动中使用的讲话稿，客人对主人的盛情接待表示衷心的感谢，用答谢词。

(二)答谢词的写作

1.写作要求

(1)写作答谢词要特别注意礼貌、热情、诚恳、真挚，要表达出内心的真情实感。

(2)答谢词措词要委婉，致词中既要表示亲切友好，又不能丧失原则立场，这就要求用语严谨，准确，慎重，要将自己的原则、立场通过巧妙婉转的方式表达出来。

(3)答谢词要篇幅短小精悍，语言简练明快活泼，语气热情友好，要表现出谦虚和礼貌。

2.写作方法

答谢词一般包括标题、称谓、正文三部分。

(1)标题

答谢词的标题有两种写法，一种是只写“答谢词”即可，另一种是在“答谢词”之前加上修饰、限定性的词语，这种修饰、限定性的词语一般由致词人的姓名、职务和会议名称组成。

(2)称谓

答谢词的称呼要用尊称，一般是在姓名前加上表示亲切的修饰语，如“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等，在姓名后加上职务、职称等，称呼对方姓名要用全称。

(3)正文

答谢词正文分开头、主体、结尾三部分。开头部分，写感谢之类的话。主体部分，写双方之间的交往与友谊，双方合作取得的成就，写来访的意义与收获。结尾部分再一次表示衷心地感谢，并要写出表示祝愿与希望的话。

四、贺电

(一)贺电的含义

贺电是公共关系中的一种应用文，它用于对节日、寿辰、成绩、胜利等喜庆的事情表示祝贺、称颂的一种电文。它常以领导机关或领导人、知名人士的名义发给有关国内外的组织机构、社会团体或个人，多用于国际国内的重要会议召开，某一组织的成立，重大工程的竣工，某一重要研究项目的成功等等。贺电可直接发给对方，也可以登报、广播。

(二)贺电的写作

1.写作要求

(1)语言精练，篇幅短小。

(2)态度鲜明，感情真挚。

(3)拟稿迅速，拍发及时。

2.写作方法

贺电写作包括开头、正文、署名三个环节。

开头顶格书写收电单位名称或个人姓名和称呼。正文简要说明祝贺什么事项，包括重大成就及其重大意义，对将来的希望与要求以及表示祝贺的心愿。署名在正文右下方，写明发电单位或个人姓名，并写明发电的年、月、日、时。

五、倡议书

(一)倡议书的含义和特性

倡议书是首先公开提出某种建议，希望别人能够响应，以共同完成某种任务或开展某种公益活动的信件。倡议书有个人发起与集体发起的两种，要合乎身份地写明在什么情况下、为了什么目的、发出什么倡议、希望别人怎么做、自己打算怎么做，等等。倡议的内容应是于国于民有利而又是可以做到的好事。因此，所提条件应当具有先进性与可行性，虽然很好但一时做不到的，就不要提出来，以免成为一纸空文。

(二)倡议书的写法

(1)标题。可以只写“倡议书”。

(2)正文。要写清楚发倡议的根据、原因和目的。因为发出了倡议是要大家响应的，只有交代清楚倡议活动的目的、意义，大家才能理解，才能完成自己的自觉行动。如果对倡议的目的、意图不交代，或者交代不清，别人莫名其妙，就很难响应。对倡议开展的活动和所要做的事情也要交代清楚，只有交代清楚倡议的基本内容，响应者的行动才有所依据，否则将造成盲目的行动。

正文的重点是倡议的具体内容和要求被倡议者应做到的具体事项。这是总的要求的具体化。这部分内容一般是分条分列，从几个方面提出各自的具体要求，这样写清晰、明确。

(3)结尾。要表示倡议者的决心和希望。有的还可以写上建议和信念。

(4)署名和日期。写出发倡议者的名称或姓名，发出倡议的年、月、日。

(5)一般不写表示敬意和表示祝颂的礼节性结束语。