档案管理的业务知识

第八节　档案管理的业务知识

一、档案的含义和分类

1.档案的含义

档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。

2.档案的分类

按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案。

按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案。

按信息表达方式分：文字档案、音像档案。

按记录方式分：普通档案、电子档案。

按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案。

按时期分：建国前档案、建国后档案。

目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、实物档案、电子档案。

二、档案的收集工作

图3－2　档案收集工作示意图

档案的收集工作，就是档案部门按照国家有关规定，通过接收、征集等方式把档案集中起来的一项业务工作。

1.归档文件的具体内容

(1)本单位形成的文件材料：

①会议文件材料。指党委、行政领导办公会、工作会、专业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料。

②正式文件(红头文件)。指本单位制发的正式文件，包括签发稿、印制稿、重要文件的修改稿、上级批复和下级的请示等。

③较重要的单位日常文书。主要包括：工作计划、总结、方案、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、财物交接凭证、权属凭证、合同、协议书;重要的领导批示、信件、电话记录等。

④本单位形成的专业文件材料。如本单位纪检部门形成的案件材料，清产核资材料、验资报告、工商行政机关的商标、企业登记等文件材料。

(2)本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报企业的文件材料。

(3)本企业投资的全资、控股、参股企业应向企业提交的文件材料。

(4)上级单位下发的需作为档案保存的文件资料。

(5)同级单位或非隶属单位的需作为档案保存的来文。

(6)下级单位报送的重要的文件材料。

2.档案收集中容易疏漏的文件材料

(1)外出开会带回来的文件材料要及时索取，先登记再使用，以免遗失。

(2)领导自办文件，如领导亲启件，来往的重要函件、讲话稿，向上汇报提纲，外出检查工作形成的材料等。

(3)党委会、经理办公会、民主生活会等会议形成的会议记录，应向相关人员收集存档。

(4)本机关或本系统形成的各种统计年报(如会计、统计、业务、人事、生产月报、年报等报表)。

(5)企业重大改革、机构变动、重大决策的过程资料;股权变动资料及历次董事会的完整资料;企业历次章程及工商信息变更资料。

(6)经营部门形成的各种合同、协议、广告和市场信息材料。

(7)各部门形成的规章制度、工作计划、总结调研材料。

(8)人事调动、工资调整及党团员、工会会员、职工名册等。

(9)与本单位档案室有关的撤销与合并单位及私人的档案材料;接收产权转让单位移交的材料;本单位参股、控股项目所形成的文件材料。

(10)征集新闻媒体报道、反映本单位活动的有关资料。本单位外事活动和重要的接待活动中形成的文件资料

3.不应归档的文件

a.重份文件;

b.一般事务性的无查考、保存价值的文件;

c.未成文的草稿及一般性的文件的历次修改稿，但重要文件的历次稿均应归档;

d.未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件;

e.本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件;

f.本机关领导兼任其他机关职务形成的文件;

g.一般往来信函。

三、档案的整理

(一)档案整理的原则和要求

1.按照档案形成规律和特点，保持档案文件材料之间的历史联系

a.保持文件在来源方面的联系;b.保持文件材料内容上的联系;c.保持文件在时间上的联系;d.文件材料形式上的联系。

2.充分利用原基础

3.便于保管和利用

(二)档案整理流程图

图3－3　档案整理流程图

(三)档案的装订及录入

1.文件的装订

(1)拆除金属物。许多文件材料上有订书钉、回形针、大头针等金属物，经过一定时间容易生锈而腐蚀文件。在案卷装订之前，要将金属物全部拆除干净。拆除时注意不要损坏文件。

(2)修补裱糊。对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。对那些无装订位置、装订线上有字迹不便装订的文件材料，应用无字的白纸条接订订口。对卷内常出现的签条、便条等，可粘贴在16开的白纸上。破损的文件材料应进行一定的修裱工作。

(3)取齐装订。装订要整齐、牢固、不影响阅读。装订时，全卷文件要折叠取齐，而后用不锈钢钢钉或腊线装订，用线装代钉时，采用三眼一线的方法装订。结头打在文件的底部卷皮之内。要扎得结实，不压住字迹，不倒页掉页、不损坏文件。

归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后。

2.页号的编制

文书档案的页号应编在文件正面的右上角位置，反面的左上角位置编页号。凡是印有文件内容的页都要编一个页号，空白页不编号。一张衬垫纸上贴有多张小型纸质材料的，这张衬纸上的每张小型纸质材料均应编页号。

卷内文件页号编完后发现有重号和漏号，页数较少的应重新编页号，页数多时，有重号，如第18页重号，则将18号分为18甲、18乙，在备考表内注明第18页有甲乙两页。发现漏页，如第10页后编成了12页，可将第10页改成10～11，并在备考表内注明10～11合并成一页。

右侧装订的文件，应在正面的左上角，反面的右上角编页号;上侧装订的，编在文件下侧的中间位置。

3.文件的录入

档案的录入：对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。录入的项目主要有：题名、文号、作者、主题词、形成时间、密级、页数、备注、附件项、保管期限、分类号、档号等。

题名项的录入：题名分为正题名、并列题名、副题名及说明题名文字。

(1)正题名的著录：正题名照原文著录，题名中的各种符号亦不应遗漏。

单份文件无题名的依据其内容拟写题名，并加“［］”号。

单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“［］”号。

(2)并列题名：并列题名是以第二种语言文字(如外文)书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，并列题名前加”=”号。

(3)副题名与说明题名文字：副题名是解释或从属于正题名的另一题名。必要时副题名照原文著录，其前加“：”号。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字，必要时对照原文著录，其前加“：”号。

责任者的录入：文件的责任者，即对文件的内容进行创造并负责任的团体或个人。填写应注意以下几个问题：

(1)应填写正式署名者和主要责任者，即以谁的名义行文谁就是责任者。有关单位行文印发的领导讲话，填写行文印发的单位，未正式行文印发的领导讲话，填写“讲话者”本人。

(2)单位责任者应填写单位全称，若全称太长则应填写不会误解的通用简称。

(3)责任者较多时，可只填写主要责任者，其余用“等”字代替。

(4)文件署责任者或责任者有误时，应考证后填写，并加［］，证据不足时，在其后加“?”，如［清江公司?］。

文件日期、备注及附件的录入：文件日期即文件的形成日期，也就是落款日期。文件没有日期的要考证清楚后填入此项。一般公文填发文时间;会议决定或法规文件;填通过或批准、公布日期;合同、协议等填签署时间;报表、计划、规划等可填编制时间。

备注，留待对卷内文件变化时作说明之用，有变化情况就如实填写，无变化情况空着不填。文件后附有附件的，应填写清楚所有附件的题名。

(三)档案文件的编号与排列

归档文件的编号是指将归档文件在全宗(是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体)中的位置标识符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定。

文件的排列按保管期限—年度—问题—发文时间的顺序排列。每份文件按照排列顺序依次编件号，文件的件号应在同一年度内从“1”开始逐件编流水号，长期的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件号，一般一个年度为一个流水号。例：深圳发展公司2005年第10件档案，其档号为05－C2005－10。

(四)档章式样(长：55mm宽：25mm)

表3－1　档章式样

(五)打印盒内目录

盒内目录式样：

表3－2　盒内目录式样

(六)打印备考表

备考表置于盒内文件之后，填写盒内文件缺损、修改补充、移出、销毁等情况。

表3－3　备考表样式

(七)盒脊式样

图3－4　盒脊式样

四、档案的鉴定工作

档案鉴定，即对档案价值的鉴别、判定工作。它是按照有关档案鉴定规定、标准和要求，鉴定档案材料的使用价值，确定其保管期限与存毁的工作。鉴定的结果，则是决定档案是否保存以及如何保存。

1.如何鉴定档案的价值?

(1)从内容上分析　　　　　(5)从典型性上分析

(2)从技术上分析　　　　　(6)从作者因素上分析

(3)从功能上分析　　　　　(7)从文件名称上分析

(4)从时间上分析　　　　　(8)从外形上分析

上述八个方面的因素是相辅相成的，在鉴定中要综合看待，辩证分析，力求全面、准确、恰当。

2.档案的保管期限及保管期限表

档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

反映单位主要职能活动和基本面貌的，对单位的发展建设和历史研究有长远利用价值的文件，列为永久保管;反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件，列为长期保管;较短时间内对本机关有参考利用价值的文件，列为短期保管。

档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是进行档案保存价值的鉴定工作，确定档案保管期限的依据和标准。

档案鉴定工作流程图见图3－5。

五、档案的保管工作

档案保管工作的基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序;二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然寿命”。

档案保管工作中的八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。

档案保管工作示意图见图3－6。

六、档案的利用工作

档案的利用工作，就是档案工作者将本室及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足用户需要的一项业务工作。

图3－5　档案鉴定工作流程图

(一)提供档案利用的方式

(1)提供利用档案原件。

(2)提供利用档案复制件。

(3)根据档案内容，通过制发档案证明、编写参考材料、文件汇编等多种形式提供利用。

(二)档案利用中应注意的问题

(1)外借档案要有严格制度，必须履行一定的批准手续。

(2)外借档案的时间不宜过长，以免遗失、泄密。

图3－6　档案保管工作示意图

(3)外借档案的数量应予以控制，一次借出馆、室外的档案数量不宜过多。

(4)应履行严格的签收手续，借出时应认真清点，归还时要进行认真细致的检查，并在借阅登记簿上注销。

(5)借阅者要对档案的保密和安全负责，不得污损、抽换、涂改、撕拆档案。归还时，如发现有损坏档案的问题，应立即向有关领导汇报，以便妥善处理。

(6)做好档案利用的登记工作，登记清楚利用目的，利用件次，利用者。

【精读深思】

1.应用文的语言特点是什么?

2.什么是公文?批转、转发类通知的写作方法是什么?

3.简述“会议纪要”与“会议记录”的异同。

4.总结主体的写作方法有哪些?

5.经济合同的基本内容有哪些?

6.列举消息导语的写作方法，并举例。

7.请思考求职信写作的基本要求。

8.档案收集中容易疏漏的文件材料有哪些?

【阅读指引】

1.《办公室常用应用文写作与范例全书》，杨安华主编，中国华侨出版社，2009年1月。

2.《应用文写作案例与训练》，张江艳著，北京师范大学出版社，2008年1月。

3.《现代应用写作实训》，徐秋儿著，浙江大学出版社，2005年12月。

4.《公司实用文体写作工具箱》，李笑编著，化学工业出版社，2009年9月。

5.《实用应用文写作训练100题》，申明清，刘桂华编，上海科学技术文献出版社，2009年8月。

企业行政办公室文秘科主要工作流程图

1.综合性文字(多媒体)材料

2.公司重要文件、公文

3.重要情况通报

4.文书工作

(1)机要件收文处理

(2)上级文件收文处理流程

(3)公司文件核稿、发文处理流程

(4)办公室收文处理

(5)年度资料汇编

(6)公司用印管理