会议名称与议题

第二节　会议名称与议题

一、确定会议名称

1.会议名称

会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题，会议名称要能够概括表现会议的内容、性质、参加对象、单位以及时间、界次、规模等信息。

2.确定会议名称的方法

(1)由单位和会议内容两个要素构成。如“××公司第二次职工代表大会”，其中“华荣公司”即组织名称，也可称单位;“第二次职工代表大会”即会议内容。

(2)由单位、时间和会议内容构成。如“××公司2010年度总结表彰大会”。在这个会议名称中，体现了单位(××公司)，时间(2010年度)以及会议内容(总结表彰大会)三个方面的信息。

(3)由时间、会议内容和会议类型构成。如“××公司2011年产品销售定价听证会”。

3.确定会议名称的注意事项

(1)会议名称要用确切、规范的文字表达。

(2)会议名称应与会议的内容相符，使人一目了然地了解会议所涉及的学科领域。有些会议为了能够吸引更多交叉学科和相关学科的人员参加，会议名称涵盖的学科范围可以适当放宽一些。

(3)不允许冠以“中国”或“中华”等称谓的会议名称。

二、拟订会议议题

1.什么是会议议题

会议议题是开会的前提，是会议所要讨论，报告的主要内容。会议开始之前要明确会议的议题，并且要将议题及时地通知到参加会议的人员，使与会者获得知情权;便于参加会议和筹备会议的人员做好相应的准备工作。

2.会议议题的来源

会议的议题主要有三个来源：一是来自上级机关和领导者根据需要进行制定;二是来自下级部门提交的，需要以会议的形式研究和决定的问题;三是来自秘书向有关部门搜集的本公司的管理活动中需要研究和决定的事项。

3.会议议题确定的基本原则

科学合理地确定议题，是保证会议质量的重要因素之一。确定会议议题时应该遵循必需、清晰、有限和相近的基本原则：

(1)必需原则。是指公司所拟订的议题有无在会议上讨论研究的必要。确定会议议题是否必要，首先注意的是议题的价值，议题价值就是指该议题在公司实际工作中所处的地位和作用。一般而言，凡属影响到全局工作的的议题，都是有价值的议题，都可以列入公司会议的讨论。而那些只对局部工作产生影响或本应由基层部门乃至个人分工负责解决的议题，对会议来说都应属于无价值或价值不大的议题，不应列入会议讨论。

其次是是解决议题的可行性，即指议题中所涉及的需要解决的问题，背景情况如何，本公司是否具备解决的条件。如果把背景不清，条件不成熟的议题提交会议讨论，将会出现议而难决，决而难行的情况。所以在确定会议议题时，对已提交的议题要从调查研究的情况，解决问题的条件等诸方面进行审核，去掉那些情况还不明，条件还不具备的议题。

(2)清晰原则。清晰的议题主要是指要求会议讨论研究的议题的主旨一定要清晰，决不能含糊不清，使人摸不着头。明确的议题，是形成明确决议的前提条件之一，比如某单位行政办公会议拟讨论下属部门提交的“关于请求解决经费”的议题，这个议题显然是违反明确性原则的，因为申请经费用于干什么，从什么渠道解决，经费数额及下限是多少，这些问题不加以明确，会议便难以做出决议。“明确”是会议议题的灵魂，明确的议题对于提高会议效率，保证会议质量，是十分重要的。

(3)有限原则。是指一次会议议题的数量必须是有一定限度的。某些会议组织者在确定议题时常常列上许多项议题，这样会导致每个问题都议而不透，走过场，使会期冗长，参会者精力不集中，不能、不愿表决。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

因此必须根据会议时间的长短对议题数量进行严格控制。一般来说，一次会议的议题越少越好，要保证大事、要事、急事先议，并有充足的时间议透、议深、议出结果。

(4)相近原则。是指会议议题之间的内在联系，尽量将那些内容相近，相互联系密切的议题放在一次会议上讨论，不要在一次会议上同时安排几个风马牛不相及的议题，免得使与会者的大脑思维难于转变，影响深入讨论的效果。同时，这样做也有助于减少与会人员，有利于相关部门的共同协商和议题内容的保密。

如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8∶00～11∶30，下午3∶00～5∶30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

会议议题应该做到从实际出发以保证会议质量，提高会议效率为宗旨。