准备会议资料和用具

第八节　准备会议资料和用具

一、会议物品

1.会议证件

会议证件是会议组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。主要包括代表证、列席证、工作证、记者证等。

代表证发给参加并有表决权和选举权的代表;列席证发给旁听但无表决权的列席人员;工作证只能证明是会议工作人员，出入行走有一定限制;记者证只是发给新闻媒体方面的有关人员，工作区域有一定限制。

会议证件有以下四个作用：

(1)是与会者、嘉宾、工作人员的身份证明。

(2)有利于保证会议安全，控制会议出入人员。

(3)便于统计会议到会人数。

(4)有利于维持会议秩序。

2.会议指示标识

会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标志、贵宾室、饮水处、洗手间等标志。

(1)指示牌。大中型会议应制作标志牌或指示牌，方便与会者顺利找到相关区域或地点。

(2)区域图或路线图。在一些会议场馆里，为方便与会者入座，事先画出区域图，张贴于入口处。

(3)名签或台签。在主席台或各种办事地方摆放名签或台签，以标明人员的身份或办事机构的名称。

3.常用的会议设备和用品

必备的设备和用品是应在会议筹备过程中就应提前准备好的，以免使用时耽误会议的进程。

(1)常用的设备。包括空调、笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、通风、录音、摄像和安全设备等。

(2)常用的用品。包括一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。

另外，应有一些可能用到的用品和设备，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

4.物品准备注意事项

(1)根据会议经费的预算，量力而出。

(2)所备物品经济适用，严禁奢华，避免产生不必要的浪费。

(3)学会精打细算，必需的开支应优先考虑，如宣传材料、传真复印、磁带胶卷、纸笔等;观光用品、纪念品、奖品等附属支出，可适当压缩。

(4)会议物品的准备有时可结合公关宣传工作，如在发放的纸笔或资料袋上印制企业及会议名称。

(5)准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试，如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、板擦等一起准备;会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热等。

(6)使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修和保管。在现代会议中，常用的视听设备有：表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备(投影机、投影屏、投影仪、幻灯机)、摄像机、录像机、电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备、音频视频会议系统等。

专门负责视听设备的维护人员应注意：记好使用及维修记录;准备一些应急的配件，如保险丝、电工盒、空白磁带、彩色粉笔等;租赁的设备若较多，应向出租方要求配备专门的应急维修人员及电话号码;陈旧的设备宁可更换新的，也不要在会议期问耽误时间维修，更不能造成与会人员一同参与设备抢修;一切设备最好能在会议前预演一遍。

二、会议资料

会议资料可分为来宾资料、会务资料和沟通资料三类，秘书人员应提前做好充分的准备，按时分发或恰当使用。

1.来宾资料

来宾资料是来宾报到时分发的资料，整理后用资料袋装好，形成一份份的材料袋，无需来宾个人领取或索取。资料袋中内容应包括：会议文件资料(如重要人物讲话提纲等)、会议手册(会议日程表、会议须知等)、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡、餐券等。

2.会务资料

会务资料包括：接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会务乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录(每人一份)等。

3.沟通资料

沟通资料主要包括：会议宣传资料、会议参考文件、与会议有关的此前各种记录、各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料。