会场布局和会场布置

第九节　会场布局和会场布置

布置会议场所也是会议前期准备的重要工作。布置会场主要包括会场大布局、座次的排列、会场的装饰等。会场布置是否合理，对于会议的成功与否具有很重要的作用。

一、会场布局

会场的布局可以有多种形式，要根据会议的性质、规模、需要等来选择和安排。常见的会议布局形式有礼堂式、教室式、弦月式、方形中空式和马蹄形或“U”形等。

1.礼堂式

礼堂式也叫剧院式。面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。

这种布局的特点是，在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅;观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记(见图5－4)。

图5－4　礼堂式

2.教室式

在会议室内将桌椅按照教室课桌的样式进行端正摆放，便于会议发言人的表达及参会人员的记录(见图5－5)。

图5－5　教室式会场

3.圆桌型

房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子围绕着桌子摆放，以便所有观众都面向屋子的前方(见图5－6)。

图5－6　圆桌型会场

4.方形中空式

将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，通常桌子都会围上围裙，中间通常会放置较矮的绿色植物，投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求(见图5－7)。

图5－7　方形中空式会场

5.马蹄形或“U”形

将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰;不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次(见图5－8)。

图5－8　马蹄形或“U”形会场

二、会场布置

会场布置主要有以下几个方面的内容：

1.会场环境布置

会场环境布置的基本要求是庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等因素。会场的环境布置包括整个会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。

2.主席台的布置

主席台是会场中最醒目的地方，也是会场的核心，因此是会场布置的关键。一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签(见图5－9)。

(1)会标。红色横幅，一般用艺术字标出会议名称。

(2)会徽。体现或象征会议精神的图案性标志。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。

(3)讲台。重要的代表大会、报告会需在主席台设置专门的讲台。可设在中央，位置应低于主席台，以免报告人挡住领导人的视线;也可设在主席台的右侧;较大的会场也可在主席台两侧均设置讲台。

三、座次的安排及注意事项

1.主席台的座次安排

(1)国内会议主席台的座次安排。按照职务的高低和选举的结果安排座次，职务最高者居中，按先左后右(以主席台的朝向为准)、前高后低的顺序依次排列。

主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。

主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置(见图5－9)。

图5－9　主席台座次安排的两种情形

(2)国际性会议主席台的座次安排。主办方身份最高者居中，其他来宾按照国际礼宾次序先右后左(以主席台的朝向为准)向两边排列，这一点与国内会议排法正好相反。

(3)主持人座次安排。主持人既可在前排边座入座，也可按照职位高低顺序就坐。

主席台座次排好后，要把主席团座次图表贴休息室门口，并在主席台上摆放座位台签，以便领导对号入座。

2.与会代表的座次安排

为了保证与会代表顺利地对号入座，保证会议和活动井然有序地进行，中大型会议必须会前安排与会代表的座次。排列座次的方法主要有三种，可以根据需要选择合适的方法。

(1)竖排法。把每个代表团、单位、小组的座席从前向后排成纵向一列，再按团顺序从左到右横向排列座次。排列依据按照参加会议的代表团名称笔画、汉语拼音字母顺序，或约定俗成的排列顺序。

国际性会议往往按照与会国家英文名称的第一个字母顺序。这种排法要注意先排出正式代表，后排出列席代表(见图5－10)。

图5－10　竖排法座次示意图

(2)横排法。按照既定的次序把参会的各个代表团、单位、小组的座席排成横向的一行，再按团顺序从前到后依次纵向排列，选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职位高者排在前，列席成员、职位低者排在后(见图5－11)。

图5－11　横排法座次示意图

(3)左右排法。这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右(以主席台的反向为准)，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。

选择这种方法时应注意人数。如果代表团、小组、单位数量为单数，排在第一位的成员应居中;如果代表团、小组、单位数量为双数，那么排在第一、二位的两位成员应居中，以保持两边人数的均衡(见图5－12)。

图5－12　左右排法座次示意图

无论采用何种排法，座次安排好后，秘书一定要事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。

对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

四、会前的检查

为保证会议的顺利进行，会前要对会场布置进行检查，俗称“踩点”。检查的注意内容包括：会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端正醒目，主席台是否按照议定次序摆放，领导人台签是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。大型会议还应该检查场地划分是否合适，以及进场、退场路线的安排。