信息高速公路对涉外秘书工作的作用

一、信息高速公路对涉外秘书工作的作用

涉外秘书的整体功能是处理事务、综合服务，信息高速公路作为办公自动化的最新手段，能极大地提高涉外秘书各项业务的效率，使涉外秘书能充分发挥她们的整体功能。比如：

1．大大便利了获取信息

信息高速公路能迅速、便捷地传播大量的信息，将世界联在一起，使我们生存的地球成为一个小小的村落，不论处于世界什么地方的单位，都可以通过信息高速公路获得所需要的信息，把握机遇，赢得时间，赚取财富，战胜对手。它使涉外秘书用不着东奔西走，或翻阅厚厚的资料，只须通过互联网络，就能迅速、便捷地查到所需要的各种政策、行情、数据、新产品、新技术，且不受时间、空间的限制。这就使涉外秘书获得的信息量远比以前丰富，获得的手段简便，速度加快，能明显提高工作效率。过去许多涉外秘书每天上班要做的第一件事是剪报，即用15分钟的时间，阅读完公司订阅的一份或几份专业报纸，然后，将有价值的内容剪下，加以注评，放置于专用夹子中，送上司阅读，事后再取回，分类粘贴于剪报簿上。而现在运用信息高速公路，涉外秘书只需在电脑上阅读报纸，进行复制、粘贴、注评、打印，就能制作成一份整洁美观的“简报”，事后也不需再粘贴，既迅速又方便。

同时，涉外秘书也可以通过网络介绍本单位的情况、产品或服务，输出信息，寻求客户。

2．便利了沟通联系

涉外秘书处于一个组织上下左右内外联系的枢纽点上，联系沟通是其一个重要的职能。信息高速公路能提供电子邮件服务，即通过它来远距离传递信件资料，也就是我们所称的E-mail。电子邮件具有任何传递方法都无法相比的优点：第一，高速。它可以在几秒钟内将邮件发送到目的地，堪称世界上最快捷的邮局。第二，价廉。其成本要低于普通邮件。比如，美国哈佛大学巴得利图书馆的全部资料，只需42秒就能传送完毕，成本只需几元钱。第三，丰富。它可以传送多种多媒体信息，如文字、图片、录音、录像、计算机程序等。第四，灵便。它可以使涉外秘书足不出户、风雨无阻，24小时随时能够发送或收受邮件，还可以同时发送给多个对象，且可以在信件上直接修改。第五，安全。它用不着担心邮件会在传递过程中遗失。

因此，向上级单位的请示、汇报，向下级单位的指令、要求，和协作单位、海内外客户的洽谈，各种联系沟通，涉外秘书都可以运用信息高速公路来进行。

对于跨地区、跨国公司或行业协会来说，要召开会议，可以运用信息高速公路举行电子会议。电子会议是指三个以上的人，在两个以上的地方，通过电话、视频电话、电视、通讯卫星、信息高速公路等现代化传播设备召开的会议。它使处于不同地方的人们，不必千里迢迢、劳累奔波地聚集在一起，就能同时参加会议。

涉外秘书筹办电子会议，只要通过互联网发出会议通知，短时间内就能得到答复；确定议程后，只须将主持人的发言稿发送上网，利用可视电话，就可进行异地开会，同步讨论。它不需要接待迎送与会者、预定房间、会场、饭席，也不需要安排交通、购置会议用品，承担繁琐的会场服务，并不必对各种文件一式打印几十或几百份，因此，提高了工作效率，也大大节省了时间、人力和费用，减轻了涉外秘书筹办会务的工作量。

3．电子政务

电子政务，也称电子政府，即在互联网上设立虚拟的政府机关，来实现政府的职能。

在美国提出、世界各国积极响应的信息高速公路建设计划的五个应用领域中，实行电子政务被列为首位。联合国经济社会事务部也致力于推进发展中国家政府信息化，以通过信息技术的应用改进政府组织，重组公共管理，最终实现办公自动化和信息资源的共享。

一般说来，除了一些特殊情况以外，凡是在网下可以实现的政府职能，在网上的电子政府里基本都可以实现。电子政务的作用基本上可以分为两大部分：

在政府内部，各部门之间可在网上相互联系工作，交流信息，下级部门向上级领导汇报工作、请示指示，各级领导可以在网上了解下属各部门情况，向各部门发出指令，指导各部门的工作。也就是通过互联网，建立起政府内上下左右相互之间联系方便的桥梁。

在社会上，电子政府可以在网上向公众公布政府部门的名称、职能、办事章程，各项政策，各种允许公布的文件、资料、档案，供公众查阅、使用，就有关政策征求公众的意见，进行民意测验、社会调查；公众也可以通过网上向政府有关部门反映情况、意愿，办理有关手续，为公众和政府打交道提供便捷的通道。也就是通过互联网，建立起政府和公众相互之间联系方便的桥梁。

总而言之，电子政务运用信息和通信技术，打破了行政机关的组织界限，使政府机关之间，政府和社会各界之间通过各种电子化渠道相互沟通，来替代传统的层层书面交流的作业方式，达到迅速、高效的目的。它使政府内的办公自动化已不再局限于办公室内部简单的文字处理和局域网的应用，而是向政府事务的各领域全面发展，凡领导工作管理、日常办公、信息管理、会务管理、公文制作、收文传阅管理、督查管理等都可以在网上进行，实现了无纸化办公。

这对于涉外秘书，尤其是在政府涉外单位、部门供职的涉外秘书来说，已经产生了重大影响。

4．电子商务

电子商务指在互联网上进行的商品交易活动。

电子商务能够减少流通环节，缩短流通渠道，简化交易进程，从而降低交易成本，提高工作效率。所以，它受到世界各国商家的欢迎。

企业可以通过互联网，查阅有关商品的广告、介绍资料，与对方企业洽谈，谈妥后即可交割电子货币，完成交易。

计算机的普及，国际互联网的建立，电子货币的运用，国际电子安全交易协议的签订，使刚兴起几年的电子商务如今风靡全球，成为当今商贸领域最热闹、最具有潜力的商品交易行为，在发达国家，电子商务已经成为较为成熟的商业形态。

前些年，我国建立了被称为“永不落幕的交易会”的网上交易场，有上百家厂商和商品供用户查询、交易，而且是24小时都可以入市。我国的电子商务在经历了2000年的大幅扩张后，现在正在稳步发展，2001年，全球首家百万商人网站在我国杭州诞生，会员来自202个国家和地区。

对于涉外秘书来说，电子商务不但使她们在协助上司经营过程中节省了时间和精力，也大大方便了她们的因公购物。比如，由她们负责添置的日常办公用品，会议所需要的各种物品，等等，她们不再需要亲自去一家家商店询问商品，打听价格。而只需要在互联网上查找到合适的商品，按提示在对话窗口中输入商品的种类、数量、交货时间、地点等参数，然后，通过电子银行将钱款划入对方账号，按下确定键，就完成了订货。对方从网上收到订单后，就会按时送货上门。又如，涉外秘书在办理上司、同事商务旅行、外出开会等事宜时，可以通过网络预订机票、车船票、宾馆房间、会议场所等，十分方便。