涉外秘书工作的要求

二、涉外秘书工作的要求

从事涉外秘书工作，有如下基本要求：

1．掌握政策

党和政府的方针政策是为了实现一定时期的目标而制定的纲领，也是各级领导干部从事具体工作的依据。涉外秘书作为领导、上司的助手，必须掌握并遵循政策办事。这一点，无论对在我国涉外单位、部门，还是在“三资”企业、外国驻华机构的涉外秘书来说，都是一样的。党和政府的政策众多，并根据形势的需要不断在制定出来，或加以修改、完善、调整。涉外秘书除了要理解总方针、总政策之外，着重应当掌握与本单位、本部门有关的政策，并及时掌握其调整情况。这是从事涉外秘书工作的基础。

2．准确无误

即要求工作中保证质量，避免差错。具体可归纳为：

(1)办文要准确

涉外秘书在撰写文书时，从内容上来说，要用最准确的词语表达出最明确的意思，对其中的数字、时间、概念、地名、人名，既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句，也不能任意省略，以免误解，定稿时必须反复核对、核实，要知道，一字之差，失之千里；从形式上说，要准确选择文种，格式规范化。在制作、处理文件时，从打印到校对，从发文到收文，每个环节都要做到准确无误。

(2)办事要稳当

涉外秘书在日常工作中，办事要稳当。这表现于各方面，比如，对发出的邮件，要保证信封上地址、单位、姓名的准确，杜绝写错、投错。在用印、制定上司工作日程表、安排约见、筹办会议、参与谈判、进行翻译、办理出国手续等等事项中，都得做到准确、稳当，以防误事。

为了做到准确无误，涉外秘书需要培养起一丝不苟的严谨工作作风，对承办的所有事务，都得准确领会上司的意图，根据其要求，按照工作程序，有条不紊地进行，保质保量地按时完成。对不太明白的地方，要勤走、勤问、勤想、勤记，多调查研究，力求弄清事物本来面貌，以保证处理时的准确性。

(3)汇报要如实

涉外秘书向上司反映情况，要在调查、核实的基础上，说清楚事情的来龙去脉，讲出具体数字、细节。在汇报工作时，要既讲成绩，也要讲明缺点，实事求是。这才能使上司获得实情，保持信息灵通，协助他作出正确决策。

(4)建议要慎重

涉外秘书不论是提出预案，还是一般的意见，都应当经过慎重斟酌，考虑成熟，要有依据，有条理，有可行性后才说出。切忌随心所欲，想到什么就随便东提意见，西提建议。这不但反映出工作作风浮躁，也会干扰上司的工作。

3．迅速高效

迅速是指涉外秘书工作高度讲究时效性。

涉外企业奉行“时间就是金钱，效率就是生命”的信条。尤其是经商的公司更是如此。比如，产品交货、卸货的时间在合同中都有严格的限定，凡逾期就属违约，其损失自负，或者赔偿。商场如战场，时机延误不得。所以，涉外秘书工作必须迅速、及时、高效。

在平时的日常工作中，涉外秘书得具有办事迅速的意识、养成办事迅速的习惯。如每天早上的阅读专业报纸，一般都要求在15分钟内阅完、剪贴好；又如电话铃响，必须在三响之内接听，不然，对方会以为没人，转而与其他公司联系，公司就可能会失去一笔业务；而如果要打出电话，尤其是内容相同的电话(比如通知召开临时会议)，应当先列出受话人的电话号码，一个接一个地集中打出，以节省时间，达到迅速高效的目的；听取上司指示时，要迅速记录；凡上司要求一小时内办完的事，你应当按时或争取提前完成；要求当天办完的，就得“当天事当天毕”，加班加点也得办完；上司已作出的决定要及时下传，下情要迅速上达，不能耽搁。

在市场经济中，公司、企业的经济活动频繁，计算器网络、信息高速公路的建立，又使经济信息量激增。“三资”企业，尤其是从事商务的公司，经常会收到紧急商务信息、文件材料，必须紧急办理、马上传送。涉外秘书就得放下手头的常规事务，急事先办，或迅速传送出去，或遵命立即起草文件材料，送上司审定，再修改、打印、电传出去。这些急事急件都得争分夺秒，即刻办妥。

有时，上司有要件必须面交对方，也会委托涉外秘书坐车去专送。涉外秘书就得搁下其他事务，充当信使，速去速回。

迅速不单是指工作勤快，手脚利索，还包括得学会、掌握科学的工作方法，如简化程序，合理使用和节省时间，以提高工作效率等。

4．保守秘密

保密是秘书的天职，秘书一词就源于保密之意。涉外秘书掌管文件、函电、资料的收发、传递、起草、保管；信息的收集、处理；平时对上司的工作内容、日程和他们的言行了解得最清楚；对单位各方面情况知道得很多，其中不少属于单位或国家的秘密。

“三资”企业在市场经济的环境下，多少卷入了国际经济大循环，竞争更为激烈，各公司、企业对经济情报的收集、刺探和防范、反刺探的争斗相当激烈，涉外秘书的地位往往成为收集、刺探经济情报的突破口，有人会以各种方式从涉外秘书那里了解所需要的情况。

涉外秘书被视为单位内的消息灵通人士，接触面又很广，一些人总想从涉外秘书处探听消息，了解动向。

这一些，要求涉外秘书必须具有较强的保密意识，保守国家秘密，对于本单位的保密范围，要搞清楚，平时做到不该问的不问，不该说的不说，不该看的不看，不该记的不记。要小心处理和妥善管理有密级的材料。如有家在华的美国企业制定的保密规定就很详细：哪些文件复写或打印后应将复写纸、色带处理掉；哪些文件用后要用碎纸机粉碎；哪些文件、记录要放入加锁柜或保险柜中，等等，涉外秘书就应该严格依规定处理。此外，还要保管好印章等重要物品，平时守口如瓶，严守秘密。