美国秘书的任职资格

一、美国秘书的任职资格

1．《韦氏秘书手册》对秘书的知识要求

美国安娜·埃克丝雷和安娜·约翰逊主编的《韦氏秘书手册》，是颇具权威性的秘书工作指南，它对美国秘书任职资格的叙述全面而详细，除了提出学历、健康、年龄要求和应具备的品质外，其中对秘书的知识要求是：

(1)商业和公共政策

即商业法的有关要素、代理法及销售法、保险、转让票据、不动产及为政府规章立法的公共政策。

(2)经济学和管理

即实用经济学、管理原则、商业业务的组成要素，人事、财政、生产和市场的管理知识等。

(3)财政分析

即财政原理、管理会计学等知识。

2．《韦氏秘书手册》对秘书的技能要求

(1)掌握速记和速记符号的翻译

要求初任职的秘书每分钟能记录口述的速度为90—100字，并能将其准确翻译过来。

(2)打字

要求新秘书在准确的基础上每分钟打出40—60个单词。

(3)校对和编辑技术

要求秘书能准确无误地校对文书、报表、信函，掌握编辑技能。

(4)能作商业数学运算

这种运算在准备工资单和保险业务上是必不可少的。

(5)听辨能力

秘书应十分细致耐心地聆听上司的讲话，非常准确地领会上司的指示，并如实传达；接听电话时，秘书应听清对方姓名、用意，精确地记下内容；会议记录时，秘书应有目的地辨听，去除无关大局的细节，记下必需记录的事项。

(6)创造力

职业秘书要具有丰富的想象力，并将其发挥到工作中去，如设计吸引人的办公室布局，简化工作程序等。

(7)运用自动化办公设备

3．《全美秘书协会章程》中的任职资格

全美秘书协会是美国秘书工作者的团体，它的章程中对秘书任职资格提出了九项要求：

①像心理学家一样善于观察和理解他人；

②像政治家一样有灵敏的头脑；

③像外交家一样有潇洒的风度；

④有调查各种棘手问题的丰富经验；

⑤有良好的速记能力及文字功夫；

⑥熟悉各种商业往来中的法律关系；

⑦能熟练地使用各种办公自动化设备；

⑧具备相当的金融、税务方面的知识；

⑨能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

这九条要求简洁而凝炼，更具有代表性。