从现状来分析

三、从现状来分析

1．涉外秘书客观上已在承担公关工作

就我国目前的现状而言，大多数单位内尚未设立公共关系部，而随着社会主义市场经济的发展，组织面对开放型、网络型、竞争型的社会环境，已产生了大量公共关系工作。

这些单位中的秘书或秘书部门既承担着秘书工作，又承担着不少公共关系工作，她(他)们客观上已经在从事着公共关系工作，只是不少人尚未意识到而已。

在已经设立公共关系部的合资企业中，公共关系部常称为公关广告部、公关营销部，它的工作往往与广告、营销和对外业务紧密结合，侧重于广告宣传、介绍和推销组织的产品或服务，尚未承担起公共关系部门的全部职责，这是公共关系工作推行的初级阶段的特征。

即使在设有职责比较全面的公共关系部的外商独资企业中，依据“全员PR”、“人人都是公关大使”的原则，一方面，要求组织内的全体成员都具有公共关系意识，注意个体形象，人人主动进行公关工作，自觉地塑造、维护组织的良好形象；另一方面，要求组织内的各个部门都得承担一些公共关系工作，而公共关系部只是统率组织的全部公共关系工作而已。

秘书部门由于处于枢纽地位，组织内部信息的传递、沟通，上下左右之间关系的协调，这些公共关系工作仍然得由秘书部门参与或承担。因此，不少公共关系工作实际上仍然由秘书部门兼管着。

所以，现今的“三资”企业中，衡量一位秘书是否称职，并非看他(她)是否能熟练地打字、办文、操作办公室现代化设备，而是看他(她)能否协调好上下级和各部门之间的关系，即能承担公共关系工作。

至于在一些尚未建立公共关系部的合资企业中，往往在秘书部门中设置有公共关系秘书，她(他)们的主要职能是：把握组织的公关状态，监测组织所处的环境的变化，并正确分析、判断其发展趋势；从组织的全局统筹公关工作，拟定近期和中长期公关工作的计划，提出解决组织面临的关键性公关问题的方案，协调组织内各职能部门之间的关系。他们的工作目标明确，需要独当一面地从事公共关系工作，那就不但需要具有很强的公共关系意识，还需掌握较全面的公共关系技能。

2．涉外秘书公关工作的侧重点

有关部门曾对深圳特区中近百名“三资”企业中的秘书作过调查，发现涉外秘书在企业大部分公关活动中充当了主角，成为企业的“外交部长”。她(他)们在筹办内外公众的联欢、联谊活动、业务联络交际中当主角的比例都在50%以上，在组织庆典、接洽广告事宜、宴请赠礼等方面充当着配角，所占比例也在35%以上。

她们组织和参与公关活动的比例见下表：

这些涉外秘书对内要协调上下左右的关系，对外要处理好与方方面面公众的关系。调查数字显示，她们对外公关的侧重点是工商部门、政府主管部门等。试见下表：

综上所述，涉外秘书所从事的公关工作的侧重点是：筹办内外公众的联欢、联谊活动，业务联络交际，组织庆典，接洽广告事宜，宴请赠礼，等等；她(他)们对外公关对象的侧重点则是工商部门、政府主管部门等。