日本秘书工作要诀

四、日本秘书工作要诀

1．掌握正确的工作方法

日本秘书工作要诀之一，其具体要求包括：

①全面理解工作内容，弄清为何要做此事，目的何在？

②弄清此项工作如何干才能达到最佳效果。

③接到上司的工作指示后，须先将其内容的要领整理出来，以确定是否有误解之处。

④对所接受的指示有所不明白时，必须当面问清，直至消除疑问为止。

⑤工作中出现问题时，必须立即报告上司并等待指示。

⑥每天工作结束，应进行检查、反省，问一下有无浪费时间？有无更好的办法？

⑦工作中应全面周密地思考，灵活机动，避免千篇一律，更须避免被习惯经验束缚手脚、引起失误。

2．传达事务婉转巧妙

日本秘书工作要诀之一，其具体要求包括：

①向上司传达来客谈话内容及其他消息。

②听到单位员工的不满言论或谣传时，应如实全盘地向上司转达，并注意说话时的态度，切忌将自己的感情、判断掺杂其中。

③要耐心而负责地代替上司写信，转达上司的意见。

④传达事项不可迟于时限，以保证工作效率。

3．行动机敏

日本秘书工作要诀之一，其具体要求包括：

①合理安排工作程序。

②无法分出顺序时，易从难办事项入手。

③进行工作前，须将必要的东西准备妥当。

④平时留意上司的一言一行，了解其思维方式及个性，当上司不在而遇到突发事件或需当场决断的事项，秘书应随机应变，主动、迅速地作出处理。

4．给客人留下好印象

日本秘书工作要诀之一，其具体要求包括：

①根据不同的时间、地点、场合和个人特点，选择适当的服饰，使自己显得典雅质朴，过于追求时装化反会失去自己的个性。

②经常保持外表整洁，给客人以清爽、干净的印象。

③与客人接触时，态度要温和、热情，坐姿端正，举止自然、大方，严守规则，照章办事，使来客感到你是一位非常细心、谨慎的秘书。

④说话时语调要有稳重、温和感，谈话内容简明扼要、正确易懂，注意倾听对方说话，发觉对方话中有错失，也别中途打断，让其讲完。

⑤掌握对待上司、下级部门人员的不同语言，对上司、年长者或来客要使用适当的敬语、谦语，表现出自己良好的修养；对年轻者不必太拘谨，谈话可轻松些，显得自然、大方。