秘书的礼仪修养

任务3　秘书的礼仪修养

子任务1　人格、性格的自我修养

目的要求

（1）了解秘书的人格、性格的自我修养的内涵。

（2）了解秘书职业礼仪修养养成的重要性。

任务描述

天遂律师事务所负责人陈海亮主任碰上了一件十分难办的案子，当事人的要求有些无理，让他非常恼火。他的下属都知道，凡是碰到这种情况，他总爱拿下属出气。果然，在不敢对当事人发泄怒气时，他就责怪秘书叶紫把一份重要的文件弄丢了，为此对着秘书发了一通火，指责她没有能力。作为秘书面对这样的情况该如何处理呢？

工作过程

秘书叶紫首先在陈海亮怒气冲冲地走进她的办公室时表现得很冷静，接着对文件的丢失感到着急。在彻底查清了自己的文件后，她十分肯定地告诉陈主任，他早已取走了这份文件，因此文件应该在他那里。当时陈主任余怒未消，矢口否认。她以友善但坚决的口气告诉他，她感到他对她的指责是不公平的，并建议立即停止双方这种毫无结果的谈话，共同去陈海亮那里找文件，结果文件确实在陈主任的文件夹里找到。这时陈主任也已经冷静了下来，给叶紫道歉，希望原谅他的冲动行为。

工作成果

经过叶紫冷静理智的处理，一场风波终于以较为圆满的结果解决了。

相关知识

在我国，所谓秘书就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。作为一名优秀的秘书，要具备多方面的素质，包括知识、能力、人格、品格、个性、风度等。素质修养越高的秘书，在工作中越加得心应手、应对自如。在现代秘书的职责范围内，很重要的一个方面就是要善于与各种各样的人打交道，要有较强的社交能力。秘书日益成为现代社会急需的软性人才，当然对其自身礼仪修养的要求也会越来越高。通过上面这个案例我们可以看出，秘书个性修养对于秘书工作的重要影响。秘书的工作性质对于秘书个性具有特殊的要求，不具备或不重视个性培养是无法适应秘书工作要求的，当然也就谈不上成为一名合格的优秀秘书了。

秘书的礼仪修养包含外在美和内在美两个方面，这是历练礼仪修养的必备素质。外在美是在待人接物中通过举止、言谈、仪表、服饰等外在形式表现出来的，而决定这些行为的是内在心灵、风度气质、道德情操等内在修养。礼仪美不是先天具有的，是需要后天的训练和培养才能获得的。这就要求我们能够认识自我、了解自我、完善自我，努力提高自身的礼仪修养。要在礼仪修养方面更上一层楼，就必须在人格、气质、心理素质等诸多方面有全面的修为。

一、秘书在人格上、性格上的自我完善

（一）秘书必须具备健全的人格

人格一词在《现代汉语词典》中解释为：“人的性格、气质、能力等特征的总和；个人的道德品质；人作为权利、义务主体的资格。”从这个解释中可以看出，人格所包含的内容非常丰富，大到人生观价值观，小到一个人的个性习惯，无所不包，而且无论哪一点无疑都对人有着十分重要的影响。对于秘书职业来说，一个具有人格魅力的人更容易接纳包容各种性格脾气的领导，更能自如应对工作中的各色人等。

对健全人格的理解因人性观、价值取向、方法论及社会环境的不同而各异。例如有人认为健康健全人格的人应为自我实现的人，有人认为一个成熟的人才是有着健全人格的人，还有人则认为健全人格的人应该是一个能充分发挥机能的人等。无论哪一种观点，都对健全人格有着充分的认识。综合起来看，健全人格的主要内容包括以下几点。

1.客观的自我认识和积极的自我态度

首先，是有自我认识且这种认识是全面的、丰富的。奥地利著名精神分析学家弗洛伊德认为，人是由本我、自我、超我构成的。本我是无意识层面的，不受理性约束，没有礼仪、道德标准，它根据人的动物性满足本能的需要；自我是有意识的，很大程度上是与环境相互作用的产物；超我是理想的自我，来源于父母的道德引导、社会的公德约束，实际上是父母的道德价值观在自己内心的化身。自我是本我和超我的中间过渡。在工作中既要满足自我的需求，又要适应社会的要求。

其次，是不歪曲自己的特性，既不夸大也不缩小自己的长处和短处，同时对他人也能有正确的认识。充分认识自己的长短，有助于扬长避短，不断进步。同时能客观公正地看待他人的优势劣势，取长补短，相互学习。孔子说“三人行必有我师”就是对人有了充分的认识之后得出的正确结论。善于发现和学习他人长处的人才能真正懂得“他山之石，可以功玉”的道理。

最后，能够经常意识到自己在做什么，感受到什么，并知道行为、体验缘何而起，这是一种十分积极向上的人生态度。积极的自我态度与自我认识有联系但不单由后者决定，它的指向是一种“尽管认识到自己有长有短、有好有坏，但仍然从总体上认可自己，接纳自己，对自己抱有希望”的态度。

2.客观的社会知觉和建立适宜的人际关系的能力

人格健全者应能准确地从别人的言语、行为中体察别人的思想、愿望和感受，了解别人对自己的看法和态度，并能用这种感知能力调整自己的行为以适应社会。而且，对别人的了解感知是建立在事实根据上的，而不是建立在主观臆测上的。此外，对人的态度特征和人际交往技能应有助于建立适宜和谐的人际关系，既能让自己愉快，又能愉快地与人相处。

3.具有生活的热情和有效解决问题的能力

人格健全的人应该热爱生活，有投身于工作事业和家庭生活的热情，具有与自己年龄相适应的解决问题的能力。

4.个性结构具有协调性

人格健全者应该有统一的人生观、价值观和世界观，个性倾向的各部分，如需要、兴趣、动机、理想、信念和世界观之间应该能保持一种动态的协调、平衡关系，内外一致，而且认识、情感和行为之间也应该协调统一。

（二）秘书在性格上的自我完善

性格，也称个性，就是一个人在思想、性格、品质、意志、情感、态度等方面不同于其他人的特质，这个特质表现于外就是言语方式、行为方式和情感方式等。任何人都是有个性的，也只能是一种个性化的存在，个性化是人的存在方式。但是秘书的职业特点又决定了秘书人员是上下内外联系的纽带，个性应该是温和、稳重、内敛、中性的，因此完善自我的性格修养对于秘书来说是十分必要的。

健全的性格包括两方面的含义：一是健康向上，二是尽可能全面。由于人的性格涉及人的活动的一切方面，因此，在现实生活中很难说哪一位秘书具备了优良性格的一切特征。从另一方面讲，秘书在态度和行为上表现出来的各种优良品质特征，在对其工作的影响力方面是有差别的。比如，待人诚恳和乐于助人都是具有积极性的性格特征，但就这两种性格受人欢迎的程度来看，待人诚恳要比乐于助人更重要。

秘书的健全性格主要包括以下几个特征。

1.坚毅、顽强

秘书工作是一种繁重的脑力工作，秘书在工作中要有不怕挫折、坚持到底的勇气和决心，遇到工作失误，不怕承担责任。只有具备这样的性格特征才能更好地完成自己的本职工作。

2.开朗、随和

开朗的性格是指那种热情活泼，善于交际的性格。心理学上对人的性格分类有多种，其中有一种就是把人的性格分为内向性和外向性。秘书的工作多半是与人打交道，开朗的性格会使他比较容易与他人交流，有利于各项工作的开展。

3.敏锐、机智

秘书工作种类繁多，这些工作虽然是有计划性的，但还是会遇到各种突发事件。现代秘书要求有敏锐的性格、机智的头脑，同时还要能沉着冷静地分析问题、机智灵活地处理问题。

4.幽默、诙谐

幽默是一种以表面诙谐，实则严肃的态度来对待事物的方式。幽默感是秘书心理素质的重要方面，它不仅能有助于秘书顺利开展工作，并常常会产生意想不到的效果。

（三）提高自身修养，完善自我

秘书的工作性质比较繁杂，应对广泛，结交对象多样，须要有良好的自身修养来提高工作能力。秘书提高修养主要应从以下几个方面入手。

（1）首先要学会真诚待人。真诚是健康人格的一个重要范畴，它是一个人外在行为和内在道德的有机统一体，是评价一个人精神境界的标尺。一个缺乏真诚的人，其人格形象就仿佛戴着一副假面具，冷漠、麻木、欺瞒，使人们的心与心之间横亘着沙漠；而真诚则犹如在心与心之间架起一座桥梁，使人人相互获得共鸣和理解。真诚待人要做到讲真话、重承诺、守信用、对人坦率诚实。自欺欺人、自以为是、不懂装懂等都会给人留下虚伪的印象。总之，要做到真诚，就必须以平等、理解、高尚为基础，逐渐培养自己真诚的人格情操。

（2）还要学会慷慨待人。慷慨在健康人格中是一种很高的境界。一个慷慨的人，能从与之交往的每个人的角度出发，在对方愿意接受的基础上，发挥自己的积极作用，有利于使双方的关系朝着更好的方向发展；同时在自己人格力量得以实现的过程中，生命的意义也得到了充分的诠释，使自己进入到一种美的心灵境界之中。慷慨包含精神方面的、情感方面的、物质方面的等。慷慨待人的方式也有许多种：为别人的成功和幸福感到高兴和快乐，宽容大度，不搬弄是非，关怀他人，与人分享快乐和宽仁厚道等。慷慨的本质是给予而非索取，这种给予并非是简单的舍弃或牺牲，而是获得一种无与伦比的快乐。

（3）培养人格、完善性格还要培养责任感。当一个人富有责任心时，他的自我便真正开始形成，同时也开始立志，当然义务也就增加了。责任感犹如桥墩，可以支撑千钧桥梁，还可以使自我人格得以延伸；能提高自我意识，使人们体会到自身存在的价值。一个人如果懂得尊重自己，必然会顾及自己的名誉而要求自己忠实地履行义务；轻浮马虎、缺乏责任心的人，不仅无法对社会尽责尽力，也是对自己的一种不尊重和不负责任。

（4）还要有一个明确的目标，这样才可以创造性地追求，进入一种较为高尚的境界，逐渐走向自我完善。自我实现的一个重要条件就是制定远大而又具体的目标，并调动起自己的全部潜力执著于选定的目标，努力去实现自我。这方面要注意目标的定向问题，既要实事求是地客观估价现实中的自我，又要力求在现实的基础上建立起理想的自我，这是人生追求的动力。目标和现实较好地结合起来，脚踏实地，循序渐进，不懈追求，相信切合实际的理想总会一一得以实现。我们寻找较高的目标指向，正是立足于现实中的自我，建立理想自我，追求自我价值实现这一高层次人格需要的首要条件。

（5）不仅要注重自己的人格培养，还要尊重他人的人格，尊重他人的权利，正确看待他人的价值。尊重他人即为尊重自己。要学会给人以爱和关怀，用真情实感去表达对他人的爱，这样你的人格也就达到了较高的境界。

二、秘书礼仪修养养成的重要性

1.有利于搞好人际关系，顺利开展工作

秘书在接待、洽谈、调解、开会、谈判、汇报、慰问等这些职业活动中，要与各种不同类型的人打交道，这些人既包括认识的内部人员，也包括不认识的外部人员。秘书正是在与这些人的交往中，获取各种信息，沟通和协调上下、左右、内外的关系，辅助上司完成各项工作。良好的礼仪修养可以使秘书顺利而有成效地与各种人员进行交往。尊敬、谦虚会使秘书与上司的关系密切；诚恳、随和、富有同情心会使秘书与同事间的关系融洽；热情、礼貌、真心待人会使秘书尽快和客人熟悉起来，便于开展业务工作。

2.有利于适应环境

现代科学的发展、社会的进步，使得生活的节奏加快。当代秘书的工作性质、工作方式和工作环境也在不断发生变化。过去秘书的主要职能就是处理各种事务，而现代秘书的参谋、协调作用被提到很高的地位。新型的秘书不但要做好决策前的调查、协调、综合工作，还要协助上司从战略的高度上提出意见，例如：一个企业应该如何走上步、看下步、抓长远，如何确立自己的发展战略等，这些都是秘书需要加以关注和研究的内容。在现代社会里，信息量空前增加，交流速度非常快，秘书不仅仅要在办公室里看材料、听汇报，还必须主动地去搜集、分析、研究最新的资料。另外，随着科学的进步，现代办公自动化的进展速度非常快，新的、更有效的文字处理系统不断推出，这都要求秘书能够及时地更新自己的信息和知识，以适应不断变化的新环境，

3.有利于身心健康

秘书的活动方式大多繁杂而无规律，要不时处理突发事件，写公文的时间紧迫，陪上司外出视察要提前做好各种准备，参加各种会议和活动之前，还必须为这些会议做出周密的安排等。此外，秘书在企业中还往往处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的压力。由此，秘书不但要有很好的身体，还要有很好的心理素质。良好的礼仪修养可以调整情绪，遇事淡然，应对冷静。

实训练习

一、案例分析

在前面的任务描述中，秘书叶紫的处理态度我们已经知道了。现在还有这样两位秘书，她们对这类事的处理态度分别如下。

（1）秘书王小姐是一个很细心的人，她知道这份文件不在她的抽屉里，但她还是查找了一下文件登记簿，查找到这份文件三周前已送到陈主任的办公室，但她一直不敢提及此事，任由陈海亮指责她是所有雇员中最没有能力的秘书，并且为自己心中的怨气感到内疚，非常担心会因这件事情丢了工作。当然最后陈主任在他的文件夹里找到了那份文件，并且发现自己错怪了王小姐。只是以后王小姐还是要时常忍受陈先生的坏脾气。

（2）秘书李小姐是个很自傲的人，自信自己万事不求人，因此当陈主任指责她把文件弄丢了时，她立刻为自己大声辩解，并开始顶撞主任。她告诉他，从来没有见过像他这样缺乏组织能力的老板，并且指出文件早已签发给他了。最重要的是她对他表示，她将不会代他受过，也绝不会替他受过，更不会受他的这份窝囊气。不用说，陈主任一怒之下解雇了李小姐。

问题讨论：

面对同样一件事，三个不同性格的秘书采取了三种不同的处理方式，产生了三种截然不同的结果，这充分表明了秘书个性对于秘书工作的重要影响。

（1）请分析三位秘书的性格对处理问题的方式有怎样的影响？

（2）秘书应该如何修炼自己的性格内涵？

二、实践训练

了解人的性格类型，对照自己进行分析，找出自己性格中对秘书职业有负面影响的性格要素，并提出修正的办法。

子任务2　心理、气质的自我修养

目的要求

（1）了解秘书的心理特征及自我修养的内涵。

（2）了解秘书职业对气质的要求及心理气质自我完善的内涵。

任务描述

秘书王丽是今年才毕业的大学生，刚参加工作，性格开朗外向，活泼直率，待人坦诚直接，是一个非常率性的姑娘。开始在办公室还比较受欢迎，渐渐地她发现同事们有意无意地疏远她，或者礼貌客气地应付她，有什么都回避她。为此她十分苦恼，不知自己哪里做得不好得罪了同事们，心情十分低落。一天下午，她十分真诚地约了上任秘书黎小姐喝咖啡，向她请教，寻求帮助。

工作过程

黎秘书在王丽真诚而期盼的目光下帮助她分析了原因，特别从心理学的角度提醒她要学会成熟地待人处事，不能光凭一腔热情和一厢情愿。作为秘书，真诚是必须的，但直接就需要斟酌了；工作认真是应该的，但还要遇事灵活，学会变通。

工作成果

经过黎秘书的点拨，王丽虚心向同事们学习，遇事冷静，处事有分寸，说话得体，该说什么不该说什么拿捏到位，并能站在对方的角度思考问题。很快，她又重新获得了同事们的信任和欢迎，得到了总经理的赞许。

相关知识

一、当代秘书在心理上的自我完善

（一）秘书成熟心理特征的具体表现

1.成年人成熟的心理特征

（1）能明确区别事物的已知现象和未知现象的本质，以及有对事物的正确认识和恰当的处理方法。

（2）能正确看待自己、他人和世界之间的关系，并正确处理这些关系。

（3）追求目标高远，并现实可行。在心理上是非利己主义的，不搞内部摩擦。

（4）能忍受孤单寂寞，承担加班加点的繁重工作。

（5）具有创新能力，对每一项工作充满激情和热情。

（6）行为自然，对于较为复杂的问题能按人们所接受的常规行事。

（7）看人注重实际而不是重表面，无出身、门第、地位的偏见，不用有色眼镜视人。

（8）有正常的情感，不无端敌视他人。

（9）在道德上能明确清楚地辨别善恶，且实际行动与道德认识相一致。

（10）具有相对摆脱现实环境的独立性，有独立的见解，不依附于他人和环境。

（11）能意识到目的和手段的区别，既重视目的，也不忽视手段。

（12）能超然于琐碎的事物之上，有广阔的视野和远见，其活动要以是否有价值为指南。

2.秘书成熟的心理特征

1）情感特征

首先应该热爱秘书工作，并充满激情地投入到工作中去。只有热爱秘书职业，才能激发内在动力，兢兢业业，任劳任怨，充满智慧地干好工作。

其次要尊重领导和上司。对领导者的尊重是做好秘书工作的起点和基础，也是所有忠诚于秘书事业的秘书工作者的共同情感。

最后要具备高尚的道德情操。秘书的领导和上司往往是权利和利益的掌握者，秘书也会因此接触和掌握一些权利和利益资源，这就要求秘书要有大公无私之心和高尚的道德情操，有正确的利益观。

2）意志特征

秘书精神的可贵之处在于，为了事业，往往要在单位上下、左右、内外诸方面的压力下工作，要甘为他人作嫁衣，甚至要忍辱负重，排除干扰，克服困难，去争取更好的成绩。作为秘书，如果没有意志力量的作用，是做不到这些的。

首先要有较强的自觉性和自制力。当代秘书工作繁忙，工作过程也不会一帆风顺，它总是与困难联系在一起，总会遇到重重阻力和意想不到的干扰。特别是在现代快节奏的社会中，市场竞争激烈，市场状况瞬息万变。作为上司的参谋助手，工作中必然困难更多，遇到难以解决的重重矛盾，就需要秘书有角色的自觉性和情感的自制力，善于控制自己的情感、行为，抑制无益的情绪、冲动，随时保持情绪的稳定，不受外界环境的影响。这是秘书职业修养不可缺少的心理特征。

其次是坚韧性。就是要具备坚忍不拔的毅力，旷日持久的耐性，要经得住工作压力的考验，朝着既定目标不懈地追求。

最后是果断性。秘书平时对应急事情要有充分的思想准备，具有应变能力。在遇到突发事件时，头脑要冷静，迅速理解所发生的事情，并及时做出判断，采取果断有力的措施，使问题得到有效控制和妥善解决。当今世界突变多遇，秘书在这方面的能力培养应该得到高度重视。

3）行为特征

首先要善于发挥创造性机制，激发自己对工作的欲望，这样才能利用自己的本能创造性地工作。创新也应当是当代秘书所具备的基本素质之一。领导者一个人的思维是有局限的，作为秘书，应该具有前瞻性，站在领导的角度开创性地对工作进行思考和谋划，发挥好对领导能力的补充作用。

其次要有敢于承担各种风险的勇气。承担风险不仅需要勇气和胆量，还需要智慧和心理承受能力。作为领导的助手，这种勇气和魄力是建立在对领导的充分信任之上的，不仅是对其工作的支持，更是其在决策时的一种有力保障。

最后要有求知欲和好奇心，培养广泛的兴趣。求知欲和好奇心能使一个人不断地充实和完善自己，使自己追求更高的理想和目标。广泛的兴趣不仅可以调剂生活、丰富知识、陶冶情操，还可以开拓人们的视野，有助于思维的开发，对人的能力和礼仪修养的提高都具有重要的作用。另外，广泛的兴趣还能在社交中增加交际的魅力，获得更多的朋友，建立更广泛的联系。

（二）当代秘书容易出现的消极心理

1.畏上心理

有的秘书人员在领导面前唯唯诺诺，总是一味地揣摩领导的心思，生怕言行不合领导心意，该干的事不敢大胆干，该说的话不敢大胆说，事无巨细非领导点头不敢行动，几乎没起到参谋的作用。

2.自负心理

秘书人员在领导或上司身边工作，经常接触一些高层的机密，常被人视为领导的“红人”，不清醒者就会自以为地位和条件都较优越，掌握着最多的信息，因此容易产生盲目乐观、沾沾自喜的自负心理，在人前有着十足的优越感。

3.厌倦心理

秘书工作是一项服务性工作，并且具有很强的事务性、琐碎性。如果不明确秘书工作的重要意义，就容易产生疲劳感和厌倦心理，觉得秘书工作机械单调、枯燥乏味，因而失去了工作热情，消极应付，只求过得去，不求尽善尽美。

4.焦虑心理

在一个单位中，秘书人员所处的地位比较特殊，常常处在矛盾的中心，还经常会遇到各种难以处理的突发事件，如果处理不当，就会造成严重的后果。这种特殊的情景往往易使秘书人员产生过度焦虑的心理，表现为在处理意外事件时瞻前顾后，举棋不定，特别是在紧要关头更是情绪烦躁，思维迟钝，过于敏感，使自己的能力得不到正常发挥。

5.保守心理

过去不少秘书人员都有一种心理误区，认为秘书工作只是一种服务性工作，只要能准确领会领导意图，把领导交办的事情落实好就行了，其他的就不用秘书去考虑。因此在工作中因循守旧、墨守成规、思维定式，被局限在领导安排的框框里，缺少一种开拓创新的精神。而开拓创新在当代秘书职业的多元需求中又是较为重要的素质。

6.轻视心理

还有一些不安心秘书岗位的秘书人员，觉得秘书的工作缺乏挑战，缺乏主观创造，大多是琐屑小事，因此有着轻视的心理，表现为小事不好好干，大事干不了，呈现出眼高手低的状态。

这些消极的心理因素在秘书职业生涯中极容易产生，对工作的影响也较大，所以一定要注意克服和调整。

（三）秘书在心理上的自我完善

1.培养积极健康的心理

（1）尽快进入岗位角色，形成并强化秘书的角色意识。一个秘书人员能否经常意识到自己是“秘书”的角色，意识到社会和单位对自己的角色期待，是能否进入秘书角色的关键。秘书的角色意识，不仅包括对职业意义、职业价值、职业行为规范的认识，还包括对职业的苦乐、荣辱、胜败的情绪体验，以及由认知、情感激起的行为动机和具体行为。所以，一个秘书要想形成积极向上的心理状态，仅进入角色是不够的，社会、工作单位、各级领导及秘书自己还必须经常提供积极的反馈，强化秘书的角色意识，提高素质和水平。同时秘书还应该有清晰的长远职业规划，有明确的奋斗目标，有积极上进的健康心态。

（2）加强自身修养，形成正确的自我意识。秘书正是从领导、同事、群众的反映和满意度上认识自己，包括认识自己的角色、价值、目标等的。有了正确、清晰的自我意识后，就可以主动地扬长避短、取长补短，使自己的秘书工作具有特色、成绩突出。

（3）在实践中不断总结经验，加强心理修养。一个人只有在工作实践中，才能获得大量的感性认识，只有在处理问题的过程中，才能发现解决问题的技巧。总结经验并非就事论事，而应当从实践中获得第一手资料，分析归纳出精华部分，使之上升到理论高度。经过反复总结提高，就会逐渐具备从事秘书工作应具有的积极健康的心理特征。

（4）适应社会的多元需求，培养创新意识。秘书人员要想培养自己的创新意识，应从三个方面着手：一是思想观念要创新，要变“没有功劳也有苦劳”的传统观念为“没有最好只有更好”的现代观念，最大限度地发挥自己的主观能动性，不断提高工作的质量和效率；二是思维方式要创新，要变重复再现型思维模式为重组再造型思维模式，从而为领导工作和管理工作提供优质高效的服务；三是知识技能要更新，秘书人员要想适应新时代对秘书工作创新的要求，必须自觉地对自己的知识层次、结构层次进行不断更新，包括计算机知识、市场经济知识和各种管理知识在内的新知识、新技术日新月异，这就对现代秘书提出了更高的要求。

2.在心理上的自我完善

（1）要学会情感的自我调节。在工作和生活中我们经常会遇到不愉快的事情，导致心情不好，这种情绪很容易被带到工作中去，影响工作。秘书要学会自我调节情绪，使心情很快平静下来，积极投入到工作中。同时要保持自我心理的独立，不要一切都违心地随从别人，受外界干扰，要具有独立行事的心理能力。那些成功者都是敢于独立思考、独立行事的人，通常表现出积极健康的心理独立意识，重视创新精神。

（2）要学会正确判断和看待别人对自己的评价，这也是心理完善的重要方面。在生活中有许多人特别在意别人对自己的评价，甚至为了赢得别人的赞许而花费大量的时间和心智。当然，得到别人的赞赏和认同，能给人以精神享受和心理满足，使人欣慰，让人快乐。但是不必刻意去追求这种感受，这样容易让自己失去理智。要正确看待别人的评价，要正确全面地看待自己，不要只以外界对自己的评价来衡量自己的价值。同时还要学会去充分体验做事时的乐趣，不必为是否精通而煞费苦心，不必为旁人可能指手画脚的评议而苦恼，充分信任自己，大胆追求，去做属于自己的事。

（3）心理完善还有一个重要内容就是学会充分利用心理补偿功能。人总会有许多弱点和不足，为了克服这种弱点和不足，就要竭力以强补弱，这样就会培养出不同寻常的能力来。一个人如果能够发现自己的弱点，还能设法弥补不足，一定是一个非凡的人、成功的人。倘若一个人毫无心理补偿欲求，那么他的人生必定平庸无奇，缺乏生命的活力。因此注意发挥心理补偿作用，显然会给人以有益的帮助，它可以说是一种使人转败为胜的机制，如果运用得当，会有益于人生境界的拓展。但要注意，不可好高骛远，不切实际，去追求不可能实现的补偿目标。也不要受某种赌气等消极情绪的盲目驱使，使自己误入歧途。拥有积极的心理补偿欲求，能激励人达到更高的人生目标。

二、秘书在气质上的自我完善

气质是指一个人心理活动的稳定的、典型的动力特征，它是人的经历、修养、知识、思想等长期积累、综合的产物，它影响着一个人的行为举止，甚至外貌，也是一个人是否具有成熟魅力的重要标志。气质是多种多样的，没有好坏之分，只有风格不同而已。比如有的人性格开朗，风度潇洒大方，气质表现为聪慧；有的人性格沉稳，风度温文尔雅，气质表现为高洁；有的人性格直爽，风度豪放雄健，气质表现为粗犷；有的人性格温柔，风度秀丽端庄，气质表现为恬静，等等。

良好的气质是以人的文化素质、文明程度、思想品质为基础的，同时还要有积极对待生活的态度。一个怀有高尚理想志趣的人自然也是一个朴素谦虚之人，一定会表现出一脸旺盛的生活热情，当然就表现出好的气质来。

（一）气质美

秘书的气质直接体现出社会组织的素质。气质美主要表现在以下几个方面。

1.具有气质美的人一定是一个内心丰富、志存高远的人

（1）内心丰富就能体现出一个人有理想、有追求、有奋斗目标。理想是人生的动力和目标。有理想的人充满活力和朝气，勤奋努力地朝着目标奋进。内心空虚无聊的人无论如何也体现不出气质美来。

（2）品德高尚、为人真诚、心地善良，善于为他人着想的人才能修炼出上乘的气质美。

（3）文化水平低下在一定程度上也影响着一个人的气质。爱学习、勤思考、善积累是修炼气质美的基础。

2.具有气质美的人一定还是一个举止优雅、行为文明的人

气质和风度是一对孪生兄弟，有什么样的气质就能体现出什么样的风度。它看似无形实为有形，可以通过一个人的人生态度、性格特征、待人方式、言行举止等表现出来。气质外化在一个人的举手投足间、站卧行坐中。所谓气味相投就是指风度气质相近的人容易彼此心生好感。待人热情而不轻浮、大方而不傲慢的人比狂热浮躁或自命不凡的人更具有气质美。

3.性格涵养好的人才能表现出气质美

性格是与生俱来的，涵养是后天修炼而成的，两者结合在一起，就能表现出独特的气质。秘书要更能够学会忍辱谦让，关怀体贴别人。其实温柔并非沉默，忍让更不是逆来顺受，毫无主见，相反是成熟自信、修炼有为的表现。而开朗的性格也往往透露出大气豁达的风度，更容易表现出内心的情感。富有感情的人很容易感染他人，在气质上当然更添风采，更能引起别人的共鸣。

4.气质美还表现在要有高雅的兴趣爱好

爱好文学并有一定的语言表达能力，欣赏音乐且有较好的乐感，喜欢美术而有基本的色彩感受能力，喜欢书法就会对中国文化有所喜爱，爱读书的人身上往往有一种“书卷气”。可以这样说，气质是一个人多种内在素质的综合显现，这些素质包括理想、品德、个性、情操、情趣、文化艺术修养、才识智慧等。培养良好的气质，须经过多方面的长期积累，胸怀大志，博览群书，绝非一朝一夕。

5.气质美需要经过日常生活中的点滴积累，逐渐提升，不断修炼而成

秘书在平时要注意自己的行为养成，学会通过生活和工作中的细节来提升自己的气质美。

1）要养成勤照镜子的习惯

对秘书而言，爱照镜子并不是自恋的表现，而是一个好习惯，因为爱照镜子的人都比较重视自己的外在形象和气质。通过它，可以发现自己的优缺点，还可以训练出自然自信的笑容。对照镜子练就出最适合、最美、最职业化的微笑，是秘书人员的基本功。更重要的是，如果每天都对着镜子说一遍“我很美丽”，自我欣赏一番，这会带给人更多的自信。唯有相信自己的人，才会得到别人的信任，才会更加自信美丽。

2）要做一个感情充沛的人

一个人热爱这个世界，珍惜人生，内心充满着亲情、爱情和友情，往往会心存感激，也更能够包容他人。秘书就要有这样一种充实的心境，才能够磨砺出成熟美丽的气质来。

3）要学会时常让内心充满快乐，舒缓压力，保持积极向上的健康心态

秘书的工作具有较强的挑战性和较大的压力，如果不能时常调整心态，学会缓解压力，再怎么修炼，都很难表现出优雅的气质。

4）要多与充满魅力的人交朋友，与不同辈分、不同类型的人沟通交流

常与气质修养很好的人沟通和交朋友，会在不经意间受到对方的感染和影响，学会更有魅力的表情和沟通方式。与不同辈分、不同类型的人交朋友，会增强与各种人打交道的能力，积累与他人交往的经验，增加个人的魅力指数，这恰恰是秘书非常重要的职业能力。

（二）秘书在气质上的自我完善

第一，秘书要十分重视自己的仪容仪表，装束打扮和言谈举止都要符合秘书的身份。外在仪表体现了一个人的内在气质和修养，是人的内在精神境界的外化。人们都希望拥有完美的仪表、大方得体的举止和富有教养的谈吐，这既让人赏心悦目，又是尊重他人的表现。

第二，还要学会使自己的风度潇洒起来。潇洒是一种人人羡慕和向往的气质风度，需要才华和修养来衬托，知识贫乏和缺乏修养都不会表现出潇洒的气质。另外还要学会达观处世，在生活中轻松自如和超然洒脱，对一些小事不妨做一些让步，承担得起生活和工作中的压力和负担。

第三，在待人态度上要有礼有节，不卑不亢，一视同仁。这就要求秘书要以诚待人，不断磨炼自己的性格，养成对他人彬彬有礼的习惯。秘书最重要的一个品质就是不要把人分为三六九等，对无论什么身份地位的人，都要一视同仁。在人前经常保持谦和微笑的表情，少谈自己，多关心体贴他人，这是完善气质的重要内容。

第四，秘书要善于培养自己在生活中发现美的能力，这是保持健康心态的最好途径。生活中处处都存在着真善美，积极乐观的人遇到挫折时常用美好的事物来激励自己战胜困难。作为秘书，不能麻木冷漠地对待生活、对待他人，要对周围的一切保持清新悦目的感受，善于从熟悉而平凡的生活中捕捉美的信息，用心去体验那种温暖感人的人间温情，对生活充满着美好的憧憬。只有具备发现生活中美的能力，才会欣赏美、追求美、创造美，使气质更加完善。

第五，秘书要学会在工作中不断提升气质美。

（1）秘书经常处理日常事务，难免会遇到各种困难和突发事件，遇事要沉着冷静，尽量把坏事朝着有利的方向引导。切忌把情绪挂在脸上，让人一览无余，更不要逢人就诉苦、发牢骚。在征询别人的意见之前，自己要先思考问题，但要先听取被征询人的意见，再发表自己的看法，采用商量的语气。

（2）处理各种事务要悉心周全，不能因为疏忽导致工作的失误。秘书的工作头绪繁杂，这就需要学会思考工作中的逻辑关系，理清思路，做到有条不紊。对做不到位的执行问题，要及时发现问题的症结所在，对习以为常的做法要提出优化或改进的建议和办法。

（3）做决定时要有胆识，临危不乱。平常说话做事都要表现出自信果敢，不要使用缺乏自信的句式和语气。在众人争执不休难以决断时，不要没有自己的主见；对做出的决定要敢于承担责任和风险；做事要干净利落，不要拖泥带水。

（4）把对手当朋友，摒弃傲慢与偏见，不要刻意地、人为地制造人际交往的障碍。把成就和快乐与人分享，对别人的成绩衷心祝福，胸怀大度，包容他人。识大体，顾大局，乐于奉献，牢记“吃亏是福”的理念。

总之，秘书人员有了健康健全的心理，积极乐观的心态，高尚的人格魅力，自然就会重视礼仪修养，培养优雅高贵的气质，使自己成为一名优秀的秘书。

实训练习

一、案例分析

美国前总统林肯是一个很伟大的人，对美国有着巨大的影响力和卓越的贡献。但这位总统不仅是个私生子，出生在贫民窟，而且相貌丑陋、言谈粗鲁、行为举止缺乏教养和风度。林肯一生都对自己的这些缺陷极为敏感，特别是他步入政坛、参与议员的选举后，更是特别在意别人对他的出身、礼仪修养和相貌等方面的评价。为了弥补这些缺陷，他拼命地力求从教育方面吸取力量，把精力投入到对知识的学习中。在这种追求中，他摆脱了心理上的自卑感，最终成为美国总统。可以说，他所做的一切都是对他所缺乏的一切的全面补偿，因而曾有人这样评价林肯：“没有人出身比他更低，没有人比他升得更高。”

问题讨论：

（1）了解林肯的传奇人生，特别对他运用补偿心理机制取得成功的案例进行分析评价。

（2）运用补偿心理机制，正确分析评价自己，让自己的心理更加完善。

二、实践训练

四人一组，分别写出描绘秘书气质的词汇，互相评析，指出气质上的不足以便改进。