美化公司办公环境

任务二　美化公司办公环境

一、训练目标

（1）能够对公司办公室进行合理规划和布局。

（2）能够根据实际情况装饰办公环境。

（3）能够制作并填写隐患记录及处理表。

二、任务内容

重庆新宇电子科技有限公司的总部设在北京。一次，总部的王董到该公司来视察时，发现公司办公区域布局混乱，部门经理和员工的办公区混在一起，部分办公设备放在了办公区的通道上，文件柜开着，办公桌上各种材料堆得满满的，有各种文件、报表、企业档案、书报杂志、白纸等，加上电话机和台历、茶杯、烟灰缸摆放不整齐，办公桌上各种材料乱成一片，窗台上布满灰尘，电脑键盘、显示器、复印机面板也都污迹斑斑，边上的废纸篓也是满满的。由于办公设备较多，电话线、电脑线、网络线、传真机线、复印机线、打印机线等都交织在一起。会议室的投影仪在使用过程中两次死机，很多办公区域的电脑屏幕受阳光直射。王董很生气，批评了公司赵总经理，赵总经理责成秘书刘娟在两天内提交办公室布局及美化方案，并组织人手对办公室进行重新整理和装饰。

三、任务要求

（1）概括叙述秘书完成此项任务的工作步骤。

（2）制作并填写办公室隐患记录及处理表。

（3）拟订公司办公室布局方案。

（4）拟订公司办公环境优化实施方案。

四、训练提示

（1）可以以小组为单位进行实训，在分组充分讨论的基础上完成实训任务。

（2）训练前，学生可在网上查阅有关资料，或调研走访几家企业了解美化办公环境的实际情况。

五、训练内容及成果

1.工作任务

拟订办公室布局方案、办公环境优化实施方案。

2.工作过程概述

秘书在接到任务后，马上安排相关人员仔细检查办公布局及装饰方面的各种隐患，做好记录；收集并汇总记录情况后，再次勘查现场，构思办公室布局和整体优化方案。拟订出相关方案的初稿，并送领导审批同意后，开始组织人手具体落实实施方案。

3.训练成果

（1）办公环境隐患记录及处理表，见表2－1。

表2－1　办公环境隐患记录及处理表

（2）办公环境布局方案。

办公环境布局原则：将各部门负责人办公区和员工办公区隔开。部门员工5人以上采用开放式办公或混合式办公布局；部门员工少于5人可采用封闭式办公布局。办公布局还应考虑工作性质等因素。办公室内布置应注意以下原则：

①使用同样大小的桌椅、档案柜、文件架等；

②采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列；

③工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的移动；

④相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系；

⑤接待室或接待区应置于入口处；

⑥饮水机、公告板等置于不致引起职员分心及拥挤的地方；

⑦主管座位位于下属之后，便于上司观察工作时发生的事情；

⑧自然光应来自桌子的左上方或斜后上方；

⑨勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上；

⑩采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排；

将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于隔音之处或安排在独立的房间内，以避免干扰其他部门工作；

增设的电插座，供办公室设备与机械之用；

若条件允许，应设置休息的地方，作为员工工作之余休息、自由交谈及用午餐的地方；

档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在墙角；

对未来的变化应加以预测，使布置易适应变化。

办公空间的布局应遵循便于员工沟通协调、工作舒适，且便于领导监督的原则。采用封闭式布局时，凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设置在人员进出的地方；将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，若不可能时，也应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。综合、秘书等部门，应设置在办公楼的中心地点；打字和计算机房、财务等办公室，应设置在办公室楼一端；相关的部门，应设置于相邻的地点便于工作联系。采用开放式布局时，进门处应设置玄关，可选用屏风或大镜子，起到办公室内外空间的过渡作用。进门的右侧可设置接待处和会客区，以使一般的接待不影响其他人员的正常办公。写字间的中央区域最好用于一般人员的办公区域，用屏风或挡板划分为若干的个人办公区域。办公区域采用直线式条块组合，便于控制和监督。综合以上原则，市场部应采取开放式办公布局，但要注意将市场部经理与其他员工的办公区域用屏风或挡板隔开。具体布局方式见图2－3。

图2－3　开放式办公室布局图

行政部办公室应采取混合式布局，将办公室主任、副主任的办公区域用屏风隔开或保留其私人办公室，具体布局方式见图2－4。

图2－4　混合式布局图

（3）美化办公环境实施方案。

①办公环境整理建议：

应做到办公桌面无灰尘、水渍、杂物，秘书下班前要清理桌面；

重要书面文件、保密资料一律入柜，其他文件全部整理好并分类放置在文件夹或文件架中，不得随意散放在桌面上；

每天下班前，应将办公桌上的文件、数据收好，用过的办公物品要摆放整齐；

不得到处摆放与工作无关的东西；

办公椅不要摆放在过道处，用后要把椅子摆放在办公桌下方；

废纸篓应放在隐蔽处，最好是办公桌的内侧，每天下班前要倒掉废纸篓中的垃圾；

抽屉内的物品要摆放整齐并定期整理，下班离开前要锁好抽屉；

文件柜中的物品、文件要摆放整齐，标志明确，便于查找；

文件柜顶部不要堆放物品；

计算机键盘要定期消毒，下班时要关闭电脑电源；

打印机、传真机、复印机用纸要节约，纸张要存放整齐；

公用的桌椅用后应摆放整齐归位，方便日后使用；

临时摆放的物品不要阻碍通道、走廊、楼梯；

定期消毒电话筒、地毯、门把，减少细菌的滋生。

②个人办公区域布局建议。

个人办公区域采用“L”形布局，注意留出适当的过道方便员工出入。在“L”形办公桌面的转角处可放置电脑，其左侧为文件资料放置区，右侧为工作区，在工作区的右上部可放置电话、办公工具架和记录本、备忘本等（见图2－5）。写字间的后部中央为领导或主管的个人办公间，这样便于监督员工工作。秘书的位置则在上司办公室门外一侧，起守护挡驾作用。写字间后部的两旁为财务处、人事处等职能部门。写字间的一侧或两侧应设置休闲区，便于员工在业余时间休息。写字间的角落处可设置洗手间。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于隔音处，以避免干扰其他部门。

图2－5　个人办公区布局图

③办公环境装饰。

a.颜色　办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩应保持统一和谐。如果上司年纪偏大，办公室一般选择静谧色作基调比较合适。办公室的色调从总体上来说应单纯、柔和，使人置身于其中时，感觉平静、舒适。一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等；为保持较高的光线反射率，天花板一般都用白色；地板多采用不易被污染的棕色为佳。如果墙壁和天花板的颜色在搬进来之前已经定好，不太好更换的话，那就用窗帘、椅子上的罩布、装饰用品等做适当的色彩调整。

b.照明　办公室光线的来源包括自然光、日光灯及白炽灯。一般说来，自然光优于人造光，间接光优于直接光，匀散光优于聚焦光。办公室的窗户宜采用有利于采光的百叶窗以尽量利用自然光；日光灯能提供较大空间的照明，最适宜办公室布置；可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风；办公桌最好安放台灯，以20～25W为宜，要加灯罩，避免灯光直射眼睛。打字时，最好让光线来自两个方向；应尽量避免因电脑、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。

c.隔音　办公室应尽量排除、降低噪音干扰，保持肃静、安宁，才能使工作人员聚精会神地从事工作。办公室的理想声强度为20～30dB，在这个声音强度范围内工作的人会感到轻松愉快，不易疲劳。办公室的噪音，白天应在45dB以下，晚间则应在35dB以下。排除或降低噪音的措施如下。第一，尽可能让办公空间远离噪音源。设办公室于安静之处，避免将办公室直接暴露于噪音源或太拥挤之处。把办公室与噪音源隔离。将所有发出音响的设备与机器，置于一个单独的房间，如果做不到，则将主要的声源设备与机器集中于一处，这样比散置于办公室各处为好。接待来宾，宜专设会客室，以免谈话影响办公。第二，采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音。如在打字机与计算机底下放置毛垫，并在其余的设备底下置橡皮垫。采用地毯、窗帘来吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦和多层硬纸板做成的吸音板。窗户宜用两层玻璃，当街市声音太嘈杂时，将窗户关闭。在档案柜、门、桌子、椅子上涂上一些润滑剂均能减少声音。有条件的话，可在办公室和噪音源之间种植绿化带。第三，按照工作流程布置座位，以减少往返走动之声音。第四，有条件的话，在工作休息时段播放一些轻快抒情的音乐来调剂身心。

d.温湿度　 一般来说，办公室最适宜的温度是：春天和秋天在22℃左右；夏天在26℃左右；冬天则在18～20℃。室内的湿度在50％～60％比较适宜。

e.办公室的绿化　最好养一些绿色植物，但注意不要放得太多，以免影响室内空气的清洁度。

f.办公室的装饰物　可以根据上司的爱好和习惯适当悬挂或放置一些有品位的油画和工艺品，改变办公室单调的气氛。

六、综合训练题

（1）有一位效率专家，在一次替飞利浦电子公司做个人效率考核时，曾到某位主管者的办公室进行拜访。

当他进入主管的办公室时，看到那位主管蜷曲着身体，非常不舒服，于是就问这位主管：“你这是怎么了？”主管者说：“我背痛。”效率专家检查他的椅子，发现他的椅子坏了，就向其建议：“你为什么不换一把椅子呢？”

当下次效率专家再回来追踪拜访时，该主管已换了一把椅子，他说：“太令人惊讶了。换了新的椅子后，我的背痛就消失了。因为新椅子，现在我可以做得更好了。”

根据以上案例谈谈，为什么说使自己的办公设备处在良好的状态之中可以提高工作效率？

（2）根据所学内容，从办公环境管理角度，谈谈秘书接待来访者时怎样给对方留下良好的第一印象。