制订工作计划

任务四　制订工作计划

一、训练目标

能够为上司制订年度、月内、周内工作日程表。

二、任务内容

新年伊始，公司总经理把秘书小赵叫到办公室，对她说，请根据公司“十二五”发展规划，编制本年度工作计划，同时，还要制订出月内工作计划、周内工作计划。小赵应该怎么做呢？

三、任务要求

（1）概述秘书完成此项工作任务的步骤。

（2）自拟工作任务情景内容进行演练，设计出年度、月内、周内工作计划内容。

（3）用计算机设计制订出年度预定日程表、每月预定日程表、每周预定日程表、当天工作日程表，按照规范格式进行排版。

四、训练提示

（1）实训应分组进行，每组3～4人，其中1人扮演总经理，1人扮演秘书小赵，另外2人扮演秘书团队成员，可以演示总经理与秘书团队共同讨论商量各种日程内容的情景。

（2）小组任务完成后，每组可选派1名学生进行实训成果汇报，然后由学生和教师分别进行点评，最后由教师给予综合评分。

（3）工作计划最终体现为时间安排表。时间安排表是有效管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，它可以提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而按计划完成工作任务。

（4）编制时间表的基本步骤：根据需求确定编制时间的周期；收集并列出该阶段所有工作、活动或任务；发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整；按照时间顺序将任务排列清晰；绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目；用简明扼要的文字将信息填入表格，包括内容、地点。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制本年度预定日程表、月内预定日程表、周内预定日程表。

2.工作过程概述

第一步：制订年度预定日程表。秘书在接到工作任务后，先要熟悉公司“十二五”发展规划，然后根据此规划，参照上一年度的时间表和新一年的工作部署来编制本年度预定日程表，将本公司一年中例行的会议、重要经营活动、已经确定的商务出访、公共关系活动等作出妥善安排。力求内容简明概括，一目了然。

第二步：制订月内预定日程表。根据年度预定日程表再结合每月具体情况，安排具体工作内容。此表每个月连续制订，一般在上月月底之前制订出下一个月的日程表。其工作内容一般依据年度计划日程表，由领导提出下月计划，再结合集体议定的事项而定。

第三步：制订周内预定日程表。根据在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排，加上平时收集的信息，秘书根据月内预定日程表，制订周内预定日程表，主要反映上司开会、接待客户、外出拜访交流等工作内容，由秘书填写在固定的按周一至周五并分上下午时间的表格中，经上司审阅确认后印发相关人员。

3.训练成果

（1）年度预定日程表（表2－2）。

表2－2　年度预定日程表

（2）每月预定日程表（表2－3、表2－4）

表2－3　每月预定日程表1

表2－4　每月预定日程表2

续表

（3）每周预定日程表（表2－5、表2－6）。

表2－5　每周预定日程表1

表2－6　每周预定日程表2

（4）当天工作日程表（表2－7、表2－8）。

表2－7　当天工作日程表1

表2－8　当天工作日程表2

六、综合训练题

（1）请根据下面案例演练制作不同形式的工作日程表，要求该表给上司1份，给秘书部门负责人1份，给有关部门和司机1份。

陈总经理告诉秘书小赵下周主要活动事项：周一组织公司员工例会，传达公司季度工作计划；周二召开公司部门经理会议，进行产品市场需求分析和研究市场领域拓展计划；周三到分公司进行工作调研和检查，了解分公司的工作现状及目前存在的困难；周四拜访M公司王总；周五撰写公司“十二五”发展规划要点初稿。秘书小赵应该怎么制作工作日程表呢？

（2）请你制订一份工作日程表，安排好张总5月6日的时间。要求将上午、下午分开，再按小时进行分段。

下午2：30，张总交代秘书：明天（5月6日）上午10：00召开中层干部的沟通会；下午2：00要和营销策划部共同讨论如何开展公司在这次秋季房交会上的楼盘推广销售工作，这次房交会参展工作好坏将会影响到公司能否完成今年集团公司下达的销售任务指标；下午4：00要和一客户商洽一个项目的合作事宜，要花大约1小时，争取在5：00前结束。