国内出差及国外出差的行程安排

任务一　国内出差及国外出差的行程安排

一、训练目标

（1）能够为上司拟写商务旅行计划表。

（2）能够为上司做好出差前的准备。

（3）能够为上司办理出国手续。

二、任务内容

重庆××乳业集团总经理办公室（赵总和王秘书）。

赵总：小王，我计划下周去北京出差一趟，我此次出差的主要安排是：

6月7日，从重庆出发抵京；

6月8日至9日，出席全国食品安全工作会议；

6月10日至12日，拜访北京××乳业集团，交流学习对方管理经验，与对方就引进奶源及H生产线事宜进行谈判并签订相关合同；

6月13日至14日，到公司驻北京办事处商议下半年工作；

6月15日，乘飞机返回重庆。

请帮王秘书草拟一份赵总商务差旅的计划。

三、任务要求

（1）用1份介绍工作任务及成果的文本，展示所完成的全部工作情况。文本应包括以下几个内容：出差行程计划、为上司所做的准备事项。

（2）以3～4人为单位成立小组，在充分讨论的基础上，分工协作，借助计算机及互联网完成实训任务。

（3）小组任务完成后，每组可选派1名学生进行实训成果汇报，然后由学生和教师分别进行点评，最后由教师给予综合评分。

四、训练提示

（1）商务旅行计划要考虑周全、细致，在此基础上与上司共同协商，制订出商务旅行日程表。

（2）为上司出差所做的各项准备要细致、有针对性，确保万无一失。

五、训练内容及成果

1.工作任务

制订商务旅行计划、为上司做好出差前的各种准备。

2.工作过程概述

王秘书拿到赵总的行程计划后，首先应为赵总制订一份商务旅行计划，主要包括以下内容。

（1）出差的时间安排，包括：启程时间、到达中转站时间、到达目的地时间和返回时间等。

（2）出差的行程安排，包括：起点、终点及途经地点和考察路线、接待安排等。

（3）出差的商务活动安排，包括：约会、会议计划、会晤计划（会晤人员的名单及背景、会晤主题）、参加学习、参观考察、商洽交流等。

（4）交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车。要列明飞机客舱种类及停留地的交通安排等。

（5）其他准备事项和注意事项：需要携带的文件、合同、样品及其他资料（如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿等）；上司或接待人的特别要求；上司出差地区的天气状况；差旅费用（现金、兑换外币、办理旅行支票等）。

商务旅行计划需要经上司审核确定，商务旅行计划确定以后，王秘书应着手制订商务旅程表，旅程表是按预定的日程表和上司的计划要求、意见而制订的。旅程表的内容一般比旅行计划更详尽，秘书要将每日的日程表印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用。一份周密的旅程表主要包括以下几项内容：时间、地点、交通方式、事项（商务活动内容）、备注等。

秘书接着应为上司作好出行前的各项准备，主要包括：预订车票（机票等）、预订房间、准备必要的文件资料、准备随身用品、准备相关证件及差旅资料、准备适当的礼品、兑换一定数量的外币（涉外差旅）、时差换算（涉外差旅）、制作商务旅行手册（较长时间的差旅、涉外差旅）、办理出国手续（涉外差旅）等。

3.训练成果

（1）重庆××乳业集团赵总商务旅行计划。

6月7日，从重庆出发抵京；

6月8日至9日，出席全国食品安全工作会议；

6月10日至12日，拜访北京××乳业集团，交流学习对方管理经验，与对方就引进奶源及H生产线事宜进行谈判并签订相关合同；

6月13日至14日，到公司驻北京办事处商议下半年工作；

6月15日，乘飞机返回重庆。

（2）商务旅程表见表2－19。

表2－19　商务旅程表

若为涉外差旅，则秘书还应为上司办好出国手续。

（3）出国手续办理流程。

撰写出国申请。在出国申请中，要填写出国的事由、出国路线（外国公司所在国名称）、出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等。申请文后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。

办理护照。办理护照时需要携带主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去的国家有关公司的邀请书，2寸正面免冠半身照四张。因公出国人员的护照应到外交部或其授权的机关办理；因私出国人员的护照，由公安部授权的机关办理。

拿到护照后，应检查姓名、出生年月、地点是否填写正确，并在签字格上签名。办理护照的时间要提前一些，因为有时可能会因某些材料不合格而需要多花些时间，而且，还要给办理签证预留充裕的时间。

办理签证。我国政府规定，因公出国的中国公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理有关的签证。

因公出国的人员前往国家的签证可到前往国驻我国大使馆或领事馆，直接联系申办签证；或是委托权威的可靠的签证代办机构（如中国旅行社总社签证代办处）代办。

办理签证要交上护照并填写一份签证表。取得签证后，检查签证的有效期。

办理“黄皮书”。“黄皮书”即预防接种证书，因其封面通常为黄色而得名，是世界卫生组织为了保障出入国境人员的身体健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。

出国人员在办理了有效护照和签证后，应持单位介绍信到所在地的卫生检疫部门卫生检疫和预防接种，并领取“黄皮书”。拿到“黄皮书”后，应该进行认真查验。查验内容：填写的内容是否符合本人情况（姓名、出生日期和性别），医生的签字、检疫机关的盖章是否清晰，应该接种的项目是否填写。

办理出境登记卡。在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。

订购机票。订购机票可以在国内各航空公司及其售票代理点办理购票手续，也可在外国航空公司驻我国的办事处购买。购买国际机票需要出示护照。

拿到机票后必须对票面进行查验。查验的程序一般是：姓名的拼音是否与本人护照或其他有效证件中的拼音相符；全部航程的每班航班是否都有乘机联，每一联的黑粗线框内是否与原旅行计划相一致；每个航班起飞和降落的时间，机场名称；是否在定座栏内填好“OK”；是否有涂改或填写不清楚的地方，是否盖有公章。

到达地点如果有接待，这时候就可以发出通知，最好以书面形式通知。内容包括：航班、航船号或火车的车次、启程地点、到达口岸名称和时间、前往的人数。

办理保险：办理保险可以通过代理人直接由保险公司安排，使用于意外事故，如医疗及行李丢失等。

六、综合训练题

（1）天鸿公司苏经理因公务需要，携高秘书到广州出差，主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜，时间为5天。请思考高秘书出差前要做哪些准备工作？假如高秘书没有随同领导一起出差，那在领导出差中、出差后，高秘书应为苏经理的行程做哪些准备工作？

（2）12月20日，天地公司王总经理要到德国总公司参加年度区域总经理述职大会，为期一周。假如您是总经理秘书肖晴，请马上着手为王总经理办理相关的出国手续，并为其国外出差安排行程。

（3）假如你是秘书高秘书，你的上司将于8月去俄罗斯一家公司参观考察，在此之前，他从未走出过国门。问题：

①你应该在他出国前为他办理哪些出国手续？如何办理？

②你要提醒他注意哪些问题？

③他对“黄皮书”了解不多，请你帮他解释一下。

（4）便条。

高叶：

我将于10月16日去美国纽约与MTM公司进行贸易洽谈，需要你为我做好出国前的一些准备工作。请你说明：

①办理护照、签证及出入境卡应携带哪些必备资料？

②你从哪几个方面为我做好出行前的准备？

谢谢！

行政部经理　苏明

10月12日

假设你是高秘书，应如何做好此事？