及宾馆房间预订

任务二　往返行程票（车船票、机票等）及宾馆房间预订

一、训练目标

（1）能够编制往返行程票的预订程序。

（2）能够编制宾馆房间预订程序。

（3）能够进行往返行程票的预订。

（4）能够进行宾馆房间的预定。

二、任务内容

重庆同声速记服务有限公司赵总拟于2011年8月下旬参加在北京举办的《中国秘书速记资格证书》师资（考评员）培训班，赵总准备将订票及宾馆房间的工作交给秘书小王来准备，请帮助秘书小王编制两项任务的预订程序，并进行模拟操作。

三、任务要求

（1）概述完成此项工作任务的主要步骤。

（2）正确填写参会回执表、返程票和宾馆房间预定表。

四、训练提示

（1）以3人为单位成立小组，在团队充分讨论的基础上共同完成实训任务。

（2）以文本成果的方式展现工作实训过程，文本内容应包括订票及订房间的程序、参加培训回执表、返程票预订确认表、宾馆预订确认表等。

（3）订购机票或火车票等可以通过网络、票务公司、订票点等多种方式预订。

（4）预订房间主要是通过会议筹备方预订，也可以是通过网络、旅行社等代为预订。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制订票及订宾馆的程序，并模拟操作。

2.工作过程概述

王秘书应先向赵总索要培训班通知，了解培训的时间、食宿及参训报名情况，填写参训回执单，注明住宿及返程票预订要求。与赵总协商出行的时间和选乘的交通工具，提前通过网络或电话订票。订购飞机票时应注意选择航空公司、起飞的时间、目的地、是否中转、正确输入上司和其他陪同人员的姓名和身份证号码。订票时应考虑到节约旅行时间、注意不同人员的待遇等方面。预订宾馆时要正确告知对方入住人的基本信息和住宿要求，对于宾馆的资质和入住的楼层也应根据上司的习惯而留意。

3.训练成果

（1）《中国秘书速记资格证书》师资（考评员）培训班报名表见表2－20（参会回执单）。

表2－20　培训班报名表

（“＊”代表必填信息，为了给您更好的服务，希望您仔细确认信息的准确性）

（2）返程票预订确认表见表2－21。

表2－21　返程票预订确认表

六、综合训练题

（1）6日上午，宏达公司负责市场开发的副董事长从会议室出来后对秘书高叶说，他明天下午要去大连拜访客户，时间是三天。他让高叶赶紧帮他订明天上午9：00至11：00之间的飞机票，并订好宾馆。与他同去的还有市场部周经理、销售部赵经理及产品开发部一名高级工程师。假如你是秘书高叶，如何妥善完成副董事长交代的事情？

（2）一天，廖总经理告诉秘书雨燕，他要到哈尔滨市开会，让她陪同一起去。她问总经理坐什么车，总经理说坐火车，赶上开会就行，不用太早。雨燕看了看列车时间表，算了一下，坐明天上午9：00钟的就正好，既不用起早，又不用贪黑，还可以欣赏一路的风光，晚上又不耽误休息。她下午买了预售票，就告诉领导明天在家等着就行了。文件、路费都准备齐了，车也安排了。她就安心回家了。第二天，她按时去接了领导，在贵宾室检票，她见贵宾室候车人很少，很是得意。检票时，傻眼了！买的票不是软卧，但时间有限，车还是上了。想要补软卧票时，列车员告诉她，这趟车没软卧，有软卧的是上午7：00钟的快车。虽然领导一再说“没事”，但她身上就像背个大麻袋似的，压力太大了。一路上，为了减轻秘书雨燕的压力，总经理总是找话说，就像哄小孩似的。但是，这样更使雨燕不自在了。总算到站了，接站车也一直在等他们，这总算给了雨燕一点安慰。由于他们是坐慢车来的，会议的晚饭时间过了，又现给他们热饭。虽然饭菜很好，但雨燕吃了两口就饱了。请问出现如此尴尬局面的原因是什么？

（3）宏达公司肖总与金通公司孙经理就某合作项目安排了约见，预定在10月9日下午1：00开始。当时秘书高叶预订了10月8日晚直飞金通公司所在的A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是高叶改订7月9日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上飞机。9号上午又只有一次航班，于是，只能立即购买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到，金通公司经理不悦，认为宏达公司对该项目的合作缺乏诚意。宏达公司差点失去了与金通公司合作的商机。请问秘书高叶应吸取哪些教训？

（4）五洲实业公司的戴明经理将于6月11日至18日到珠海出差。他通常都住在当地一家四星级旅店里，喜欢单人套房，房间里要有外线电话，凭窗可俯瞰波涛汹涌的大海。同时，他还想要一间能够召开会议的接待室。假如你是负责此事的秘书，请你帮他在这个旅店里预订他想要的房间。

（5）便条。

便　　条

高叶：

我将于3月10日到广州出差。行程安排如下：10日乘机抵达广州，11日至13日参加商贸洽谈会，14日返京。请列出：

①预订机票应提供的信息；

②出差所要携带的相关资料及必备物品。

明天和我确认后执行。

行政部经理：苏明

3月6日

（6）秘书高叶的上司明天下午要去山东泰安出差，但中午他还要在燕京饭店宴请一个东北来的客户。上司与客户吃完午饭马上就去北京站，乘火车在下午7：00之前赶到公司在泰安的办事处，晚上宴请当地几个重要的客户。

高叶对上司的日程是这样准备的：要在下午7：00之前到达泰安，就必须下午2：30之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约需要半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在12：00开始进餐就行。根据这种反推法，高叶安排司机11：30从公司送上司到燕京饭店（半个小时足够），并订了下午2：30的火车票，通知泰安办事处的人下午6：30接站。

但是，第二天意想不到的事发生了：上司与客人吃饭时一聊天就把时间忘了，直到下午2：00才从饭店出来。他一看手表，说忘记了时间，问在饭店外等候的司机，去泰安下一趟火车最早是几点，司机说不清楚，上司有些不耐烦，于是司机马上打电话问高叶。没过一分钟，高叶就用短信将当天下午北京站路过泰安的所有火车的开车时间发了过来，因为高叶预计到了这种情况可能出现，提前做好了准备。当时上司很惊讶，也很满意。从这个案例你得到哪些启示？