安排预订返程票和宾馆住宿

任务四　安排预订返程票和宾馆住宿

一、训练目标

（1）能够编制返程票的预订程序。

（2）能够编制宾馆房间预订程序。

（3）能够进行返程票的预订。

（4）能够进行宾馆房间的预订。

二、任务内容（素材）

重庆尚尚文化传播有限公司拟于2011年8月下旬举办《演出经纪人》职业资格证书培训班，该公司黄总准备将本次培训班返程票和宾馆房间的预订工作交给秘书刘娟来准备，请帮助秘书刘娟编制两项任务的预订程序，并进行模拟操作。

三、任务要求

（1）概括叙述秘书完成这项任务的步骤。

（2）以文本成果的方式展现工作实训过程，文本内容应包括订票及订房间的程序、参加培训回执表、返程票预订确认表、宾馆房间预订确认表等。

四、训练提示

（1）以3人为单位成立小组，在团队充分讨论的基础上共同完成实训任务。

（2）订购机票或火车票等可以通过网络、票务公司、订票点等多种方式预订。

（3）宾馆房间主要通过合作单位、网络、旅行社等代为预订。

五、训练内容及成果

1.工作任务

编制订票及预订宾馆房间的程序，并模拟操作。

2.工作过程概述

秘书刘娟应先统计参训回执单的有关信息，了解培训学员的参训报名情况、住宿及返程票预订要求，做好分类记录。订购飞机票时应注意选择航空公司、起飞的时间、目的地、是否中转、正确输入参训人员的姓名和身份证号码。订购火车票可以通过电话、网络、票务公司、铁路局订票点等预订火车票，应尽快与对方确认返程时间、人数、车次和其他要求，尽最大可能满足参训学员的返程需求。秘书了解了各地不同的票价情况后，将返程票预订的信息打印出来，在参会人员签到时确认并收取费用。信息确认无误、费用收取后，请需要预订返程票的人员在预订信息签名栏中签字确认。与会人员参会期间，刘娟前去购买车票（自行前去购买最好携带单位介绍信，若委托票务代理，则需要收取部分代理费）。车票确认无误后，可装袋发给要求订票的人员，并签字确认。

预订宾馆房间时要正确告知宾馆入住人的基本信息和住宿要求，合理调配住宿资源，根据学员身份的不同和特殊要求考虑宾馆的资质，以及入住的楼层。

3.训练成果

（1）《演出经纪人》培训班报名表（参会回执表），见表2－30。

表2－30　培训班报名表

（2）返程票预订确认表，见表2－31。

表2－31　返程票预订确认表

六、综合训练题

（1）杭州雨新公司李总经理因公务需要，要携马秘书到重庆出差，主要是洽谈合作项目前期的有关事宜。假如你是马秘书，请你完成以下任务：

①收集重庆公司的有关资料；

②选择去重庆的旅行方式，查询杭州到重庆的火车、航空等信息资料，并进行书面整理（车次、航班、价位、起讫时间）等；

③预订重庆客房。

（2）小茹是外语学院毕业的高材生，应聘做公司总裁的秘书。综合部有四个秘书，其余三个都是大专业，而且都年过30岁，因此，不到两个月，她就产生了一种无形的优越感。这天老总开完会后对小茹说他与其他三位部门经理今晚要去上海出差，让她订四张机票。

“是特等舱吗？”小茹问。“是的。”老总回答。小茹赶紧下楼在商务处订了四张特等舱票。当她把机票都拿出来时，老总问她：“谁让你订四张特等舱票？”小茹这时才明白只有老总才有资格坐特等舱。于是，她又匆匆忙忙下楼把那三张换成普通舱。当她把那三张票给那三位部门经理时，有人问她：“你准备把老总一个人孤零零地扔在特等舱里？”

面对这种情况，小茹无言以对。小茹订的四张机票问题出在哪里？如果你是小茹你应该怎么做？