制定办公物品管理制度

任务一　制定办公物品管理制度

一、训练目标

（1）了解办公物品管理的流程。

（2）掌握制定办公物品的发放和管理的办法。

二、任务内容

小邱从销售部调来集团办公室任秘书，主任要他负责管理集团的办公物品。随着事业的发展，总部这几年规模拓展很快，家大业大，现在到底有多少家当，主任自己也搞不清楚了。但主任又很清楚：本部经常重复购买一些办公物品，而有时则各部门在使用办公物品时互相争抢。所以他才决定招聘懂管理的秘书，统一规范管理办公物品，合理调配和利用办公物品，提高办公物品的使用效率。

三、任务要求

能够根据公司的实际情况制定办公物品管理制度。

四、训练提示

（1）本实训可选择在模拟办公室进行。

（2）全班同学分成若干小组，每个小组3人，其中1人扮演办公室主任，1人扮演秘书小邱，1人进行监督和评价。每人都要轮流演示邱秘书。

（3）每个学生在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

（4）每个学生最好都能按照实训内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

（5）老师可以临场发挥，比如，增设模拟角色和任务。在学生演练时，老师可组织其他学生对表演进行评价。

五、训练内容及成果

1.工作任务

制定办公物品管理制度。

2.工作过程概述

邱秘书受任后，把集团所有的办公物品，包括日常用品、办公物品、家具、设备等的数量、现状和使用情况调查得清清楚楚，并分类建档。鉴于集团本部的办公物品管理出现的问题，针对性地制定办公物品管理制度，要求公司所有员工都要遵照执行。

3.训练成果

办公物品管理制度

第一章　总则

第1条　为使公司办公物品管理工作规范化，特制定本规定。

第2条　公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公物品。

第3条　办公物品的采购与管理由行政部统一负责。

第4条　本制度适用于公司全体员工。

第二章　办公物品的申请

第5条　对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写“易耗品申请单”（表2－33），经签字确认后，到行政部登记领取。

表2－33　易耗品申请单

第6条　在各部门申请的办公物品中如果包含有特殊要求的，则申请部门还必须另填一份订购单，经行政部门确认后，直接向有关商店订购。

第7条　各部门的申请书必须一式两份，一份用于分发办公物品，另一份用于分发领用用品登记。在申请书上要写明所要物品、数量、规格等内容。

第三章　办公物品的购买

第8条　为了统一限量、控制办公物品规格，以及节约经费开支，所有办公物品的购买，都应由专人统一负责。

第9条　根据办公物品库存量情况，以及消耗水平向物资管理员通报，确定订购数量。

第10条　在办公物品库存不多，或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店购买或订购的方式。

第11条　行政部在购买办公物品时，必须货比三家，选择其中价格、质量最优者。

第12条　行政部门必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”（表2－34），卡中应写明订购日期、订购数量、单价，以及向哪个商店订购等内容。

表2－34　订购进度控制卡

第13条　按订购单和订购进度控制卡检查所订购办公物品在预定日期送到与否。

第14条　所订购办公物品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上签字确认，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。

第四章　办公物品的核发

第15条　各部门员工尽量领用申购计划内的办公物品。办公物品管理员负责采购。特殊或急需的办公物品，经领导签批后可以自行购买。

第16条　行政部依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公物品分发通知书（表2－35）。

表2－35　办公物品分发通知书

第17条　物品保管员在进行核对后，把申请所要的全部用品备齐，分发给各部门。

第18条　办公物品管理员应建立“办公物品领用登记表”，领用时应由领用人签字。

第五章　办公物品的保管

第19条　物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续，必须清楚地掌握办公物品库存情况，并搞好库房管理。

第20条　行政部必须对所有入库办公物品一一填写台账。

第六章　办公物品使用的监督

第21条　行政部门定期核对物品申请书与实际使用的情况。

第22条　行政部门不定期核对物品领用单与物品台账。

第23条　行政部门不定期对各部门办公物品使用情况进项检查，杜绝浪费办公物品行为的发生。

第七章　附则

第24条　本制度自发布之日起执行。

六、综合训练题

（1）公关部的李力拿着一份“物品领用申请表”（表2－36）走进办公室，“高叶，领2本复印纸。”秘书高叶接过申请表顺手将其放在桌子上。

表2－36　物品领用申请表

申请部门：公关部

高叶转身去储藏柜中拿出两本复印纸递给李力。李力说：“再给我们点儿笔吧，办公室总找不到笔用。”“没问题！”高叶说着又拿出几支笔递给李力。“谢谢啊！”李力接过物品转身走了。高叶坐回办公桌前，从文件夹中找出“库存记录”，打开并进行登记。请指出高叶在物品管理中有何不当之处。

（2）钟苗刚刚成为宏远公司的办公室秘书，在管理办公室物品时常常手忙脚乱；同事急着要复印明天参展的资料，却发现储藏间中复印纸已经所剩无几；每次购买办公物品时，不知道到底该买多少才既够用又不造成闲置……假如你是办公室主任，请根据办公物品管理制度的相关规定给钟苗提供一些切实可行的建议。

（3）为了适应公司的发展需要，隆盛公司的接待区需要重新装饰，因此接待区需要采购一些物品，为此专门召开了协调会。会上办公室主任特意强调，需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。会上决定，此事由秘书小方全权负责。几天后，小方带着采购人员对所购的设备和办公物品的型号、数量、规格粗略检查验货后将发票、单据送到财务，把后续的贷款支票开出来交给厂家。没想到一星期后公司总监打电话告诉小方货物的单价比原来的单价高出许多。请问此事小方应如何妥善处理？