制定印信管理制度

任务一　制定印信管理制度

一、训练目标

（1）掌握印章管理（刻制、启用和保管）的基本要求。

（2）掌握印章使用的程序规定与用印的技巧。

（3）掌握介绍信的管理与使用规范要求。

二、任务内容

小黄是天地公司总经理助理，负责公司印信的管理工作，因为这个企业有很多家下属公司。每个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了小黄的责任，公司大大小小十几个公章平时就堆放在办公室的抽屉里。最开始的时候，小黄对管公章和开介绍信这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，小黄便小心起来。

天地公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目的经理跑来找小黄盖章，那是一份“补充协议”，小黄每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，这份文件上没有天地公司代表人签字（这个经理解释说不用签字），小黄犹豫了片刻，还是盖了章。过了几天，项目经理和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，小黄觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是小黄还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把项目经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，小黄还没有警觉，任项目经理和公司的律师将文件带走。直到后来，小黄才明白事情的来龙去脉。

原来天地公司和他们收购的企业谈判，对方见索高价已经不可能，就附加了一些比较苛刻的收购条款（为此天地公司要多付款上百万元）。项目经理求胜心切，擅自做主。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……公司后来做了相应的处罚，小黄挨了处分，损失了一个月的工资。

祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，小黄忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老总拿着文件来找小黄盖章，小黄手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老总好几天没给小黄好脸色看。

后来又有一次，办公室被盗。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但小黄还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。

几天前，业务员小金因公出差，需要开具介绍信，找到小黄办理此事。小金要求小黄为其开三份空白的介绍信，说是外出方便一些，以备急用。为此，小黄感到有些为难，但经不起小金的再三恳求与保证，还是按小金的要求，在三张空白介绍信上编好介绍信编号，并盖了章。小金走后，小黄越想越后悔，赶紧向办公室李主任汇报了这件事，领导对他进行了严肃的批评，责成他立即追回这三封介绍信。

如果你是天地公司的总经理助理小黄，请你依据印信管理工作中存在的不足制定相应的管理制度，以便开展工作。

三、任务要求

能够根据公司印信管理制度的要求用印和开具相关介绍信。

四、训练提示

（1）本项目在实训室进行。

（2）实训时，全班可分为若干个实训小组，每组6人，1人扮演小黄，1人扮演总经理，1人扮演部门经理，1人扮演小金，1人扮演办公室主任，1人进行监督和评价。每人都要轮流表演角色。

（3）其他学生对演示过程及结果进行评价。

（4）实训材料的准备：模拟印章、印泥、登记表、空白信笺等。

五、训练内容及成果

1.工作任务

能够制定公司的印信管理制度。

2.工作过程概述

经过了这几件事后，天地公司经理助理小黄在办公室印章和介绍信的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进。

单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全一些；对于公司的合同章，小黄应坚守原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不给盖章，盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，小黄应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请单，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份存档。

在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。

认真负责的工作态度是单位印信管理者必须具备的职业道德，小黄在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。

3.训练成果

天地公司印信管理制度

第一章　总则

为加强对公司印章、介绍信的管理及使用程序，有效管控公司各类印章的制发、保管、用印权限、借用、废止等行为，维护印章、介绍信使用的严肃性，保证印章的绝对安全和正常使用，确保公司合法权益免受损害，特制定本管理制度。

第二章　印章的管理

第一条　新的印章启用时，应由行政人事部发启用通知，启用通知上应附启用印模。

第二条　所有印章均应置于保险箱内或加锁在牢固的柜子、抽屉内。

第三条　保管人员必须严格遵守保管印章的纪律，未经批准，严禁携带印章外出使用。

第四条　保管人员对所保管的印章应经常检查，及时清洁，细心保护。

第五条　若发现所保管的印章有异常情况或丢失，应保护现场，及时报告行政人事部，说明情况，及时处理。必要时应报告公安机关协查。

第六条　印章保管人员一个以上工作日不在岗、换岗或离职等不能随时保证印章的使用时，必须做好印章的交接工作。

第七条　使用印章必须经批准后方可使用，用印人一律填写“用印申请单”。

第八条　部门印章使用手续：用印人填写用印申请单→部门负责人签字→管理人员盖章。

第九条　公司级印章使用手续：用印人持需要盖章的文件，在行政人事部处填写用印申请单后，先由本部门负责人签字确认，再由公司总经理或总经理授权的人签字。批准后，方可给予盖章。

第十条　批准人和盖印人对所盖印章的文书内容必须认真审阅，对一些必须要经办人亲手盖章的材料（如属于部门保密文件），必须有领导的明确批示，并登记清楚。

第十一条　严禁在空白介绍信、空白信笺上盖章。

第十二条　使用印章时，必须保证位置恰当、字迹端正、图形清晰。

第十三条　由于部门变动，印章样式改变或其他原因而造成的印章停用，必须认真做好善后工作。

第十四条　行政人事部要做好停用印章的登记工作，做好已停用印章的上交、清退、存档或销毁工作，根据不同情况分别处理，并做好交接手续。

第三章　介绍信的管理

第十五条　公司介绍信由总经理指定专人集中保管。

第十六条　开具单位介绍信，需要报经部门主管审批后交由介绍信管理人统一填写并加盖公章后交给使用者。

第十七条　介绍信保管人在开具介绍信时应严格审查，对于不符合规定或手续不齐全的，可拒绝办理并要求其补办相关手续后再予办理。

第十八条　如果情况发生变化，介绍信领用人应立即向部门主管报告，通知介绍信管理人并及时采取相应的措施。

第十九条　原则上不允许在空白介绍信上加盖公章，如确有工作需要，需要经总经理签字批准办理领用登记手续，未使用的空白介绍信应交回介绍信管理人即时销毁。如果发现加盖公章的空白介绍信丢失，领用人应立即向部门主管报告，通知介绍信管理人并及时采取相应措施。

第二十条　介绍信存根应妥善保管，由介绍信管理人按保密要求归档。

第二十一条　对于以欺诈手段使用介绍信的人应根据情节轻重给予行政处分直至追究刑事责任。

第四章　附则

第二十二条　本制度适用于公司每个部门。

第二十三条　本制度监督责任部门为公司行政人事部，第一责任人为各部门指定的印信保管人员。

第二十四条　本管理条例自颁布之日起实施。

二○××年×月×日

六、综合训练题

（1）本单位供应科小周来办公室申请办理转给配套厂家八月份供应本公司生产配件款项的转款用章手续，办公室秘书小李审核无误后，正在转账凭证上一份一份地认真准确地盖单位正式印章和总经理的法人章，这时电话铃突然响起，小李把印章放在桌面上就去接电话，电话那头是陈总经理，他交代小李有急事必须立即离开办公室去处理。模拟小李在这整个过程中的规范处理程序和方法。

（2）某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地销毁。请问小徐为什么不能听命？

（3）新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。第二天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方意见基本一致的情况下，在合同上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。请谈谈你对新达公司案例的看法。

（4）小金是公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就随手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小金让他把箱子放在茶几上……

下午，总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金发现公章不在抽屉里了，她才想起来是上午小柳在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：经理，不好了，公章被人偷走了！总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小金先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。请指出秘书小金犯了哪些错误？

（5）某厅办公室印章管理员小唐，一日中午将近下班时，遇到下属公司一个常来办事的党支部书记兼经理，拿着一份他女儿参加成人高考的登记表，要求其签署主管部门意见，并加盖厅的公章。开始小唐要他找厅人事主管处盖章，但这位经理借口“已经下班，没时间了”，并说“单位已同意盖章了”。碍于“熟人、面子”并以“她考上才算数”为理由，因而不坚持原则，而在登记表上签署意见，加盖该厅的印章。

一年后，群众揭发经理弄虚作假，以权谋私，用单位指标，骗取单位和主管厅签印，送不合条件子女入高校读书。经有关部门查实，除对当事人做了纪律处分外，对不坚持原则，越权、违纪，随意用印的小唐也给予党纪处分，并取消当年“优秀党员”称号。该案例给了你哪些启发？