会议与商务活动

第三单元　会议与商务活动

一、会议的种类与作用

从字面上理解，“会”有聚合、碰头、会面的意思，“议”有商议、讨论的意思，会议即是人们为了解决某个共同的问题或出于共同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。会议是人们开展工作、交流思想的一项重要活动。

1.会议的种类

（1）根据性质和内容的不同，会议可以分为以下几种。

①年会：年会是就某一特定主题展开讨论的聚会，议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。通常包括一次全体会议和几个小组会议。可以单独召开，也可以附带展示会，一般周期是一年一次。参加年会全体会议的人员通常比较多，一般要租用大型宴会厅或者会议厅。

②专业会议：专业会议的议题通常是就具体问题展开讨论，可以召开分组小会，也可以只开大会。就与会者人数而言，专业会议的规模可大可小。

③论坛：论坛的特点是反复深入的讨论，可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意见和看法，两个或更多的讲演者可能持相反的立场，主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问，所以组织方必须对这种论坛会议提供多个话筒。

④座谈会、专题讨论会：座谈会和专题讨论会除了更加正式外，与论坛会议是一样的。不管个人参加还是专门小组参加，都是进行一种陈述讲演，有一些预定好的听众参加，但会议气氛比论坛会议所拥有的那种平等交换意见的气氛略淡。

⑤讲座：讲座要更正式一些，更有组织性，常有一位专家进行个别讲演，讲座规模可大可小。

⑥研讨会：研讨论会上，出席者有许多平等交换意见的机会，知识和经验被大家分享，通常在讨论主持人的主持下进行。当研讨会的会议规模变大时，它就变成了论坛、座谈会或专题讨论会了。

⑦培训性会议：一般至少需要一天时间，多则几周。这类会议需要特定场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员进行教授。

（2）根据会议的规模即参加会议的人数的多少，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。

①小型会议：出席的人数少则几人，多则几十人，但是不超过100人。

②中型会议：出席人数在100～1000人之间。

③大型会议：出席人数在1000～10000人之间。

④特大型会议：人数在10000人以上，例如，节日聚会、庆祝大会等。

此外，根据会议的技术手段不同，可分为传统会议、现场会议、电视电话会议、网络会议等。

2.会议的作用

会议是人们在社会活动中形成的一种互动方式。随着信息量的不断增加和科学技术的迅猛发展，会议的作用越来越受到人们的重视。

（1）加强信息交流、进行资源互享的作用。

会议是信息不断输出、传递、输入的过程。通过会议，可以实现上传下达、左右联络、情况互通等，而且相比其他的沟通方式，会议沟通具有直接、快速的特点。

（2）协调矛盾、统一思想的作用。

在会议上，围绕一个共同的目标进行讨论，各抒己见，求同存异，最终达成共识，形成合力，从而起到推动工作的作用。

（3）发扬民主、集思广益、科学决策的作用。

会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议，充分听取与会人员的意见与建议，群策群力，实现决策科学化和民主化。

二、会议筹备

（一）会议策划内容

会议策划应主要做好以下几项工作。

1.明确会议目标，确定会议议题

会议议题通常也就是指会议所讨论的内容、中心、会议主题。围绕会议目标，科学合理地确定议题是保证会议质量的重要因素之一。会议的议题必须鲜明、直接、聚集且是当时必须立即有可能解决的问题，议题数量应有一定限制，议题过多，容易走过场，讨论不深入，而且会拉长会议的时间，使与会者因疲劳而分散注意力，反而降低会议质量。

2.确定会议相关人员

会议相关人员包括会议主办者、承办者及与会人员。一般而言，主办者即承办者，但有时也有区分。承办者要具体承担各项会务工作，并对主办者负责。与会者一般可以分为四种资格，分别是正式会员、列席会员、嘉宾及工作人员。正式会员有发言权和表决权，全面行使会员权利、承担义务；列席会员无表决和选举权；嘉宾由主办者专门邀请，如上级单位的领导、社会知名人士等；工作人员则是会议的服务人员。

3.选择会议时间与地点

会议时间指会议的起止时间和时间跨度。会议时间与会议议题、会议规模等有关。有两个术语要弄清楚：一是会期，指会议从开始到结束的时间跨度，会议效率越高，会期越短；二是会议周期，指同一性质和同一系列的两次会议间的时间跨度，如公司的定期股东会一般是一年一次。另外，会议每一项议程的持续时间也要合适。心理学研究表明：成年人能集中注意力的平均时长为45～60分钟，超过这个时间人就会精力分散，超过90分钟，人就会感觉疲劳。如果确需延长，则应安排中途休息。

一般情况下，企事业单位的会议和行业系统内部的会议，会场都选在本单位或本系统内部的会议室举行。规模大的也可以在酒店的会议厅举行，或者设置主会场和分会场。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，会议地点也出现了许多新的形式，如电视电话会议、网络会议等，会议地点的观念也随之发生了很大的变化。

4.安排会议议程，分配相应的会务工作

安排会议议程时，要注意三点：一是围绕会议目标安排议程，确保议程符合会议中心议题；二是围绕重点人物和重点议题安排议程，安排议程时，保证关键人物的时间，确保其能出席会议，几个议题同时讨论时，要把最重要的议题列在最前面；三是科学安排开会时间，上午8：00—11：30、下午15：00—17：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时间。

安排会议议程和日程时可以将全体会议安排在上午，分组讨论则安排在下午。为了保证会议议程的顺利进行，还应做好相应的会务工作，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要有会前准备工作、会议期间的协调服务工作和会议善后工作。

5.会议经费预算

会议经费预算是会议前期准备工作中的一项重要工作。会议经费预算必须考虑到会议内容、会议时间、会议规模、参会人数等因素，经费预算方案必须本着节约的原则。

（1）会议收支预算项目。会议预算包括会议收入预算和会议支出预算两大部分，预算方案需要经领导审核批准。会议经费支出一般要考虑：会场费用，包括场地租金、设备租金、茶水饮料费等；资料费用，包括会议所需要的办公用具和印制资料、手册所需要的费用；食宿费用，有些会议食宿由正式会员自行承担；交通运输成本，包括会议期间接送与会人员所发生的车辆相关的费用；营销支出，用于会议宣传、新闻发布、通信联络等费用；其他杂费，包括会议发言人报酬、会议合影、会间娱乐或旅行活动、会议纪念品、工作人员等所需要的费用。

会议收入一般来自会议主办者批拨、正式会员交来的会务费、商业赞助或捐赠等几个渠道。

（2）会议经费预算原则。遵循经济办会的宗旨，严格控制各项费用，根据实际需要合理分配各项开支，把有限的经费用在刀刃上，争取用最少的钱办最高效的会；要留有余地，充分考虑意外因素，比如，天气原因、市场价格变化等。

（3）会议成本控制办法。比较选优。大到会场租金小到胸花、办公用具的费用。不同的地方价格不一，要学会比较，选择价廉物美的服务和资料、物品。从大处着手，也不忘小处的节俭，有效控制会议成本。

因地制宜，要充分利用当时当地的资源为会议所用。例如，请会员或当地人做演讲人，经常与多面手合作，或让你的演讲人在会议现场销售其图书、CD或其他产品，以换取他们在演讲费用方面的让步。

充分利用现代技术手段。可以把会议资料刻在CD上，或者放在网上供大家下载，这样做不单有降低成本方面的作用，对有环保意识的参会代表也很有吸引力。尽量通过电子邮件开展会议营销工作，这样可以节省邮寄费用和印刷费用。复印纸的两面尽量都使用，以节省纸张费用和运费。充分利用网络、电子技术等现代技术手段节省会议成本。

（二）会议策划流程

会议策划工作可分为确定目标、设计方案、评价选优和实施反馈四个阶段。会议目标要明确，可以解决实际工作中的问题，不走过场。策划方案一般应有两种以上以便进行综合权衡，择优选用。选择方案时要运用全局的眼光，从方案的可行性、效益性角度进行比较选择。在方案实施过程中，还要注意随时修正或作局部调整，以便达到会议的最优效果。

三、会议服务

1.安排报到与签到

（1）接站要点。

①明确接站对象，确定接站规格。一般情况下，与会人员按照主办者提供的指示自行报到，但重要领导、嘉宾等则需要到站迎接。要统计出需要接站人员的个人基本信息和到站信息，安排好接站人员，并做成表格分发给相关人员。

②提前到站，举牌示意，礼貌迎接。接站人员应该提前到达，做好迎接准备工作，让对方感觉到被重视和受尊敬。在接站现场最好举示醒目的标志，以便对方辨识。与会者到站后，接站人员应见机主动上前询问，握手致意，并介绍其他接站人员。出站时应主动为对方提行李，为对方引路。乘车返回时，应有主人相陪。

③及时掌握与会者抵达信息。要随时关注航班或车次的变动情况，特别留意晚点到达的与会者，避免漏接。

（2）会议报到。

会议报到是针对需要集中住宿的大中型会议而言。报到组织工作的主要内容包括以下几项。

①设置报到处和路标。要设置专门的报到处，并设置会场指引路标，以方便与会者更快找到目的地。

②查验证件。确认与会人员的资格，包括会议通知单、单位介绍信、身份证等有效证件。

③登记信息。会务人员事先准备报到登记表，与会者配合填写自己的基本信息资料。登记注册工作不可少，既可以统计到会人数，又便于安排住宿，也为会后的通讯录制作提供原始材料。

④接收和发放材料。会务人员接收与会者应提交的材料，同时分发为与会者准备好的会议期间所需的各项资料和物品等。

⑤预收费用。有些会议会向与会者收取会务费、材料费等，所有这些费用应在报到时向与会者收缴，并出具发票。

⑥安排住宿。会期在一天以上的，应安排与会者的住宿问题。根据与会者的身份和要求，在现有条件下合理安排，尽可能满足与会者的需求。

报到结束后，会务人员应向会议负责人汇报报到的情况。报到过程中，也应适时报告报到的阶段情况，以便会议负责人随时掌握到会情况。

大中型会议，报到手续繁杂，稍有疏漏就会有后患，因此对注册报到人员的安排就要考虑得细致周到些，要挑选善于与人打交道、有较强解决问题的能力、有耐心且体力好的人。注册报到人员一般需要这几类人员：文书工作者，主要负责会议资料的收发工作；出纳员，负责现场收费出票；电脑操作者，负责调取资料，录入信息；引导员，与会者不熟悉会场，需要有人引导；翻译人员，召开国际会议时需要；咨询人员，有些会议会专设服务台，有些会议会由其他工作人员负责咨询的工作。

（3）会议签到。

与会者参加每一项会议活动进入会场前都要签到。签到是为了及时、准确地把握到会人员和人数，如实反映会议实际缺席情况。有些正式的会议要求到会人数达到一定的比例才能召开，这类会议的签到就变得更为重要。

会议签到的形式一般有以下几种。

一是表式或簿式签到。这是传统的签到方式，事先备好空白的登记表或登记簿，与会者在簿册上签名以示到会。

二是卡片式签到。会务人员事先将印制好的卡片分发给每位与会者，卡片上标注会议名称、日期、姓名或编号（编号与姓名对接，一个号码对应一个与会者）。与会者进入会场时将签到卡交与现场会务人员即可。

三是电子签到。事先给与会人员分发磁卡，到会时与会者将磁卡插入或靠近读卡器或感应器即为签到。会务人员可以通过读卡器即时统计到会人数与缺席人数。这种形式成本大但效率高。

根据不同规模、不同性质的会议要选择合适的签到形式，既要考虑签到的费用问题，又要考虑签到的效率，特别是采用纸质载体签到时可以采用分头、分片签到，以免签到处拥挤堵塞。

2.会场布置

会场布置包括安排座位、布置会场气氛等工作。会场布置是会议前期重要的准备工作，包括选择会场形式、排定会议座次、布置会场气氛、配齐并调试电器设备等工作。对会场的总体要求是整齐、安静、明亮、空气流通、大小适宜、设备齐全、利于安全和保密。

（1）会场布置的形式。

会场形式的安排要根据会议的规模、性质进行确定。一般可分为相对式、全围式、半围式和分散式。

相对式（图3－1）的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台，整个会场气氛显得严肃和庄重。

图3－1　相对式

全围式（图3－2）的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式容易形成融洽的会议气氛，体现平等和互相尊重的精神。全围式适用于召开小型会议和特小型会议，以及座谈会、协商会等类型的会议。

图3－2　全围式

半围式（图3－3）介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。这种布置形式适用于中小型的工作会议等。

分散式（图3－4）是将会场分成若干个中心，每个中心设一个桌席，与会者根据一定的规则安排就座，其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出了主桌的地位和作用，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。这种布置形式适合召开规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等，但这种会场座位格局要求会议主持人具有较强的组织和控制会议的能力。

图3－3　半围式

图3－4　分散式

（2）座位安排。

①主席台座次安排。主席台座次按照参加会议的领导人的职务高低进行安排。这既是一项技术性工作，又是一项严肃的政治任务，会务人员必须认真对待。

国内会议主席台座次安排的通常做法是：职务最高的领导人（有时是声望最高的来宾）就座前排正中央位置，其他领导人按职务高低遵循“左高右低”的原则（以主席台朝向为基准）一左一右逐次安排座位（图3－5）。

国际性会议主席台的座次安排则有区别：身份最高的就座前排正中央位置，其他人员则按身份高低遵循“右高左低”的原则（以主席台朝向为基准）一左一右逐一安排座位（图3－6）。主持人的座次既可安排在前排边座，又可随身份高低排列就座前排。

排定座次后同时需要在主席台上摆放台签，以便对号入座。

②与会者的座次安排。有些会议不需要排列会场内其他人员的座次，但如果是代表会议或中型以上比较严肃的工作会议、报告会议等，为了保证会议的活动能够井然有序地进行，则需要给与会者安排座位，以便对号入座，这是会议组织者的一项重要工作。

图3－5　国内会议主席台座次排列法

注：图中“1”代表主席台，数字由小到大表示职务（身份）由高到低。

图3－6　国际会议主席台座次排列法

可将与会者名单按姓氏笔画或音序排座、按不同领域的代表团名称来安排座位区域，也可按与会者所属的地区安排就座区域。与会者座位安排方法灵活多样，组织者应根据会议的实际情况合理选择安排方法。与会者座位排定后需要在会议桌上摆放名签，或者同时在会场入口放置会场座次示意图。与会者第一次入场时，工作人员应进行引导。

（3）会场气氛布置。

不同的会议要求有不同的气氛。庆祝大会、表彰大会要求喜庆热烈；座谈会会场要求和谐融洽；纪念性会议要求隆重典雅；日常工作会议要求简单实用。会场气氛布置往往会对会议的效果起到促进作用。会场气氛布置内容一般包括会标、会徽、旗帜、标语、花卉、灯饰、音响等。会场气氛布置要与会议主题协调，并讲求艺术性。

会标一般应悬挂在主席台上，主席台背景处（也称天幕）可悬挂会徽或旗帜或其他艺术造型图等，主席台下可摆放花卉。灯光的亮度要适应会议的需要，应该根据会议不同的阶段有所变化。音响则可根据会议进行的不同时段播放会前进行曲、会中休息曲、会后结束曲等来调节会场气氛。会场四周和会场门口则可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物。会场布置过程中，应注意会场内色彩的搭配和整体的基调，应选择与会议主题相协调的色调。一般来说，红色、橙色等暖色调比较亮丽明快，可以表现出热烈的气氛，更适合庆典性会议；蓝色、绿色、米黄等色调庄重、典雅，则适合严肃的工作会议。

3.会间服务工作

（1）会间活动安排。

会期较长的会议通常需要安排一些会间文化娱乐活动，以放松和调节与会者的心情。会间娱乐活动常见的有观看文艺表演、外出考察、户外游览、户内自娱自乐活动。要本着安全、有序、节俭的原则来开展活动，同时考虑与会者的兴趣、宗教及当时的风俗与特色等因素。

（2）会中文书工作。

会中文书工作通常是指会议记录、编发会议简报及会议宣传报道。

①会议记录。会议记录是会议纪要和会议简报的基础。会议记录的方法一般有两种：一是同步记录，可以使用计算机记录、速录机记录和手工速记；二是录音记录或录像记录。特别重要的会议需要详细记录，日常会议则可摘要记录。

会议记录过程中，要重点关注针对中心议题的讨论发言、会议争论的焦点、主要与会者的发言、会议开始和结束时的讲话，以及各方的主要见解。

会议记录要求快速、完整、客观、真实，记录后要及时整理。为了保证会议记录的完整性与真实性，重要会议一般同时使用同步记录和录音或录像记录。

②会议简报。中型以上会议常需要编发简报，以迅速反映会议中值得注意的动态和问题。会议简报一般由会议秘书处编发，选取会议进展情况、会议发言中的意见与建议、会议议决事项等内容进行编制。重要会议、会期较长的会议的简报往往具有连续性，编发不止一期。会议简报既便于领导了解情况、便于与会者相互沟通和交流经验，又利于日后的备考存查。编发会议简报要做到“真、新、精、简”。“真”即内容要客观、真实，“新”是指编发要迅速、及时，一般前一天的会议情况第二天上午就要印出到与会者手上；“精”是指材料要精选，突出重点、抓住典型；“简”是文字要简练，篇幅不可过长，通常是“千字文”。

③会议宣传。如果领导认为有必要，会务秘书处应做好会议的对外宣传工作，宣传工作有三种形式：一是撰写新闻报道稿件，经领导审阅后发送给媒体；二是给媒体准备宣传资料，邀请媒体驻会随访，发布消息；三是会议结束后召开记者招待会。在会议宣传工作过程中，要知道哪些信息是可以公开的，哪些信息是需要保密的。

（3）会间食宿安排。

会期较长且有较多外地与会者的会议，一般应尽量安排好与会者的食宿问题。会议餐饮安排的首要原则是量入为出，不铺张浪费，要注意安全卫生，在菜式的选择上注意照顾各地与会者的口味。会间的住宿要求离会场近且交通方便，同时考虑与会者的特殊要求。

（4）会间危机处理。

哪怕是做好了最充分的会前准备，也难免在会间出现一些意外，只有事先全面了解可能出现的危机，并在会前做好应对方案，才可能顺利化解危机，保障会议的有序进行。

会间出现的危机会有多种，比如：会议进行中，发现投影仪不能使用；需要的文件还留在办公室；冬季或夏季开会时，会议室空调启动不了；来宾单位临时更换了出席人员但主持人还不知道；等等。遇到这些情况，要注意从以下两个方面做好：一是，会前要对整个会议过程像过电影一样在脑中过一遍，尽可能多地预测会议过程中可能发生的问题，并设计应对的方案；二是，会务组各成员在会间随时待命，出现危机时，要保持头脑清醒，迅速果断采取措施。另外，秘书人员在平时工作中要善于思考和积累，从处理突发事件中不断举一反三，总结经验，摸索规律。

4.会议善后工作

会议善后工作主要有会场善后工作、安排与会者返程、会议经费决算、会后文书工作等。

（1）会场善后工作。

会场布置的一些物品和设备要进行整理回收，如有借的物品，应及时归还。如果是外借的会场，会议结束后，会务秘书应及时与出借方结清各项费用。

（2）安排与会者返程。

事先了解外地与会人员对时间、交通工具的要求，及早代订机票或车票。要掌握外地与会人员离开的时间，如果有必要，安排送行车辆和陪同人员。

（3）会议经费决算。

会议经费的支出一般有以下几项：会场租用及布置费用、会议设备租借费用、会议通信交通费用、会议食宿费用、会议资料费用、会议宣传费用、纪念品购置费用等。有些会议是由主办方承担所有费用，有些会议的经费则由与会人员以交付会务费的形式全部承担或部分承担会议经费。会议结束后，会务秘书应收齐各项支出的票据，并进行列示和统计，审核后需要报销的按单位财务要求进行报销。

（4）会后文书工作。

会后文书工作主要包括文书的清退与收集、文书制作及文书整理归档等。有些会议材料不允许外带，特别是机密文件，会议结束后应及时清退收回。文书收集的范围主要是关于本次会议召开的请求与批复、提交会议审议的文件材料、会议期间使用的文件、会议记录、会议简报、会议声像材料等。会后需要制作的文书主要有会议纪要、会议决定、新闻发布稿、会议总结等。会议文书材料除了属于归档范围应作为档案整理外，其他一些材料会议承办者也会保留，以便将来参考使用。

四、商务活动

1.商务活动概述

商务活动是指为达到一定商业目的而进行的各种投资、谈判、合作、会议、展销、庆典、培训、展览等活动的总称。商务活动是企业整合市场资源、开展市场营销活动和提升企业文化建设的重要手段，商务活动一般有明确的目的性、周密的计划性、广泛的社会传播性和利益驱动性等特点。商务活动越来越多，活动的策划、组织、管理和实施便理所当然地成为政府、企业及各行各业都必须面对的一项重要工作。

2.几种主要的商务活动

（1）商务谈判。

①商务谈判特点。商务谈判是在商品经济条件下产生和发展起来的，并成为重要的商务活动形式。企业之间的商业合作、国家之间的经济技术合作，往往都离不开商务谈判这一环节。商务谈判是一项十分复杂的综合性经营管理活动，它包含政治、经济、技术、法律、文字、心理、社交等诸多学科，是一项集政策性、技术性、艺术性于一体的社会经济活动。商务谈判的特点有以下几点。

a.谈判对象的广泛性与确定性的统一。从理论上说，谈判对象可能遍及各地，十分广泛，实际上，为了使交易更加有利于己方，往往也会广泛地接触交易对象。但广泛了解后，最终会选择合适的交易对象进行谈判，从这个意义上看，谈判对象又是确定的。

b.谈判各方利益互斥性与互惠性的统一。商务谈判以获得经济利益为目的，各方都希望对方能满足己方的所有要求，从这个意义上来说，谈判是互斥的。但谈判的目的是达成协议，既要得到利益，又要舍得放弃利益，只有互惠的谈判才能最终达成合作。

c.谈判的公平性与结果的不平等性的统一。谈判是一个各方协商的过程，地位平等，机会均等，但谈判的结果总是不平等的，一方的满足程度高一些，另一方则低一些。造成不平等性的原因是谈判各方的实力不同，谈判技巧的掌握和运用有高低。

②商务谈判的形式。商务谈判的形式为交换谈判内容所采取的方式。谈判的形式一般有口头谈判、书面谈判和网络谈判。口头谈判是面对面进行，交流信息直接而迅速；通过信函、电报、电传通信工具谈判成本低，但效率不高且易造成沟通不畅；随着网络技术的发展，通过电子邮件、聊天工具、网络视频等网络工具进行谈判越来越被现代企业所采用。不同的商务谈判的形式各有利弊，应根据实际需要进行合理选择。

③商务谈判准备。商务谈判的准备有以下几点。

a.谈判人员配备。为了使谈判成功，谈判人员要有良好的政治、业务、心理素质，谈判团队要优势互补，互相配合。商务谈判应配备一名有身份、有地位的人负责控制和协调谈判班子，一般由单位副职领导兼任，称首席代表。还要配备业务熟练的经济人员、技术精湛的专业人员、精通法律的法务人员、熟悉业务的翻译人员和记录人员。在谈判的不同阶段，要确定主谈人与辅谈人，并明确各自的位置与职责，以及相互配合的关系。

b.商务谈判信息收集与筛选。谈判前，应收集、筛选、了解、掌握对方的信息，所谓“知己知彼，百战不殆”。

一要熟悉谈判对方所处的环境情况。环境情况主要指对方所在国家或地区的政治、金融与法制状况，宗教与习俗，商业惯例，以及其他有关信息。对方国家或地区的政治、金融与法制情况在涉外商务谈判中有重要的影响。谈判前要对对方的政治环境和法制情况作详细了解，这样才可以减少商业风险。比如，谈判前要详细了解两地或两国政府之间的关系、政府对进出口贸易的限制、外汇储备与管制、与谈判项目有关的法律规定等。宗教信仰影响着人的行为规范、价值观念，也会影响经济活动。对方是否信仰宗教、宗教禁忌是什么等信息要在谈判前进行认真的了解。社会习俗也会对谈判产生一定的影响。当地的礼仪规范、送礼和饮食习俗等，如果事先了解并有效运用，在谈判中有时会起到积极有效的作用。一个地区的商业惯例是在长期的经济活动中逐渐形成的，对商业行为有自觉的约束力。熟悉并尊重对方所在地区的商业惯例，可以有效促进谈判的成功。

二要准确掌握谈判对手的信息。谈判对手的信息包括企业的信息和谈判团队的信息。前者具体为企业发展历史、组织性质与规模、资信情况、产品或服务特点、市场占有率、价格水平等；后者包括对手的谈判目标，谈判团队成员的资历、职务、年龄、职业经历、性格、谈判风格等。

三要全面了解竞争者的情况。收集竞争者的信息时，要更多地关注竞争者明显优于或不如己方的地方。比如，市场占有率的大小、价格的高低、资信的优劣等。

四是认真分析己方的情况。只有深入了解自己，分析己方的优势与劣势，才能确定谈判目标、定位谈判地位，采取相应的策略。

c.商务谈判计划的制订。谈判计划是谈判过程的初始阶段，包括在对交易内容进行可行性调查研究的基础上，确定谈判主题和目标、谈判时间与地点，明确谈判要点，制定谈判措施等。

谈判主题即谈判的目的，谈判目标则是主题的具体化，所有准备都是围绕谈判目标进行的。确定目标要有弹性，要有回旋余地，一般会确定最高目标、中级目标和最低目标，谈判是否成功很大程度上体现在谈判最高目标的实现程度上，而最低目标则是谈判的最低期望值，如果连最低目标都不能达成，谈判就失去了意义。

谈判时间与地点的选择并不是一件随意的事情，恰当的时间与恰当的地点会有助于己方在谈判中争取主动。一般来说，被安排在星期一上午的时间传达出对方十分重视，并准备花足够的时间来沟通协商，而如果确定在星期五下午则说明对方想尽快结束谈判。谈判地点分为主场、客场和主客场轮流三种形式。要争取在己方谈判，谈判室的选择也有讲究，大会议室适合一开始谈判时和谈判结束签订合同时，小会议室则更适合需要明确合作具体细节的谈判。同时也不可忽略在谈判室以外的地点时双方谈判人员的接触，如果主动营造轻松、和谐的气氛，有时会对谈判目标的实现起到意想不到的作用。

谈判要点包括谈判进度与谈判内容的安排。谈判者应尽量争取谈判进度的主动权，这对谈判目标的实现会很有利。什么事项安排在什么时间，时长安排多长，如何编排谈判事项的先后顺序。谈判进度和内容的合理安排能引导和控制谈判的速度，并将之与谈判策略相谋合。

为了实现谈判的目标，采取有效的谈判措施至关重要。合同内容中，哪些是对方最重视的，哪些是对方可能会让步的，我方必须要坚持的是哪些事项，对方会要求什么交换条件等，这些情况分别采取哪些措施和策略是制订谈判计划的关键。

④商务谈判策略。为了使谈判顺利进行并取得成功，谈判者应及时抓住有利时机，适时采用相应的谈判策略。谈判策略有很多，要本着有理、有礼、有节的原则，事先谋划要周密，又能根据变化的局势灵活运用策略。以下按照谈判的不同阶段简要介绍几种谈判策略。

谈判开局可以根据不同情况采取保留式、进攻式、坦诚式等策略。保留式是对手提出的关键问题不急于明确回答，有所保留；采用进攻式要在开局就表现出己方强硬、坚决的态度；坦诚式则是开诚布公，坦率表明己方的期望甚至是己方的弱点。

进入报价阶段，则要正确运用报价的策略，按西欧的做法，习惯先报高价，再给予优惠降价，日式的做法往往报低价，但以对方满足所有条件为前提，通过让步条件逐步提高报价。还价时则要清楚报价的内容，通过货比三家，还价要符合情理和市场行情。

在对具体的合同内容进行进一步讨论、磋商时，要明确双方的分歧并进行分类分析，全面把握对方的真正意图，做到心中有数后“对症下药”，采取相应的策略。比如，以“没有先例”为借口坚持己方的条件，以“欲擒故纵”的方式让对方先乱阵脚，或以“最后期限”为理由促使对方妥协，凡此种种，应审时度势灵活运用不同的谈判策略。

（2）签字仪式。

签字仪式不仅是对谈判成果的固化，也是有关各方对自己履行合同的郑重承诺，签字仪式后合同成立。签字仪式气氛正式、庄重、严肃，有比较严格的程序及礼节规范，表明各方对缔结条约的重视及对对方的尊重。

①签字仪式的准备工作。签字仪式的准备工作主要有以下几点。

a.参加签字仪式的人员确定。参加签字仪式的人员包括主签人、助签人及其他参加仪式的各方工作人员。主签人一般为单位负责人，各方主签人身份应大体相当。助签人的职能是洽谈有关签字仪式的细节并在签字仪式上帮助翻阅与传递文本、指名签字处，各方的助签人由缔约各方共同商定。出席签字仪式的人员应基本上是参加会谈或谈判的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈或谈判的人员出席签字仪式，应事先取得对方的同意，另一方应予以认可，但应注意双方人数最好大体相等。

b.签字厅的布置。签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的。在签字厅内设置长方桌作为签字桌。桌面上覆盖深绿色的台呢。台呢色彩的选择，要考虑对方的习惯与忌讳。桌后放两把椅子，若是多方签约，则只放一把椅子轮流坐签或放多把椅子同时签。为了营造签字仪式的气氛，可以在签字厅里或签字桌后墙上悬挂会标。

②签字仪式程序。签字仪式时间不长，但程序规范、庄严、隆重而热烈。签字仪式的正式程序一般为四个环节。

一是签字人员进场到位。各国签字仪式的位序大同小异（图3－7至图3－9），按图3－7的位序为例：双方参加签字仪式的人员步入签字厅，主签人入座，助签人分别站于己方主签人的后外侧，协助翻揭文本并指明签字处。其他人员分主方、客方按身份顺序站立于相应的后侧，客方人员按身份由高到低从中间向右边排，主方人员按身份高低由中间向左边排。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。

二是主签人正式签署合同文本。通常的做法是先签署己方保存的合同文本，由助签人交换合同文本，主签人再在对方保存的文本上签字。

图3－7　签字仪式位序1

图3－8　签字仪式位序2

图3－9　签字仪式位序3

三是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并可相互交换各自方才使用过的签字笔，以示纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。

四是共饮香槟。交换已签的合同文本后，主签人（有时也包括在场的其他人员）当场打开香槟，干杯，这是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

（3）记者招待会。

①记者招待会概述。记者招待会（图3－10），又称新闻发布会，是公关组织直接向新闻界发布有关组织信息、解释组织重大事件而举办的专题活动。记者招待会正规、隆重且规格较高；沟通活跃，发布信息、相互问答，接触较深；同时对发言人和会议主持人要求也很高。

图3－10　记者招待会

②记者招待会筹备工作主要有以下几点。

a.确定主题，明确议程。确定召开记者招待会的必要性和所要达到的目的，并策划具体的议程。

b.挑选发言人，确定会议主持人。会议的主持人可由具有较高公关能力的人担任，会议的发言人应由组织的高级管理者来担任，因为高级管理者清楚组织的整体情况，回答问题具有权威性和代表性。

c.与会者的邀请、沟通与确定。应邀者的范围应视活动主题涉及的范围或事件发生的地点而定，会前应准确把握到会人员的情况。

d.准备资料。记者招待会需要准备的资料主要有两个方面：一是主持人、发言人的发言材料和宣传报道材料；二是相关的辅助材料，如发给与会者的文字资料、宣传画册，布置于会场内外的图片、实物、模型，预备在会议进行中播放的声像资料等。

e.时间、场地落实与场景布置。应尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免因与会者不能到会或交通阻碍而影响活动效果。记者招待会的开始时间不宜过早，最好是上午10点左右或下午3点左右。地点选择要考虑给记者创造方便采访的条件。场地的布置应视会议规模而不同，灯光、音响、展台等布置好后临会前应再检查一遍。

记者招待会必须按时举行，不是特殊的情况，不能随意提前或拖延。

f.其他事宜。为了使记者招待会收到更大的实效，可以结合会议主题在会前或会后安排参观活动。在财力允许的前提下，也可以安排小型宴会或工作餐招待与会者，通过这些活动，融洽组织与媒体的关系。

③记者招待会一般程序。一般来说，记者招待会有以下几个环节：签到、分发资料、宣布会议开始、发言人讲话、回答记者提问、参观及其他安排。

会务人员应做好现场气氛控制，事先备好应急预案，会中急智处理突发状况。

④记者招待会的会后工作。招待会结束之后，要及时检验会议是否达到了预定的效果，并做好以下几项工作：整理资料，尽快整理出记者会的新闻稿，包括文字、录音、录影，并追踪媒体是否收到；追踪媒体，记者招待会结束后，有关人员还应该积极收集内、外各种反应，如新闻媒介报道的情况，与会人员的反应等，来评估活动的成败得失，以便改进或弥补；会议评估，收集各媒体对本事件的报导角度和情况，并进行分析。

（4）庆典活动。

①庆典活动种类。庆典活动一般包括节庆活动、纪念活动、典礼仪式和其他活动。通过庆典活动，可以渲染气氛，扩大组织的影响力，成功的庆典活动还具有较高的新闻价值，能够进一步提高组织的知名度和美誉度。不同国家甚至同一国家不同地区，都有自己独特的节日。节庆日是酒店、宾馆等接待服务单位开展公共关系活动的绝好时机。可供组织举办纪念活动的日期和时间有很多，本组织的周年纪念日、逢五逢十的纪念日及重大成就的纪念日，更是举办纪念活动的极好时机。通过举办这样的活动，可以传播组织的经营理念、经营哲学和价值观念，使社会公众了解、熟悉进而支持本组织。因此，举办纪念活动实际上又是在做一次极好的公关广告。典礼仪式包括各种典礼和仪式活动，如开幕典礼、开业典礼、项目竣工典礼、毕业典礼、颁奖典礼、就职仪式、授勋仪式、捐赠仪式等。在实际工作中，典礼仪式的形式多样，并无统一模式。

②庆典活动组织程序。庆典活动组织程序主要包括以下几点。

a.确定庆典活动主题，精心策划，明确分工。

b.确定并邀请来宾。需要邀请的来宾一般有政府官员、地方实力人物、知名人士、新闻记者、社区公众代表、客户代表，具体视庆典主题和内容而定。发放请柬一般要求提前7～10天，重要来宾还得电话确认。

c.设计庆典活动程序。庆典活动的一般程序是：主持人宣布开典；介绍来宾；由组织的重要领导或来宾代表讲话；安排参观活动；安排座谈或宴会；邀请重要来宾留言或提字。

d.落实致辞人和剪彩人。致辞人和剪彩人分己方和客方。己方为组织最高领导，客方为职级较高或社会名望较高的人士。

e.准备宣传材料。庆典活动是宣传组织的好契机，应准备相应的宣传材料发放给来宾或提供给新闻媒体。

f.庆典活动的迎送工作。要设置专门的接待室，对所有来宾都应热情接待，耐心服务。重要来宾要由组织领导亲自接待，并由专人负责其签到、留言、食宿等。庆典结束要礼貌送别，视来宾的职级、出行方式等选择合适的送别形式。

（5）展览会。

展览会是一种综合运用各种媒介的传播方式，通过现场展览和示范来传递信息，推荐形象的常规性公共关系活动。展览会名称有博览会、展览会、展览、展销会、博览展销会、看样订货会、展览交流会、交易会、贸易洽谈会、展示会、展评会、样品陈列、庙会、集市等。

根据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序：展品吸引力占39％，现场展示占25％，展台设计占14％，展台人员表现占10％，散发资料占8％，展出者的名气占4％。由此可见，展出者并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。

①展品的选择直接影响展会的效果。展品要符合展出的目的、性质和内容，要体现组织的高新技术、生产能力及本行业特点，而且展品要有其独特性，要有优于同类产品的地方，以此才能吸引观摩者的眼球。

②展出商的现场展示也很关键。动态的现场展示要比静态的展品陈列更能吸引人，比如，歌舞表演、有奖问答和视频音频的展示方法等。组织要注意引导参观者的现场参与，并准备一些小包装样品免费派发。

③展台设计起到辅助作用。展台设计的格调应与展会整体气氛相协调，与自身的公众形象相适应，要突出展品而不是展台本身，并考虑展示、会谈、咨询和休息等基本功能。

④工作人员的配备是软件要求。应根据展览会的性质选派相关部门的工作人员，并根据工作量的大小确定人员数量，视工作内容的不同，如讲解、接待、洽谈业务等选取素质及个性符合岗位的人员，并应对所有的工作人员加强专业知识的培训及产品性能的了解。

⑤有时也需要提前邀请客户。参展者除了被动地等待客户，开展前也要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。