编制会议筹备方案

任务二　编制会议筹备方案

一、训练目标

（1）培养周全地考虑问题的习惯和培养仔细、严谨的工作态度。

（2）能合理分配会议筹备任务。

（3）会编制要素完整、表达流畅的会议筹备方案。

二、任务内容

公司简介：宁波太阳能电源有限公司创立于1978年，是一家专门生产各种型号及规格太阳能电池光板、太阳能路灯、独立大型太阳能发电设备、太阳能并网发电设备、多晶硅材料的公司，公司产品出口到欧美、非洲，东南亚等多个国家和地区，长期与国内交通、通信、能源有关部门保持稳定的供销关系。公司年销售量50万台以上，销售额十亿元以上，公司以“日地”品牌和实惠的价格赢得了广大客户的信任。

筹备方案的写作背景：过去的一年，在公司领导的带领下，全体员工抓住机遇，积极开拓市场，销售业绩为历年之最。公司领导层决定出资50万元奖励销售业绩前十名的员工，并召开员工表彰大会进行表彰。

三、任务要求

（1）列示员工表彰大会筹备事项清单。

（2）编制一份要素完整、分工合理、考虑周全、经济节约的员工表彰大会筹备方案。

四、训练提示

（1）将全班分成若干小组，以4～6人为一组，要求2～4课时内在配备有计算机的实训室里完成本项任务，各小组成员圆形围坐，在组长的组织下进行讨论，讨论的主要问题是员工表彰大会筹备工作的关键问题和基本问题，以及解决问题的方案。

（2）完成本任务之前，宜先对策划方案的写作进行学习，阅读相关会务工作专业书籍，利用课余时间参与学校各级各类会务工作，或者到企事业单位观摩或参与会务工作。

五、训练内容及成果

（1）会议筹备事项如下：

①会议主题和会议名称的确定；

②会议时间与地点的选定；

③会议资料和用品的准备；

④会议议程的设计；

⑤会议通知的制发；

⑥会场的布置；

⑦会议现场操作及服务；

⑧后勤服务工作；

⑨会议善后工作；

⑩会议经费的预算与申请；

会务机构设置与分工（大型会议的会务工作机构一般设秘书组、总务组、宣传组、保卫组等组别，分别负责相应的会务工作）。

（2）会议筹备方案内容与格式（供参考）。

宁波太阳能电源有限公司员工表彰大会筹备方案

一、会议主题与会议名称（略）

二、会议时间与地点（略）

三、会议出席人员与人数（包括主持人、出席领导、公司员工）（略）

四、会议议题与议程

（一）会议议题（略）

（二）会议议程

员工表彰大会流程表见表3－3。

表3－3　员工表彰大会流程表

五、会务工作机构设置

（一）会务总负责人（略）

（二）会务工作组

会务工作分组表见表3－4。

表3－4　会务工作分组表

六、会前工作

（内容包括：发出会议通知；准备会上所需文件、资料；材料、用品购置；安排发言；安排颁奖与领奖人；会场布置；其他的后勤服务安排）

七、会间服务

（内容包括：会议记录、倒茶、录音录像、音响设置维护、突发情况处理等会间服务工作）

八、会议善后、总结工作

（内容包括：会场清理、物品归还、结算费用等会议后勤服务的善后工作；整理会议记录、起草会后会议纪要的文字工作；会议文书材料的收集和归档；会务工作总结等。）

（六、七、八三部分内容也可三合一为“会务工作程序表”，表中再细分会前工作、会间服务和会议善后总结三个阶段，每一个阶段下再列示会务工作内容及要求）

九、会议经费预算

（列表说明）

编写人：×××

××××年××月××日

六、综合训练题

（1）编制一份班级春游活动的筹备方案，要求字数在800字以上，方案制订完成后以小组为单位推选参加班级比赛，最终选出最佳方案作为班级春游活动的筹备方案。

（2）对以下这份会议筹备方案进行评析，对不合理之处进行修正，形成一份规范、完整的筹备方案。

××有限公司年度表彰会筹备方案

一、年度表彰会主要目的

（1）通过本次活动，促进员工之间的交流，也可以促进更深厚的友谊，让员工之间能够相互沟通，更好地解决一些在以后的工作中出现的难题，提高工作效率。

（2）通过本次活动，可以让员工之间有更好的交流，重点表彰在过去工作中有突出贡献的、有作为的员工，并且让大家都能有一次放松心情的机会。

（3）通过本次活动，对公司的现状进行讨论→分析→总结，对公司存在的普遍问题、未发现的重点问题进行详细的分析，并提出有效的解决方法，查漏补缺，取其精华，去其糟粕。

二、会务工作机构设置、人员配置和职责方案设计

会务工作机构设置、人员配置和职责方案见表3－5。

表3－5　会务工作机构设置、人员配置和职责方案

三、会场布置方案设计

设计主题：稳定人才队伍，再创八方辉煌。

会场氛围：热烈、喜庆、温馨、和谐。

背景图案：公司办公大楼投影。

坐席安排：由发言席和六排坐席构成。发言席前和坐席前摆放鲜花。坐席前两排安排公司领导和来宾就座，三、四排安排先进员工就座，后二排安排单位工作人员就座。

签到处布置：签到处设在单位会议厅门前右侧，分发会议资料，接待引导来宾和领导。

礼仪布置：礼仪队安排在会议厅大门处、欢迎与会人员、提供帮助。

职工坐席另作安排。

四、会前检查方案设计

查组成员：会议筹备办全体成员。

核实与会人员会议当天的出席情况。

五、会议流程编制方案设计

乐队开始演奏迎宾乐曲，礼仪小姐迎宾。

秘书组接待来宾，做好登记、纪念品发放事宜。

欢快的乐曲声中礼仪小姐引导贵宾至主席台。

会议开始，主持人开场。

主持人介绍嘉宾，宣读各界贺词。

公司总经理及相关领导发言回顾公司在过去的一年中的业绩及展望。

总经理与嘉宾给优秀职工颁发证书、奖品。

进行文艺表演，其中穿插互动游戏（游戏可以采取“采集法”，由各部门建议）。

主持人宣布优秀职工表彰大会完满结束；领导来宾及部分员工到预定餐厅就餐。

六、会议结束后安排

会场里安排一张集体照，全公司人员拍照留念。

会议纪念品的发放。

表彰大会结束后，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。同时安排与会者返程，及时调派车辆，送别与会者，会场清理。

七、资金预算、用余金额

会议场地租用费：2000元

购买请柬100元

印制传单100元

舞台背景布置1800元

节目酬谢费2000元

租用节目演员服装道具1000元

演员化妆500元

用餐费20000＋其他支出800元

总计28300元，预支30000元，余1700元

（3）通达国际物流有限公司成立于2000年，是工商局批准注册的一级国际物流代理企业，现有员工120人，运输仓储部现有仓储面积20000m²左右，拥有先进的装箱设备及一批专业人员，集装箱车辆40余辆。公司主营业务是：海运（全球整箱、拼箱）、危险品（整箱、拼箱）运输、空运、进口业务、海空联运、仓储物流。

公司每年都要举行一次客户联谊会，主要目的：一是感谢各界对公司的支持；二是创造公司与客户交流沟通的良好机会；三是总结双方在过去一年合作中所存在的问题及双方共同努力所取得的成绩，通过交流增进彼此合作的默契。今年的客户联谊会将是历次中规模最大的一次。公司于10月8日会议商定客户联谊会的时间为11月18日，当晚还要宴请所有与会代表。此次活动拟邀请当地海关的副关长、出入境检验检疫局张副局长、税务局赵副局长参加，还有80家老客户代表，另外，邀请15位媒体记者和5位同行业公司代表，拟邀请人员共计103人。

根据上述材料，编写一份客户联谊会的筹备方案。