预算及核定会议收支

任务三　预算及核定会议收支

一、训练目标

（1）掌握会议经费预算的原则和方法。

（2）能对大中型会议的经费进行常规预算，会编制经费预算申请表。

二、任务内容

深圳××医疗器械生产有限公司在全国设有200多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的现状和发展远景，全面了解即将上市的新产品的性能，共同研讨如何拓宽产品销售渠道、提高市场占有率等问题，公司决策层决定于今年10月12至14日在深圳召开第四次全国代理商会议。由公司总经理介绍企业基本概况及发展远景；研发部经理介绍并演示新产品的性能和优势；销售部经理就销售策略及开展销售竞赛评比活动等事项进行说明。同时，选择东北、西南、华东的3家代理商代表进行专题发言，介绍经验，在会上还要表彰20家优秀代理商。会议期间，还要组织各代理商参观生产车间，举办一场轻松、愉快的联欢晚会，安排到会的代理商代表游览深圳市内的几个景点。

公司决定会议地点、食宿都安排在深圳福田香格里拉大酒店。各部门抽调人员组成大会筹备处，由副总经理负责。总经理强调，既要本着节约的原则来办会议，又要让代理商感觉到公司的诚意，让他们吃好、住好、玩好。

根据总经理的指示，副总经理即从各部门抽调人手成立了大会筹备处，并召开筹备会议，对会议准备工作进行了分工和部署。

三、任务要求

（1）设计代理商会议日程。

（2）设计一张适用于一般会议的经费预算表。

（3）以会议筹备小组的名义提交一份会议经费预算申请报总经理审批。

四、训练提示

（1）经费预算是根据会议级别、规模及议程等做出的，为了更准确地预算会议所需经费，需要先对三天的日程进行初步安排。

（2）经费预算要考虑三个层面的问题：一是是否有会议收入部分；二是要把握会议经费支出的一般项目，包括会议费、资料费、食宿费、交通费、宣传联络费及其他杂费；三是相关支出项目会议期间的价格情况。

五、训练内容及成果

（1）第四次全国代理商会议日程表（表3－6供经费预算用，仅供参考）。

表3－6　第四次全国代理商会议日程表

日程安排的几点说明：

①入住、欢迎宴、欢送宴均安排在五星级酒店，充分体现对代理商的诚意和重视；

②安排的两个景点是深圳众多景点中较具代表性的景点，13日晚餐安排在景点附近的美食街，让代理商感受到公司对代理商的细心体贴；

③会议地点和12日、13日的中餐均安排在公司，既提高了效率，又节约了成本，也能使代理商更加了解公司的情况。

（2）会议经费预算表样式（表3－7供参考）。

表3－7　会议经费预算表

说明：每一次会议经费情况各有不同，可以以上表作为参考，进行适当调整。

（3）第四次全国代理商会议经费预算申请表（表3－8，供参考）。

表3－8　第四次全国代理商会议经费预算申请表

续表

六、综合训练题

（1）以小组为单位，为班级元旦晚会预算经费，并通过评选活动，评选出经费预算最为合理、节俭又不显小气的方案。

（2）天地公司定于2012年10月15日在鑫都大厦三楼会议室召开新产品——新型按摩椅的发布会。与会人员预计200人，请就会议所需各项经费提出预算。