编写并寄发会议通知

任务四　编写并寄发会议通知

一、训练目标

（1）熟练掌握会议通知的写作格式与写作内容。

（2）根据实际情况选择适当的通知形式，了解通知过程中的注意事项。

二、任务内容

中国物流学会简介：由承担物流教学、研究任务的各类院校、科研单位和社会团体、物流企业，从事物流教学、研究和管理工作的专家、学者和实际工作者自愿组成。以研究在社会主义市场经济条件下物流经济理论、物流管理科学和物流科技现代化为主要内容的全国性的非营利性的学术团体。

中国物流与采购联合会简介：中国物流与采购联合会是国务院政府机构改革过程中，经国务院批准设立的中国唯一一家物流与采购行业综合性社团组织，总部设在北京。联合会的主要任务是推动中国物流业的发展，推动政府与企业采购事业的发展，推动生产资料流通领域的改革与发展，完成政府委托交办的事项。

中国物流学术年会召开信息。

中国物流学术年会由中国物流学会和中国物流与采购联合会主办，从2002年开始每年召开一次。2011年的年会将于11月12日至13日在湖南省长沙市世纪金源大饭店举行。要求与会者提前一天报到，11日晚即开始开会。所有的会员、特约研究员、理事、常务理事、会长、副会长均参加会议，另外，所有提交了论文、课题、案例参评的人员也参加会议，会议还欢迎政府相关部门、科研院所、高校的相关人员参加。人数估计1000余人。

会议期间需要完成的事项如下。

召开中国物流学会第五届二次理事会；邀请国内外物流领域产学研各方面专家做专题演讲，重点介绍物流领域新理念、新方法、新技术、新案例、新趋势及新政策。根据与会代表上报的讨论主题安排20场（分两批，每批10场）分论坛；同期还要举行亚太物流联盟工作年会；会议期间还要评选会前提交的优秀论文、优秀课题和优秀案例；并邀请本会专家学者及优秀成果获奖者代表，就当前物流领域重点、难点、热点问题做主题演讲。为了调节紧张的会议气氛，会议还要安排参观考察。

三、任务要求

根据以上材料，编写一份会议通知，并附会议回执和报到地地点导引图。

四、训练提示

（1）要完成本项任务，需要掌握常用应用文体的写作知识和一般的写作技巧，掌握通知这一文种的写作格式和基本内容。

（2）为了更好地完成本任务，建议课外阅读几则类似的会议通知，从中把握共性信息。若有参与组织过类似的大型会议经验则非常有利于顺利完成本项任务。

五、训练内容及成果

关于召开第十次中国物流学术年会的通知

中国物流学会会员、中国物流与采购联合会会员单位、物流产学研有关单位：

中国物流学术年会是我国物流业界产学研结合、国内外交流的年度盛会。为交流物流领域最新研究成果，探讨前沿理论，推广优秀案例，推进产学研结合，中国物流学会、中国物流与采购联合会定于2011年11月第二个周六、周日，在湖南省长沙市召开第十次中国物流学术年会。现将有关事项通知如下。

一、会议时间、地点

时间：2011年11月11日（周五）报到，12日至13日开会。

地点：湖南省长沙市世纪金源大饭店

（开福区金泰路199号 电话：0731—××××××××）

二、会议主要内容及日程安排

（1）11日晚21：00：中国物流学会（以下简称学会）五届二次理事会。听取工作报告，增补部分理事、常务理事。要求学会理事、常务理事、副会长按时参加。如有特殊原因不能参加，需要履行请假手续并派代表出席。

（2）12日上午：大会演讲（同声传译）。邀请国内外物流领域产学研各方面的专家，重点介绍物流领域新理念、新方法、新技术、新案例、新趋势及新政策。

（3）12日下午：专题分论坛（限20场以内，分两批、每批同时举办10场左右）。由参会单位自主申报（申报截止期为10月21日），学会按照申报顺序及主题综合平衡后设立，代表自由选择参加。每个分论坛设一个主题，时长不超过100分钟。

（4）12日下午：同期举行亚太物流联盟工作年会。

（5）12日晚上：颁奖授牌晚宴。颁发优秀论文、课题和案例获奖证书（以上成果征集9月15日截止）、特约研究员证书，向新一批产学研基地授牌（申请截止时间为9月30日）。

（6）13日上午：专题讲座（5～6场）。请本会专家学者及优秀成果获奖者代表，就当前物流领域重点、难点、热点问题做主题演讲，参会代表互动交流（可推荐、自荐演讲专家及主题）。

（7）13日下午：参观考察（全部活动在17∶30左右结束）。

三、参会人员

（1）中国物流学会会员、特约研究员、理事、常务理事、副会长、会长（参会情况记入本人积分考核）。

（2）本次年会参评论文、案例作者，分论坛申请人，产学研基地（申请）单位代表，2011年学会研究课题承担单位代表。

（3）各地政府物流工作牵头部门，物流及相关行业协会、学会、研究院所代表；从事物流教学与研究的大专院校、科研咨询机构代表；各地物流企业（园区、港口、场站）、工业和商贸企业物流工作人员等。

欢迎中国物流与采购联合会会员单位参会，欢迎各地政府物流工作牵头部门、行业协会、院校组团参会。

四、会议联络及其他事项

（1）预计本次年会参会人数将超过1000人。为做好会议筹备与接待工作，希望参会代表及早报名，提前汇款。报名截止日期：2011年10月31日。

（2）会议食宿统一安排，费用自理（详见《参会指南》）。

（3）会议联络

中国物流与采购联合会（中国物流学会）研究室

联系人：吕杨（1381111××××）　周志成（1366136××××）

黄萍（1330138××××）

电话：（010）5856××××转137、135、133

传真：（010）5856××××（010）5856××××转137

E－mail：yanjiushibj＠vip.163.com

中国物流与采购联合会官方网站将及时发布会议筹备工作进展情况，并接受网上报名http://www.chinawuliu.com.cn）。

附件1：《参会指南》

附件2：《参会回执表》

附件1：

参会指南

一、报到

11月11日全天报到。学会理事、常务理事、副会长请于当日20∶00前报到，参加学会五届二次理事会。

会议报到地点：世纪金源大饭店 地址：湖南省长沙市开福区金泰路199号电话：0731—8595××××

二、交通

1.机场至长沙世纪金源大饭店

路线1：乘出租车，约40分钟到达酒店，费用100元左右；

路线2：乘机场大巴至民航酒店，转乘出租车至酒店，时间约60分钟，总费用50元左右。

2.火车站至长沙世纪金源大饭店

路线1：乘出租车约20分钟到达，费用25元左右；

路线2：乘113路公交车至烈士公园西门站下，转乘112路至马厂站下，步行940m至酒店，时间约40分钟，费用4元。

3.火车南站（高铁）至长沙世纪金源大饭店

路线1：乘出租车约30分钟到达，费用60元左右；

路线2：乘348路公交车至伍家岭南站下，转乘807路至福城路口站下，步行520m至酒店，时间约1小时40分钟，费用4元。

三、住宿

本次会议预定了不同档次的两种酒店，请代表在填写回执表时，注明详细信息。若指定酒店，建议提前汇款，预留房源；未收到汇款的，按照报到顺序和当时房源现选酒店。

11日晚20点以后报到的代表，请于当日16点前，以短信方式与会务组吕杨（电话1381111××××）联系留房。当天未联系者，视当时房源情况安排住宿。

四、收费标准

会议费（含参会费、资料费、餐费及参观费）：每位代表1900元；中国物流学会会员、中国物流与采购联合会会员单位代表每位1500元。

现场入会的物流学会新会员，交纳会费后，本次会议费即可享受会员待遇。学会会员会费收费标准：一届（五年）300元；学生100元。

尚未交纳会费的老会员，需要重新交费注册，继续享受会员待遇；截至本次会议仍未续交会费的会员，本次会后将停止一切会员服务。

五、交费方式

现场交现金或提前汇款。提前汇款开具中国物流学会发票，代表报到时领取。请于10月30日前办理汇款，将汇款底单传真给我处，并注明发票抬头、项目名称和联系人姓名。收款单位：中国物流学会。开户行：工商行北京礼士路支行。账号：020000360908811××××。

附件2：

参会回执表见表3－9。

表3－9　参会回执表

注：世纪金源大饭店每天包间500元、套房800元，合住每人每天300元；备选酒店包间每天280元，合住每人每天200元。

请参会代表仔细阅读附件1《参会指南》，认真填写以上回执并及时反馈。（同一单位代表可填写在一张表格上，此表不够，可复制。）

六、综合训练题

（1）指出以下这份会议通知的问题，并说明理由。

会议通知

各部门经理：

兹定于明天下午14：00召开会议，讨论重要事项。此次会议董事长也会参加，请各位提前做好发言准备，到时准时出席。

注意：各经理能否出席会议，请明天上午到张丽秘书处备案。

总经办

2012年11月12日

（2）请对以下这则案例进行分析，指出在会议通知环节存在的问题并提出修改意见。

××大学原定于2012年10月12日下午在其附近的宾馆召开中层干部理论培训会，邀请当地教育局的两位领导做专题报告，由于这段时间工作太多，校办秘书在会前2天才联系要做专题报告的两位教育局领导。

开会当天，领导专车提前30分钟到了宾馆，却一直未找到理论培训会的会标，邀请书上所写的地点正在举行一家公司的客户联谊会。经问宾馆负责人被告知××大学根本没有预订过会议室。于是联系了校领导，才知道改在了学校的报告厅。原来校办秘书通知前忘了租用会议室，临会前一天联系宾馆，会议室已租给一家公司了，而且也没有别的可租用的会议室了，于是临时改到学校的报告厅。改了地点后又忘了通知教育局的领导。事后领导非常不快，觉得学校在管理上存在一定的问题。

（3）宁波中宇公司是一家服装生产企业，公司计划于2012年12月3日至4日在浙江宁波南苑饭店举行2013年订货会，12月2日报到，报到地点在南苑饭店一楼大厅。邀请全国各地近200家经销商参加，费用由经销商自理。请根据以上材料拟定一份附回执的会议通知。要求格式规范、内容完整、语言流畅。