安排会议接站及报到

任务一　安排会议接站及报到

一、训练目标

（1）掌握会议接站应有的礼仪规范。

（2）会合理布置报到现场。

（3）能周全考虑会议的接待与报到工作，有较强的组织协调能力，能处理报到现场的突发事件。

二、任务内容

中国信息经济学会2005年年会于12月9日至11日在广东省广州市中山大学举办，中山大学为此次年会的承办单位。年会的主题为“信息经济与国民经济增长方式的转变”。会议参加对象：学会会员，也欢迎非会员包括学者专家、高校和科研院所从事教学与科研的人员、政府官员、企业管理者、博士后、博士等参会。

大会主要议程：2005年12月9日全天报到，晚上20点召开中国信息经济学会常委理事会，请学会常务理事按时参加；10日大会学术活动，请全体与会人员参加；11日外地考察，请全体与会人员参加。

会务费标准与收取：中国信息经济学会会员400元；非会员600元。交通和住宿费用自理。会务组将统一安排住宿，住宿预计安排在中山大学校内，具体酒店待定，费用约为每人每天100元，会务组将在确认函中通知安排的酒店。报名参会以收到汇款或报名回执为准。

报名截止日期为止统计的与会人数为200人，分别来自全国各地不同系统、不同行业。会期临近，大会组委会开始具体布置会议接待与报到工作。

三、任务要求

（1）根据以上材料，制作一份报到注册表。

（2）假设你是组委会接待组组长，请为此次接站与报到工作安排工作人员，并明确分工。

（3）请布置报到现场。

四、训练提示

（1）要完成本任务，应掌握接待礼仪，并具有一定的组织协调能力，善于调配与安排人手。

（2）建议换位思考，以与会者的角度来衡量接站与报到工作应达到的具体要求。

（3）到自己参与组织的大会或所在学校主办或承办的会议的接待与报到现场进行实地观摩，吸取经验，在此基础上完成本任务则会事半功倍。

五、训练内容及成果（例文）

1.报到注册表样式（表3－10，供参考）

表3－10　××××××会议报到注册表

2.接站与报到环节的人员分工

××××××会议接站与报到工作安排表，见表3－11。

表3－11　××××××会议接站与报到工作安排表

3.报到现场布置的要点

（1）建议将报到处设在与会人员入住的酒店大厅，长桌台作为工作台，按填写注册表、领取资料袋—收费、开票—安排房间这一顺序安排工作人员座位。

（2）设置路标：在酒店门口附近、大厅入口处设置醒目路标，导引至报到处。

（3）酒店入口处醒目位置安排引导人员就位引导，提供咨询。

（4）酒店门口悬挂横幅，标明会议名称。

（5）报到所需资料或材料提前一天一应到位。

六、综合训练题

（1）两名德国客户第二天要来天海汽配有限公司考察，决定是否建立长期合作关系。公司总经理要求公关部做好接站工作，并为他们安排住宿。公关部王经理决定自己与部门员工李小姐一起负责这项工作。李小姐大学毕业刚参加工作，王经理从原则到细节、从衣着到言谈详详细细地叮嘱了一番。假设你是王经理，你会怎样叮嘱李小姐，才不至于到时有所疏漏而影响客户对公司的评价。

（2）学校承办全国高职高专文秘专业学生技能比赛，此次比赛参赛学校多、人数众，给接站与组织报到工作带来了压力。由于准备工作有很多疏漏之处，导致报到当天出现以下状况：实际报到人数超出预计人数近20人，而预订的酒店已没有空房间；天气突变，下起了大雨，接待点设在学校大门口，没有遮挡；工作人员再次清点资料时，发现印发给参赛选手的资料少了10份；工作人员得到消息，评审专家乘坐的飞机原定12点到，由于天气原因延误了，什么时候到还不知道，而开幕仪式计划定于下午3点举行。如何应对以上突发状况？此次会务工作中存在哪些问题？