文书写作与文档管理

第四单元　文书写作与文档管理

本章主要通过公务文书、事务文书、商务文书和文档管理的实训，培养和增强学生的写作能力和文档管理能力。

一、公文质量保证的一个重要环节——公文的审核

公文的审核是各级行政机关的文书处理综合部门的核稿人员对承办处、科（室）草拟的文稿和部门代拟稿的审查、核对、把关，并提出审核意见或写明审核情况，最后呈领导人审签的全过程。公文的审核是确保公文质量的一个重要环节，是一项非常细致而又严谨的工作。

公文审核应把好“四关”，即把好政策关、文字关、格式关和程序关。

1.政策关

公文作为传达政令的工具，它本身就具有强烈的政治色彩：要求公文处理部门在公文的审核把关中讲政治；要求公文的审核人员要强化政治观念、政策意识，把好政策关。

（1）审核公文所反映和体现的基本立场、观点，所提出的意见、措施、办法和要求，以及所得出的结论，是否符合党和国家的有关方针、政策、法律、法规、规章，以及上级组织的指示、决议，同现行有关规定有无矛盾。

（2）对于因情况变化而需要对原有政策作出变更或提出新的政策规定的，应与有关部门协商并就其必要性、可行性作出文字说明，同时在表述上注意前后之间的衔接，并要求有关部门附上原有政策规定的文件材料，供审签领导把关。

（3）审核文稿中的内容有无政策界限不清，或把政策界限规定得过死、过宽的情况。有没有党政不分、内外不分的问题。

（4）审核文稿中的观点、提法是否正确，提的意见、办法是否符合实际，有无主观武断、片面的或绝对化的问题。

（5）审核文稿中所下的结论是否恰当，理由是否充足，收文机关是否能接受，文稿中所下的、涉及其他部门的结论是否经过充分的研究和商讨，意见是否统一，等等。如果公文内容与法律、法规和政策不一致，审核人员就应提请起草单位弄清情况，根据法律、法规和政策会同有关部门协商修改。

2.文字关

公文是一种通过文字来传达政令的重要工具，它依赖于文字的准确、简洁和明白的表述。同时，公文又是一种特殊的文体，有它的常用字句和固定的书写方式。因此，在公文的审核中，要求文字严谨而细致，要求审核人员以一丝不苟、严肃认真的科学态度，字斟句酌，锤炼文字，力求使文稿准确运用公文语体，达到以记述为特征，以实用为目的，把准确性、简洁性作为最基本的要求，使每一个字都有每一个字的作用，每一句话都有每一句话的力度。

（1）语言表述应准确、简洁和明白。准确，就是要求文稿准确传达政令，如实反映情况，确切体现公文的内容和基本精神，观点明确。简洁，就是要求文稿的用语要精练。要用较短的文字简明扼要、准确地表达丰富而深广的内容，力戒“穿靴戴帽”。要提倡写短文，反对空话、套话。明白，就是要求文稿在表述上必须明白易懂，直达其意，不渲染，清楚明白。

（2）要求文稿的层次清晰、条理清楚、中心明确、重点突出。必要时，要忍痛割爱，对文稿材料进行增删和改换，即删掉多余的段落，增补新的材料，增加某些引文。要从大处着手，统观全篇，注意内容和形式的统一，通盘考虑和处理文稿，防止顾此失彼，破坏公文结构的整体性。

（3）要求概念准确、判断恰当、推理严密、合乎逻辑。

（4）用词要合乎语法规范，句子通顺、完整；无错别字、生僻字、怪字；无错用数码、标点符号；无滥用省略和简称。

3.格式关

由于公文是一种具有特定体式的文章，因此，起草公文和审核公文都要注意体式，使其合乎公文体式的要求。

（1）行文名义是否得当。在行文名义上，一些部门或起草单位为提高文件的规格往往需要政府或政府办公厅（室）发文，如果要求以政府或政府办公厅（室）发文，会影响政府公文的权威性，审核时需要注意把关。

（2）文种使用是否合适。在行文中，“请示”“报告”不分，或“请示报告”连用的情况常常发生。审稿时需要认真阅读文稿内容，审核文种使用是否恰当。

（3）标题有无毛病。按照规定，标题必须由发文机关、事由、文种三要素组成。但是在行文中，往往容易忽视发文机关，而使标题不完整，需要审核人员及时补充和完善。

（4）发文字号是否准确。

（5）发文机关是否准确。

（6）会签中部门印章、领导签字是否齐全。

（7）有无附件，附件名称前后是否一致。

（8）涉及紧急或秘密事项的文件，紧急程度或密级的标定是否恰当。一些办理公文的同志往往把需要印刷部门尽快印出来的文件标注为“急件”。这种随意性的标注“急件”往往造成公文运转中急与不急的混淆，反而会误大事。因此，“急件”的标准应根据文件内容的紧急程度来定，而不应随意标注。

（9）人名、地名的引用是否准确。人名、地名的引用应准确无误。在审核文稿中，对涉及政策性、法规性的问题核稿时往往是比较谨慎的，而对于人名、地名等却往往容易忽视。如从人名来说，如果是众所周知的名人、领导，一般不容易出错；而对不熟悉的人名，如果不认真核对，很难保证不出差错。这就需要我们在核稿时，要再次核对，甚至要找起草单位核对，尽量避免出错。

（10）数字的审核。一是要求准确；二是要规范。按照有关规定，除成文日期、部分结构层次序数的惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字用阿拉伯数字书写。审稿人员在核稿时，应按规定进行规范。

（11）公文的引用。引用公文应当是先引标题，后引发文字号。公文的引用，首先要求的是准确；其次是要规范。仅引用标题，或者仅引用文号，或者以公文的发文时间代替发文字号都是错误的，核稿人员对文稿部门要提出“补齐”的要求。

在具体审核中，要认真核定。对不符合要求的文稿，要及时增补或更换，必须完整、准确后才能正式发文。

4.程序关

办文部门的人员在公文的形成过程中，文稿必须经审核人员把关，然后按规定程序送分管领导签发。

部门内部文件送审程序：

起草人员—本处（科）长—部门负责文书处理工作的处（室）—部门分管领导—部门主要领导（重大问题）。

在文件送审过程中，属于综合性、全局性工作的文件，由正职或主持日常工作的副职领导人签发；属于涉及两位或两位以上副职领导人工作的文件，经有关副职领导人审查后送主管副职领导人或主持日常工作的副职领导人签发；经政府常务会议或办公会议研究决定事项的文件，由主持日常工作的副职领导人或分管副职领导人、秘书长（办公室主任）签发。

公文体式的准确规范，单靠核稿人员的把关是不够的，还要强化拟办人员的责任，严格按制度规范公文的审核把关。审核人员对把关中发现的文稿体式不合规范的问题及时通报拟办人员，提出纠正建议，促进大家共同养成注重质量、讲究规范的良好习惯，从而减少差错，提高办文质量和效率。

二、“报告”与“请示”的主要区别

1.报送目的不同

“报告”主要是让上级机关了解情况、掌握动态，而不要求立即得到上级的具体指导和帮助。“请示”虽然一般也要汇报工作中的情况或问题，但这种汇报的直接目的，是要立即得到上级的具体指示或批准。

2.两者性质不同

“报告”属陈述性公文，具有备案性质，一般不需要上级机关答复。“请示”属请示性公文，是请示上一级机关批准或解决某一事项、某一问题，并需要上级机关作出答复。

3.内容重点不同

“报告”侧重写情况和意见，涉及的内容比较广泛（可不限于一件事、一个问题），行文较长，内容多是已经实施的事项或已发生的事情。“请示”着重写的是某一件事情或某一个问题（即“一事一请示”），行文较简短，内容都是尚未实施的。

4.报送时间不同

“报告”是在事后或事中报送。“请示”必须在事前报送。使用“请示”，要防止两种片面倾向：一是滥用“请示”，事无巨细，通通“请示”，把矛盾上交；二是忽视“请示”，超越职权，不经“请示”，自作主张。

“请示”要严格执行“一文一事”的规定，以免造成阅批和处理上的困难，影响公文处理的效率和质量。

运用“报告”这一文种，应当注意“报告”中不得夹带“请示”事项，以免贻误工作。“报告”的主要用途是供上级机关了解情况。呈送“报告”，不能要求上级机关给予批复。因此，不能把“请示”结尾的请示用语用于“报告”的结尾。例如，执行“报告”结尾不宜用“以上报告当否，请批示”“以上报告妥否，请指示”之类用语。一般都用“特此报告”“专此报告”或“以上报告请审阅”等语做结尾。

三、公文传阅技巧

公文传阅，这里是指文秘人员将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想的过程。这是文秘人员的一项重要工作。公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧。

1.公文呈送要选择好时间

公文呈送，不是随便找个时间将文件放到领导办公室就可以了，它要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。比如，领导正在办公室开会，文秘人员突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，即便你走后，领导的思路也难以马上转移到会议的中心议题上来。由于文秘人员的不经心，会给领导造成不必要的精力浪费。因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间。

给领导呈送公文，还要考虑领导哪个时间具有最佳精神状态。领导一般习惯早晨来到办公室先看文件。因为这段时间，领导注意力最集中，精力最充沛，所以阅读文件的效果也最好，思维也能达到最佳状态。这就要求我们一定要及早地送文件，如果下午才将文件送到，那领导忙了一天了，即使有时间看文件，也远不如早晨的阅读效果好。当然，如果领导喜欢晚上阅读文件，那就不能等到第二天早上才将文件送到。

2.公文要按内容的重要程度摆放

给领导送文件，不是将文件简单地放到领导办公桌上就算完事了，还要注意公文的摆放顺序。如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅读效果。那应该怎样摆，按什么顺序摆呢？一般是按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，以此类推。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。

那么哪些文件是最重要的呢？这就要求文秘人员先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的放在最下面。此外，如果一些文件的内容有内在的联系，比如，中央下达了如何减轻农民负担的文件，省里紧接着也有具体的实施意见和精神等，就应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的阅读效果。

3.公文要趁领导不在时取回

领导阅读完毕，文秘人员应及时地将文件取回。这里也有一个技巧的问题，那就是，还是要选择领导不在办公室的时间取。这样，也同样避免了打扰领导的工作。总之，一个原则，就是尽量不要去干扰领导的工作，除非有紧急情况。文件取回时，由于领导看完后顺序已经打乱了，因此，还必须将文件按以前的顺序重新整理后，再呈送给下一位领导。如果领导有批示意见，还要及时办理。另外，还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致。如果发现文件有缺失，还要及时问领导，追查下落，直到找回为止。

4.公文传阅的其他技巧

除了上面所说的以外，还有其他的一些技巧也需要掌握。比如：领导的传阅顺序，如果遇有某位领导外出，要及时将文件传给下一位领导，待这位领导回来后再补传；如果后面的领导有批示意见，还要将文件再回传给前面的领导阅读；如果文件的内容比较具体，应先给分管的领导送阅，其他的领导再延续阅读；如果涉及具体部门办理的，应在呈送给领导阅读的同时，复印送有关部门办理。还有，如果这次的文件提到了以前文件的内容，还需要将以前的文件提前找出来，以备领导的查找，等等。这些问题需要文秘人员根据具体情况灵活地掌握，切忌过于死板，机械地、教条地、僵化地传阅。另外，还要注意一个实际问题，就是随着办公自动化程度的提高，复印机、计算机、网络等在办公室广泛应用，文件的网络化已成发展趋势。但这里要注意一点：千万不能图省事，将需要领导阅读的文件复印多份，或者通过网络，呈送给每一位领导。这样表面看是快捷方便多了，但却失去了文件传阅的意义和价值。因为这样做既无法集中领导的意见，也不利于领导之间的思想沟通（除非已经建成了规范的网上传阅系统）。

四、档案管理

1.档案收集制度

（1）档案收集包括档案的接收、征集，以及网络数据采集等方式。

（2）档案材料收集范围：凡是对各项事业发展有参考利用价值的各类原始材料都属于档案收集范围。

（3）任何个人都不得以任何理由拒绝向档案馆（室）归档移交有价值的档案材料。

（4）档案材料收集应该形成定期移交制度和联系催要制度。

（5）收集材料的要求。

①收集进档案馆（室）的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

②不符合归档要求的档案材料，档案馆（室）将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80g）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

载体字迹要求。只能用碳素墨水、蓝黑墨水、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝墨水、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成的材料归档。

（6）材料必须齐全、完整。

①各部门完成的当年工作职责应该有相应的材料，包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

②整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。

2.档案整理

档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。档案整理主要有三种类型。

（1）系统排列和编目。

在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆（室）内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列，以及案卷目录的加工。

（2）局部调整。

对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整。

（3）全过程整理。

对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

3.立卷方法

立卷方法有以下六个：①作者特征立卷；②问题特征立卷；③名称特征立卷；④地区特征立卷；⑤时间特征立卷；⑥通信者特征立卷。

4.档案库房“八防”

档案库房有以下“八防”：①防火；②防盗；③防水；④防潮；⑤防霉；⑥防虫；⑦防尘；⑧防光。