一般会议礼仪

子模块一　一般会议礼仪

这里所指的会议活动是指人们日常所说的“开会”，是以学习、传达、讨论为主的行政型会议、群体型会议，是最常见的一种会议方式。

一、会前准备礼仪

会前准备工作的要求

丝丝入扣，万无一失

会议不论规模大小，要想达到预期的目的，首先在于会议的策划工作做得如何。对会前策划工作要做到万无一失。策划、准备阶段的工作大体有如下几项：

（一）会议的文件准备

1.拟定会议主题

凡属必须召开的会议，主管部门首要的工作就是在了解、掌握问题的基础上，根据自己正面临的主要问题，来确定会议的主题。所谓会议主题，就是会议的指导思想。会议的内容、任务、形式、议程、期限、出席人员等，只有在会议主题确定之后，才能据此一一确定。在通常情况下，会议的主题可以直接在会议名称上体现。但更重要的是要始终坚持以会议的既定主题来指导会议。

（1）拟定会议通知。

会议通知是会议主办单位发给与会单位和个人的书面通知。通常，它应当提前一定的时间发至与会单位和个人手中，使其心中有数，早做准备。撰写会议通知，要求内容具体明确，格式规范，语言简洁庄重。根据礼仪规范，会议通知主要包括以下几项：一是会议名称，可在标题或正文中交代；二是会议宗旨，即反映会议的主题与内容；三是会议时间，包括报到时间和会议起止时间；四是会议地点，包括报到地点和会场地址；五是出席对象，如若对象可选派，则明确具体入选条件；六是会议要求，常指与会材料、生活用品及开支费用等问题。

（2）起草会议文件。

会议所用的各项文件材料，均应于会前准备好。重要会议的主要文件，应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件，主要是开幕词、主题报告和闭幕词。

开幕词，是会议的序曲，主要内容：一是正式宣布会议开始；二是阐述会议的目的、任务和意义；三是介绍会议的议程与要求。

主题报告，亦称会议报告。会议类型的不同，其内容容量是有所不同的，但多数是会议主席向全体与会人员所作的中心讲话。一般来说起草报告前，应做必要的调研和讨论。起草报告时，应做到有的放矢，实事求是。行文时要紧扣主题，集中凝练。除学术性的报告，大多数报告不宜做过多、过深的理论阐述。

闭幕词，是对开幕词的呼应，也是整个会议的结束语。主要内容是总结会议成果，提出希望，宣布会议结束。

开幕词、闭幕词的准备，都要紧扣会议主题。若会议规模不大，为削减会议议程也可以不安排开幕词和闭幕词，一切根据需要决定。

小资料

会议通知样式

关于召开××系统办公室主任会议的通知

系统内所属各单位：

为了传达××××会议精神，总结××年度办公室工作，部署下一年度工作任务，兹定于××年×月×日—××年×月×日召开办公室主任会议。有关事宜通知如下：

一、会议时间：××年×月×日　　　　　　　报到

　　　　　　　××年×月×日—××年×月×日　　会议

二、会议地点：报到地点：××宾馆前厅

　　　　　　　会议地点：××宾馆三楼会议室

三、参会人员：系统内各单位办公室主任

四、会议要求：1.请携带笔记本电脑参会；

　　　　　　　2.会务费200元/人；

　　　　　　　3.联系人：　×　×　联系电话：12345678。

××××（发文单位）

××年×月×日　

开幕词格式

标题　　　　　　　　　　　　　《×××同志在××××会上的会议开幕词》

时间　　　　　　　　　　　　　　　（注明会议开幕的年、月、日期）

称谓　　　　同志们：

开头部分　　　一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，如“参加这次大会的代表有×××人，其中有来自……”，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。

主体部分　　　一、阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结，和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；

　　　　　　　二、阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排；

　　　　　　　三、为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。

结尾部分　　　提出会议任务、要求和希望。

结束语　　　　会议开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语另起一段，用“预祝大会圆满成功”。

2.会议的物质准备

现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

（1）桌椅、名签。桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌；如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名签，让与会人员方便就座。

（2）茶水。会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

（3）签到簿、名册、会议议程。签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的举办方和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

参加会议人员在进入会场前一般要签到，会议签到是为了及时、准确地统计到会人数，便于安排会议工作。有些会议只有达到一定人数才能召开，否则会议通过的决议无效。因此，会议签到是一项重要的会前工作，它是会中任务的重要内容之一。

（4）黑板、白板、笔。在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在试听设备发展得快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有应急性、方便的特点。此外，粉笔、白板笔、板擦等配套的工具也必不可少。

（5）各种视听器材。现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、激光指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

（6）资料、样品。如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

3.会议座次安排

认真安排好座次，排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，右座高于左座。在一般情况下主席台上就座的人数以少为宜，但是其座次的尊卑则必须合乎礼仪规范。重要的会议，主席台上每位就座者身前的桌子上，应事先放好与会人员姓名的名签。会议主持人或发言人在会上讲话时，可在原座位，也可以行至前方的专用讲话台前。排列听众席的座次有两种方法：一是按指定的区域统一就座，二是自由就座。不分主席台台上、台下的小型会议，其座次安排，也要做到主次分明，合理有序，各得其所，各有其位。

座次安排一般分为以下几种：

（1）圆桌型。以圆形桌或椭圆形桌子布局能使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种类型适用于人数较少的会议，一般参会人员控制在20人以内。座次安排应注意来宾或上级领导，与企业领导及陪同对面而坐，不必拘泥过多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐就可以了，如图8-1所示。

图8-1　圆桌型座次安排

（2）口字型。即用长型方桌围成一个很大的口字形，这种座次安排比圆桌更适用于人数较多的会议。在方桌会议中，来宾和东道主坐在一起，如座谈会、小型联欢会等。但如果是比较正式的会议，则要特别注意座次的安排，以体现出最高领导者的权威性。如果只有一位领导或是地位有明显的高低之分，那么领导或地位较高者一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说，以会议室的门作为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主、客双方来参加的会议，一般分两侧来就座，客人一方坐在会议桌比较靠里的一边，而主人一方则相对而坐。各种安排如图8-2所示。

图8-2　口字型座次安排

（3）教室型。这种类型是大型会议最常见的一种座次安排。它多适用于参会人数比较多，而且相互之间不需要过多讨论、交流意见，以传达信息、下达指示为主要目的的会议。主席台和听众席相对而坐。主席台的座次要按人员的职务、社会地位排列。主席台座位要满位，不可空缺，若原定出席的人因故不能来，要撤掉座位，而不能在台上空着。主席台座位如果有多排，则以第一排为尊贵，第一排的座位又以中间位尊贵。领导面向会场时，左为上、右为下；领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，此次类推；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，1号领导在中间左侧就座，2号领导在中间右侧就座，3号领导依然紧邻1号领导就座，以此类推。各种安排如图8-3所示。

图8-3　教室型座次安排

（a）主席台人数为奇数时；（b）主席台人数为偶数时；（c）主席台有多排座位时

座次的注意事项

判断左、右的基准是顺着主席台上就座的视线，而不是观众视线。

以上是中国规则，如果是涉外场合则以右为上。因此，在安排涉外会议时，可按照国际惯例使用有关规则。

长镜头

会议座次的重要性

某日，某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司的总经理和董事会的部分董事，并邀请了当地政府要员和同行业知名人士出席。由于出席的重要人物较多，领导决定用U字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于U字横头处的位置，其他参会人员坐在U字的两侧。在会议的当天，贵宾们都进入了会场，并按照安排好的名签找到自己的位置就座。当会议正式开始时，坐在横头位置的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有贵宾相互低语后借口有事站起来要走，分公司领导不知道发生了什么事情或是出了什么差错，非常尴尬。

资料来源：张岩松.现代交际礼仪.北京：中国社会科学出版社，2006.

想一想

请指出此案例中的失礼之处？

二、与会人员礼仪要求

与会人员出席会议的礼仪要求

△规范着装　　　△严守时间

△维护秩序　　　△专心听讲

对于一个会议的参与者，参加会议是展示自我，也是学习、接触领导的好机会，应该注意自己的行为举止。

（一）会议主持人的礼仪

各种会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

主持人的基本要求是口齿清楚、思维敏捷、衣着整洁、大方庄重、精神饱满，切忌不修边幅；走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定。一般来说，对欢快、热烈的会议步频应较慢；入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼等不雅动作。

主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。主持人主持会议期间，对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，可点头，微笑致意。

（二）会议发言人的礼仪

会议发言有正式发言和自由发言两种。前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿、旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

（三）会议参加者礼仪

会议参加者的个人礼仪。会议参加者应衣着整洁，仪表大方。参加会议应准时或提前进入会场，会议开始后才进入会场是失礼的，进入会场后要服从会议组织人员的安排，讲究礼节，要轻轻寻找座位坐下，不可喧哗。如果与会者在会场内遇到熟识者可点头致意，但不可四处握手招呼。会议进行中，应关掉手机或调成静音状态，更不要随意讲话、走动，特殊情况需提前退场应向有关人员说明情况。

会议参加者应做踏实聆听者。听取他人发言，应专心听讲并做好会议记录，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不要影响他人。

长镜头

不和谐的手机声

2000年奥运会，中国运动健儿的出色表现征服了各国观众，但某些中国人的不文明习惯却给他国运动员、记者留下了不好的印象。有媒体报道，中国记者团几乎每个人都配备了移动电话，铃声是非常特别的音乐，在很嘈杂的场所也可以清楚分辨是不是自己的电话。但在射击馆里，当运动员紧张比赛的时候，这种声音就显得特别刺耳。组委会为了保证运动员发挥出最佳水平，在射击馆门前专门竖有明显标志：请勿吸烟，请关闭手机。也不知是中国的一些记者没看见还是根本不在乎，竟没有关机。其实，把手机铃声调到“振动”并不费事。王义夫比赛时，中国记者的手机响了，招来周围人的嘘声和众多不满的目光。有外国人轻轻说“这是中国人的手机！”在陶璐娜决赛射第七发子弹的关键时刻，中国记者的手机又一次响了……。

想一想

不和谐的手机声为什么会引起人们的反感？

对本案例你有何感想？

三、会中服务礼仪

会中服务的要求

井井有条　不疏不漏

会议进行过程中的礼仪更为讲究，会议服务主要要做好以下几项工作。

（一）热情接待与会代表

在代表报到之日，要安排专人做好接待登记工作。必要时，报到期间，要安排专人在车站、码头、机场负责接站。接站的牌子要醒目，与会代表一出站，接站人员要亲切地表示欢迎和慰问。对签到、登记、收费、预订返程票、发放会议材料等项工作，要及时圆满地做好。报到的当日晚上，东道主可安排主要负责人到代表处看望，以增进友谊，联络感情。

与会代表在会议期间的食宿及娱乐活动，也是保证会议顺利进行的一个重要事项。本着方便、丰富、卫生、优雅、安全、热情的原则妥善予以安排，使全体与会者有“宾至如归”的感觉。对于年老体弱者，还须进行重点照料。此外必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动，如文娱晚会、参观游览等。

（二）会中服务稳重大方

服务人员要注意观察每位与会者，以便及时为其续茶。倒茶动作要轻盈、快捷、规范，杯盖的内口不能接触桌面，手指不能接触杯口边沿，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持壶，将热开水准确倒入杯中，并将杯子放在与会者桌子的右上角。如果操作不慎，将茶水溅到桌面或与会者身上，应不动声色地尽快处理，不能慌慌张张、来回奔跑，更不能惊动其他人，转移与会者的注意力，否则将是极大的工作失误。

会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求每位工作人员都要“严阵以待”，做好各项准备工作。如大会宣布颁发荣誉证书，工作人员应迅速将受奖人排好队，礼仪小姐把领导从主席台上引导出场，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有急事、要事相告，服务人员应走到其身边，轻声相告。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动或耳语，分散与会者的注意力。

（三）认真做好会议记录

凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料，仅作参考、备查。记录力求详尽，会议名称、时间、地点、人数、主持者、记录人、发言内容、谈论事项、临时动议、决议事项等均应包括在内。

（四）精心编写会议简报

会议简报常分为会议进程简报和会议综合简报两种，都要求达到：内容真实，反映及时，富有新意，文字简洁。举行会期较长的大中型会议，依例应编写会议简报。这是对会议动态、过程以及主要内容的扼要报道。这有助于与会者的信息沟通、经验交流、意见传达等，还能让主办单位及有关领导及时掌握会议的全局，确保会议的健康、顺利进行。

四、会议结束工作

应做好的后续工作

△形成文件　　△处理材料　　△协助返程

（一）形成文件

这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就下发或公布。

（二）处理材料

根据工作需要与有关保密制度的规定，应对与会议有关的一切图文、声像材料进行细致的归类、整理，并按照规定与惯例，该汇总的认真汇总，该存档的一律归档。

（三）协助返程

大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人送行，并帮助其托运行李。

总之，会议结束工作要圆满周到，善始善终。