子模块二 新闻发布会礼仪
新闻发布会又称记者招待会。它是一种公开举行、主动传播各类有关信息、谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观、公正地报道的有效沟通方式。它是企事业单位联络、协调与新闻媒体之间相互关系的重要手段。通常情况下，由某一家或几家相互关联的商界单位出面，在特定的时间和地点邀请有关的新闻界人士参加的会议，其目的是为了宣布某一消息、说明某一活动或解释某一事件，以争取新闻界对此进行客观而公正的报道，并尽可能地争取扩大信息的传播范围。简言之，新闻发布会就是以发布新闻为主要内容的会议。
一、会议的筹备
准备事项
△时机的选择 △人员的安排 △记者的邀请
△会场的布置 △材料的准备
（一）时机的选择
在决定召开新闻发布会之前，首先应明确两点：
1.确定新闻发布会的主题及其价值
举办新闻发布会首先要看有无必要性，即便是有一定的必要性，也要多加论证，讲究少而精。也就是对某一消息要论证其是否具有专门召集记者前来予以报道的新闻价值，要选择恰当的新闻“由头”。
2.新闻发布会的时机选择
一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间应当限定在两个小时以内，并且要避开节假日、避开本地的重大活动、避开其他单位的发布会、避开与新闻界的宣传报道重点相冲突。
恰当的时机选择是新闻发布会取得成功的保障。
（二）人员的安排
新闻发布会的人员安排关键是要选好主持人和发言人。发布会的主持人应由主办单位的公关部长、办公室主任或秘书长担任。其基本条件是仪表堂堂，年富力强，见多识广，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局、引导提问和控制会场，具有丰富的主持会议的经验。
新闻发言人由主办单位主要负责人担任，除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对其基本要求是修养良好、学识渊博、思维敏捷、能言善辩、彬彬有礼。
发布会还要精选一批负责会议现场工作的礼仪接待人员，一般由相貌端正、工作认真负责、善于交际应酬的年轻女性担任。
（三）记者的邀请
在新闻发布会上，主办方的交流对象以新闻媒体人士为主。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。一般情况下，要根据问题的性质或涉及的范围来确定出席发布会的记者范围。当宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响、提高本企业知名度时，邀请的新闻单位往往是多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本企业因处于劣势而这样做时，邀请新闻单位的范围不宜过于宽泛，且要尽可能地先邀请影响力大、报道公正、口碑良好的新闻单位。此外，还应根据新闻涉及的范围来确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分到场。
另外，确定邀请的记者后，请柬最好要提前一星期发出，会前还应打电话提醒。
（四）会场的布置
新闻发布会的地点除了可考虑在本单位或事件所在地举行外，还可考虑租用大宾馆、大饭店举行，如果希望造成全国性影响的，则可在首都或某一大城市举行。发布会现场应交通便利、条件舒适、大小合适。会议地点确定后，应实地考察，在会议召开前应认真进行会场布置，会议的桌子最好不用长方形的，要用圆形的，大家围成一个圆圈，显得气氛和谐、主宾平等，当然这只适用于小型会议。大型会议应设主席台席位、记者席位、来宾朋友席位等。
（五）材料的准备
在准备新闻发布会时，主办方要事先准备好如下材料：
1.发言提纲
发言人在新闻发布会上进行正式讲话时的发言提纲。要求紧扣主题，全面、准确、生动、真实。
2.问答提纲
为了使发言人在现场正式回答问题时能够表现自如，应该事先对可能被问到的问题进行预测，并就此准备好相应的答案，以便心中有数，必要时予以参考。
3.宣传提纲
为了方便新闻界人士在进行宣传报道时能够抓住重点，可以在事前精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并认真打印出来，在发布会上提供给每位新闻记者，上面可以列出本单位的名称、联系方式等以便日后联系、核实之用。
4.辅助材料
条件允许的话可以在现场准备一些照片、实物、模型、录音、录像、影片、幻灯片、光碟等，以供与会者利用，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览，增强发布会的效果。应当注意的是，切勿弄虚作假、切勿泄露商业机密。
二、新闻发布会进行中的礼仪
注意事项
△搞好会议签到 △严格遵守程序
△注意相互配合 △态度真诚主动
（一）搞好会议签到
要搞好新闻发布会的签到工作，让记者和来宾在事先准备好的签到簿上签下自己的姓名、单位、联系方式等内容。记者及来宾签到后按事先的安排把与会者引到会场就座。
（二）严格遵守程序
要严格遵守会议程序，主持人要充分发挥主持者和组织者的作用，宣布会议的主要内容、提问范围以及会议进行的时间，一般不要超过两小时。主持人、发言人讲话时间不宜过长，过长了则影响记者提问，对记者所提的问题应逐一予以回答，不可与记者发生冲突。会议主持人要始终把握会议主题，维护好会场秩序，主持人和发言人会前不要单独会见记者或提供任何信息。
（三）注意相互配合
在新闻发布会上，主持人和发言人要相互配合。为此首先要明确分工，各司其职，不允许越俎代庖。在发布会进行期间，主持人和发言人通常要保持一致的口径，不允许公开顶牛、相互拆台。当新闻记者提出的某些问题过于尖锐或难于回答时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪。而当主持人邀请某位记者提问之后，发言人一般要给予对方适当的回答，不然，对那位新闻记者和主持人都是不礼貌的。
（四）态度要真诚主动
新闻发布会自始至终都要注意对待记者的态度，因为接待记者的质量如何直接关系到新闻媒介发布消息的成败。作为人，记者希望接待人员对其尊重热情，并了解其所在的新闻媒介及其作品等；作为专业人，希望提供工作之便，如一条有发表价值的消息，一个有利于拍到照片的角度等，记者的合理要求要尽量满足。对待记者千万不能趾高气扬，态度傲慢，一定温文尔雅，彬彬有礼。
三、善后事宜
善后工作
△了解新闻界的反应 △整理保存会议资料
△收集反馈信息，酌情采取补救措施
新闻发布会举行完毕以后，主办单位须在一定时间内对其进行一次认真的评估及善后工作，主要针对以下几个方面的问题进行善后处理。
（一）了解新闻界的反应
新闻发布会结束之后，应对照签名簿核查新闻界人士的到会情况，以此来推断新闻界对本单位的重视程度，以及有多少人为此新闻发布会发表新闻稿。同时，了解一下与会者对此次新闻会的意见或建议，以便找出自己的缺点和不足。
（二）整理保存会议资料
整理保存新闻发布会的有关资料不仅包括会议进行中所使用的一切文件、图表、录音、录像等，还包括新闻媒介对此次会议所进行报道的有关资料，它们可能是有利报道，也可能是不利报道或中性报道。所有这些不仅有助于主办方全面评估发布会的效果，还可为以后举行同类会议提供借鉴，因而有必要认真整理保存。
（三）收集反馈信息，酌情采取补救措施
在听取了与会者的意见、建议，总结整理了新闻媒体对发布会的相关报道之后，对于失误、过错或误导要主动采取一些必要的对策。对于那些不利报道，要分析原因、区别对待；对于批评性报道，主办方要闻过即改、虚心接受；对于失实性报道，则应通过恰当的途径加以解释，消除误解；对于敌视性报道，则应在讲究策略、方法的前提下据理力争，尽量为本单位挽回声誉。
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