商务接待与拜访礼仪

商务接待与拜访礼仪

商务接待

随着企业业务往来的增加，对外交往面的扩大，企业的接待工作的重要性越来越明显。

重要接待的客人有生产厂家、供货单位，也有本企业的顾客以及相关领域的企业。如果细分，可以分成业务往来接待、顾客投诉接待、视察指导接待、参观学习接待等几种。

接待工作繁杂琐碎，如有疏漏，将会给本企业的业务、声誉等造成损失，因此，有必要讲究接待的艺术性。

制定接待方案

接到来客通知后，首先必须了解客人的单位、姓名、性别、职业、级别、人数等。其次，要了解客人的目的和要求以及到达日期、所乘车次和到达时间。

接待一般客人，可根据惯例直接接待。但接待重要客人和高级团体，就要事先制定接待方案。其内容包括：客人的基本情况、接待工作的组织分工、陪同人员和迎送人员名单、食宿地点及房间安排、伙食标准及用餐形式、交通工具、费用支出意见、活动方式及日程安排、汇报内容的准备及参加人员等。接待方案要报送企业领导批准。

正式接待

客人到达后，应安排专人迎接。对于一般客人，可以由业务部门或经理秘书人员到车站（机场、码头）迎接，对于重要客人，有关领导要亲自前去接站。

客人到达后，应把客人引进客房，替其安排好食宿。同时，与客人协商好活动日程。

根据日程安排，精心组织好各项活动，如合同洽谈、参观游览。客人活动结束后，根据具体情况安排时间让单位领导和客人见面。

根据客人要求，为其安排返程，如订购返程车（机、船）票，并及时送到客人手中，最后送客人到车站。

在接待工作中，需要注意一些礼节。

行进中的礼节　接待人员在陪同客人走路时，一般应在客人的左侧，以示尊重。如果主人陪客人时，要并排与客人同行。如随行人员，应走在客人和主陪人员的后边。负责引导时，应走在客人左前方数步远的位置，遇到上下楼或转弯处应用手示意方向并加以指示。乘电梯时，如有专人服务，应请客人先进，如无专人服务，接待人员应先进去，到达时请客人先走，进房间时，如门朝外开，应请客人先进，如门往里开，接待人员应先进去，扶住门，然后再请客人进入。

乘车时的礼节　乘车时，接待人员要先打开车门，请客人上车，要以手示意车门上框，提醒客人以免磕碰，待客人坐稳后，再关门起车。车停后接待人员要先下车打开车门，再请客人下车。

商务拜访

商务拜访礼仪对于业务的往来、企业形象也都有非同小可的影响。

访前预约

拜访别人，无论到居室、办公室或者宾馆，都要事先与被拜访者取得联系，以便双方都能利用和控制时间。

作为领导秘书，给领导的拜访进行预约的方式有：

（1）当面向对方提出要求约会。

（2）用电话向对方约会。

（3）用书信提出约会。

赴约要注意仪表服饰。穿着要端庄、整洁。男士宜穿西装，女士宜穿套装，穿着要规范。

另外，要准备好名片。男士的名片可放在西装口袋中，也可放在名片夹中；女士则可将名片放在提包中容易掏出的地方。

拜访客户

拜访客户前要对拜访对象的概况、特点、喜好以及对方的信用、在商界的信誉都要有所了解，以免交谈时无话可说而陷入尴尬境地。

主管人员拜访客户，其会晤礼节有：

（1）进入客户的机构，应向接待人员主动介绍自己公司的名称和自己的姓名、职务等，同时说明访问对象的姓名和工作部门，如果是事先约定也要说清楚。

（2）被引到会客室时，应向引路者表示感谢。

（3）就座时要注意，上司坐上座，自己则居下座。

（4）向访问对象致意，说一番“久仰”之类的客套话。

（5）向访问对象介绍公司的负责人。

（6）介绍过后，上司与对方寒暄并交换名片。

随从人员在会晤时不要担任主角，上司负责主要的交涉。如果上司早已认识客户，而下属是初见客户，就应由上司先将属下介绍给对方，再将对方介绍给属下。