如何做好商务接待

●如何做好商务接待

商务接待虽然比较正式和严肃，但是接待人员也要笑脸相迎，鞠躬握手并口说欢迎词，如“欢迎光临，我们经理在等候您的大驾，请跟我来”。如果是经理来迎，则可边说“欢迎光临”，边用手势宴请客人入内。一般的做法是：接待者亲切地走在前面，把客人引领到接待室门前，然后左手轻轻地推开门并顺势先进入室内，侧身站在一旁，说一声“请进”，伸手作出引导客人进入的手势。接着还要把客人带到座位前请客人坐下，并敬茶、敬烟。要想做好商务接待就要做到迎接客人之前有周密的部署，应注意以下事项：

1．了解客人的来访地点和时间，做好准备。对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。

2．接站要及时。主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。

3．接待中的名片礼仪。接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。注意送名片的礼仪：当你与长者、尊者交换名片时，应双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。

4．迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。在这个过程中要注意乘车礼仪：

要是用轿车去接贵宾就要注意小轿车的座位的安排，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。主人夫妇驾车时，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车，让主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，让友人夫妇都坐前座，或者邀友人坐前座，友人之妇坐后座。这里有一点要注意，女士登车时要注意不要一只脚先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。

倘若用吉普车或者旅行车去接，也要注意相关细节。吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右座为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。接待团体客人时，一般会采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。

5．主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。

6．将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。

在接待客人过程要注意以下几点：

1．客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人的去向以及何时回来。客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，这时要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志。请客人留下电话、地址，然后和负责人商量好是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

2．经过核实之后，接待人员可带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

（1）在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

（2）在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

（3）在电梯的引导方法：引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

（4）客厅里的引导方法：当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。

等所有的住宿安排好之后，应该以礼相送，表示诚意。在经济日益发达的今天，人与人之间的距离逐渐缩短，接触面越来越广，一些迎来送往及喜庆宴贺的活动越来越多，彼此送礼的机会也随之增加。但如何挑选适宜的礼品，对每一个人都是费解的问题。懂得送礼技巧，不仅能达到大方得体的效果，还可增进彼此感情。当然要注意送礼忌讳：

1．如何选礼物？如果你对客人有一定了解，可以根据他的喜好来选择，倘若没了解清楚，可以选一些大众礼品，但是要保证品质和款式达到你的要求。

2．避免雷同。为避免几年选同样的礼物给同一个人的尴尬情况发生，最好在每年送礼时做一下记录。

3．不要转送礼物。千万不要把以前接收的礼物转送出去。不要以为人家不知道，送礼物给你的人会留意你有没有用他所送的物品。

4．切勿直接去问对方喜欢什么礼物，一方面可能他要求的会导致你超出预算，另一方面你即使照着他的意思去买，可能会出现这样的情况，“呀，我曾经见过更大一点的，大一点不是更好吗？”

5．不要送违法物品。比如，涉及国家和商业秘密，涉黄、涉毒一类物品，不能赠送于人。

6．有害物品最好不要送。这些东西，虽不为法律所禁止，但对人们学习、生活、工作和身体健康都是有害无益的，如香烟、烈酒以及低级庸俗的书刊、音像制品。

7．最好不要送广告物品。把带有广告标志或广告语的物品送人，等于什么都没送，而且会让对方觉得是在做免费宣传。

8．礼物选择要恰当。即使你比较富裕，送礼物给一般朋友也不宜太过，相反，送一些有纪念的礼物较好。如你送给朋友儿子的礼物贵过他父母送他的礼物，这自然会引起他父母的不快，同时也会令两份礼物都失去意义。

9．不要用廉价的包装袋。即使礼物本身不名贵，最好也用包装纸包装，有时细微的地方更能显出送礼人的心意。