商务会议的参与者的重要性

第三节　商务会议礼仪

所谓商务会议，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。对于商务会议来说，最重要的是要维护好会议中双方的形象。要做到形象的维护，就要做好以下几点：

首先，要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人；也不可使之过小，弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备，事先要认真调试。需用的文具、饮料，亦应预备齐全。

其次，要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次，目前主要有两种方法：一是按指定区域统一就座，二是自由就座。

最重要的，在会议进行阶段，会议的组织准备者要做以下几项重要的服务工作。凡重要会议，不论是全体大会，还是分组讨论，都要进行必要的会议记录。会议记录，是由专人负责记录会议内容的一种书面材料，包括会议名称、时间、地点、人员、主持者等记录在内。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行重点照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内，则应当对与会者有求必应，有错就改，尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报，举行会期较长的大中型会议，依例编写会议简报。在会议结束阶段，一般的组织准备工作主要有以下三项：

1．形成可供传达的会议文件；2．处理有关会议的文件材料；3．为与会者的返程提供方便。

一般而言，与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律，主要有以下四项内容：

1．规范着装；2．严守时间；3．维护秩序；4．专心听讲。