第一节 办公室礼仪
一、办公室电话礼仪
电话是现代社会生活中不可缺少的通信工具，也是人们处理日常事务、洽谈工作、约会通联的常用联系手段。办公室电话礼仪和日常电话礼仪有一些共同的基本规则，但是更有自己特殊的礼仪要求。
(一)拨打电话
1．礼貌开头
电话接通后，以礼貌用语开头，并自报家门，自报家门时要注意连贯地说出单位、部门、职位和姓名，如“您好，我是海尔公司销售部的经理某某某”，而不可用“挤牙膏”的方式。如果是在周一或者刚开始上班，别人有可能比较忙的情况下，应该在正式通话之前询问此时是否适宜交谈，如“请问现在说话方便么，我可以打扰您十分钟么?”
2．通话礼仪
(1)通话语气平和，态度友好。
(2)通话目的明确，语言清晰简练，内容有条理。
(3)专心通话，不可边打电话边做自己的工作。
(4)拨错号码要马上道歉。
(二)接听电话
1．礼貌接听
在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼”，特别是不允许一张嘴就毫不客气地查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁?”“你是谁?”或者“有什么事儿呀?”
2．微笑接听
微笑能调整情绪、美化声音，让对方感觉到一种亲切和愉快，对方也可从你的语气、节奏和声调中判断你的态度和素质，微笑接听电话是塑造良好电话形象的必然要求。
3．耐心应答
办公室电话有许多是咨询问题的，所以要耐心接听，这是塑造企业形象的必然要求。在没有听清对方的问题时，可礼貌请求对方稍作重复，如“抱歉，请您再说一遍好么?”如果需要做简短的查阅才能答复，则可说“请您稍等一下”。
4．代接电话
如果你是一位秘书，或者电话里找你的同事，但是他(她)恰巧不在，此时你在接听电话时，要首先声明你不是电话中要找的人，然后问打电话的人是否方便留言，让你转达，千万不要在询问清楚来电何意之后再告诉对方他要找的人不在，这有窥探他人隐私之嫌。正确的应答是“您好，张某某不在，我是他(她)的同事，您如果方便的话可以留言，我会尽快转达，如果不方便留言，我会及时通知他(她)给您回电话。”代接电话之后一定要及时通知你的同事。
5．做好记录
办公室电话很多，而且内容繁杂，如果不马上做好记录，很可能遗忘某个电话通知的事项，影响日常工作的正常运转。
6．礼待拨错电话者
万一对方拨错了电话或电话串了线，也要保持风度，切勿发脾气、“耍态度”。应先自报一下“家门”，确认对方拨错了电话，然后再告之电话拨错了。在对方道歉之后，应说“没关系”，而不可以教训对方“下次长好眼睛”、“瞧仔细些”。
如果对方找的是同一单位的不同部门，如来电打到某省电视台，要找市场部的某个人，但是误拨到你宣传部了，此时在条件允许的情况下，不妨问一问对方，是否需要帮忙查一下正确的电话号码。真的这样做了，不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。
7．礼貌结束通话
在通话时，接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。如果自己正在开会、会客，不宜长谈，或另有其他电话打进来，需要中止通话时，应说明原因，并告之对方“一有空闲，我马上给您打电话。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
遇上不识相的人打起电话没个完，非得让其“适可而止”的话，应当说得委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢!”而应当讲:“好吧，我不再占用您的宝贵时间了”，“真不希望就此道别，不过以后真的希望再有机会与您联络。”
二、交谈礼仪
在办公室里与同事们交往离不开语言，但是同样的语言由于表达方式不同，表达的效果、传递的感情和态度也大不一样，因此，我们在办公室说话一定要注意语言上的规范。
(一)交谈必须遵守的准则
1．多用礼貌用语
在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”“早安”“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之下开玩笑。
2．尽抒己见
一般来说，公司老板都会赏识那些有自己头脑和主见的员工。如果我们经常说别人说过的话，那么你在办公室里就很容易被忽视了。有自己的头脑，不管你在公司的职位如何，你都应该发出自己的声音，应该敢于说出自己的想法。
3．和声平气
在办公室里与人相处要友善，说话态度要和气，不要使用过于情绪化的语言，要让别人觉得你有亲切感，即使是有了一定的级别，也要慎用命令的口吻与别人说话。说话时，更不能用手指着对方，这样会让人觉得没有礼貌，让人有受到侮辱的感觉。
4．态度谦虚
无论你在办公室中的能力如何，炫耀的说话方式会引起大多数人的反感，更何况“天外有天，人外有人”，一旦办公室来了更有能力的人来工作，你更会成为大家的笑柄。
5．话题以工作内容为主
在办公场合中与同事进行适当的交流是可以的，但上班时间的闲聊必须有一定的分寸。如果你花太多的时间与同事聊天，就会给人留下一种无所事事的印象，同时还会影响你的同事按时完成工作。
(二)交谈不宜涉及的话题
1．自己或同事的工资收入。
2．在同事面前表现出和上司超越一般上下级的关系，甚至炫耀和上司及其家人的私交。
3．私底下对同事谈论自己的过去和隐秘思想。除非你已经离开了这家公司。
4．谈论别人的隐私甚至是上司的隐私。无论是在公司内外，谈论别人的私生活都是极其不礼貌的。轻者给人留下口无遮拦、办事不慎重的印象，重则影响个人职业的发展。
5．在办公室倒自己的苦水。我们的言行要事关工作，而不能和别人倾吐苦水。自己的生活或工作有了问题，应该尽量避免在工作的场所里议论，不妨找几个知心朋友下班后找个地方再好好聊。
三、相处礼仪
可以说，一个人事业的成功，在很大程度上取决于是否能和同事愉快相处、有效合作。
(一)真诚合作
在职场竞争是难免的，但是合作更重要。一个人只有真诚地与他人合作，才能在自己需要的时候得到他人的帮助，一个不肯与别人合作的人是自私的人，是不可能获得事业上的成功的。
(二)乐于分享
“将欲取之必先与之”，只有跟他人分享自己的想法和已有的工作成果，才能从他人那里得到对自己有利的信息。多跟别人分享看法，多听取和接受别人的意见，这样你才能获得众人的接纳和支持，方能顺利开展工作大计。
(三)良好的职业道德
在与同事相处时，良好的职业道德的要求之一是不情绪化。即在工作中无论说话做事都要就事论事，而不可掺杂过多的私人感情，同时也不要把生活中的情绪带到工作中来。
(四)一视同仁
当你过于和某个人亲近的时候，就意味着你已经疏远了其他人，因此应尽量跟每一位同事都保持友好的关系，尽量不要被人标示为你是属于哪个圈子的人，这无意中缩窄了你的人际网络，对你没好处。尽可能跟不同的人打交道，不搞小团体，避免牵涉入办公室政治或斗争，不搬弄是非，自然能获取别人的信任和好感。
(五)有原则而不固执
处事手腕灵活，有原则，但却懂得在适当的时候采纳他人的意见。切勿万事躬迎，毫无主见，这样只会给人留下懦弱、办事能力不足的坏印象。
(六)不做隐身人
为了不打搅别人的工作，你总是避免和同事进行面对面的交流，你可能不知道，这样会使你逐渐地从同事中孤立出来，也无法引起上司对你的足够注意。所以，你应该学会向同事们问好，不要事事都通过E-manil。有的工作要及时主动地给上司提交备忘记录。
(七)去别人办公室串门要礼貌
去别的办公室拜访同样要注意礼貌。一般需要事先联系，准时赴约，经过许可，方可入内。进入别人办公室前，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看准机会。而且要说:“对不起，打断你们的谈话。”未经同意，不要将衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的话，则放到腿上或身边的地上。不要乱动别人的东西。在别的办公室停留的时间不宜太久，初次造访以15分钟左右为准。
四、离职礼仪
离职也是为人处世的一个方面，漂亮的离职方法不仅能体现你个人的良好素质，还能给人留下完美深刻的印象。
1．在新工作定下来之前不要让你的老板知道你要离开这里并另找工作。
2．不要试图用辞职的事作为威胁，让老板提升你。大多数老板咽不下这口气，即使暂时满足了你的要求，留下了你，对你以后的发展也不会有太好的影响。
3．辞职之前一定要想清楚辞职的目的，为什么要辞职。弄清楚自己的目的后，再比较一下“旧”单位与“新”单位哪个更能满足你的目的，然后再决定是否要主动辞职。
4．如果与上司私交甚好，也可采取停薪留职的方式。这样做可给自己留条后路，万一新单位并未如想象中那么好，你还可以回头。不过回头时往往会发现，在你离开的这一段时间，可能已经有人替代了你的位置，因此，这一方法不一定很保险。
5．除非你拿不准辞职对你的好处，不得不暂时“身在曹营心在汉”，否则一旦决定了离开的日期，应当立即通知你的老板。遮遮掩掩并不会使你的辞职增加什么魅力。辞职并不是一件不光彩的事，也不是对你曾为之效力的公司的背叛。
6．找出“正当理由”说服上司放你走。一定要找出一个“正当理由”，让上司感到确实难以拒绝而他自己又确实没办法帮你，于是只好同意你辞职。
7．有的人因为犯了错误，觉得无法在原单位再待下去，所以想赶紧走人了事。虽然这种办法能暂时摆脱困境，但对自己以后求职会有不好的影响。最好的办法就是硬着头皮撑一段时间，等别人渐渐忘记自己的错误后再辞职。
8．可以采取和老板面谈或写信的方式，将辞职的原因解释清楚，并提出要离开公司的日期，还要对老板和公司的帮助及得到的机会表示感谢。老板看过你的信后会找你谈话的，你可重复所写的内容。如果没写辞职信，有些公司会要求你在提出辞职意向后提交书面辞职。
9．如果你的工作对原单位责任重大，最好提前一个月通知公司，以便公司能安排接替的人选。不要因为要走了就不工作了，在走之前继续保持合作和努力的态度。有些公司还可能要求你在最后阶段帮助面试接替你的人选。不管以什么原因辞职，一定要以积极、肯定的态度去做。很多辞职的员工在调离后甚至成为原来老板和公司很好的朋友与客户。
10．除非碰上原单位说什么也不肯放人，而本人又固执己见非走不可的特殊情况，不要自动离职。更不能一声不吭，从此消失，这不仅是无理的举动，从法律上讲也不合劳动合同的规定。
11．在离开之前，向与你一起工作过的同事道别，并提出与他们继续保持联系的希望。
12．离开公司后，不要说不利于公司的话，说不定将来还会与原来的老板打交道，所以不要过河拆桥。不要在新的老板面前抱怨前任老板。再次遇到老同事时，不要吹嘘你的新工作，或者一个劲地鼓动他们也辞职。
13．离开公司后不要传播原来公司的秘密。这么做严重触犯了商业社会的行业规矩，尤其是在西方社会，极其厌恶这样的泄密者。
五、现代办公的礼仪禁忌
(一)过分注重自我形象
办公桌上摆着化妆品、镜子和靓照，还不时忙里偷闲照照镜子、补补妆，这不仅给人工作能力低下的感觉，且在众目睽睽之下不加掩饰实在有伤大雅。
(二)形象不得体
坐在办公室里，浓妆艳抹、环佩叮当、香气逼人、暴露过多，或衣着不整、品味低俗都属禁忌之列。工作时，语言、举止要尽量保持得体大方，过多的方言土语、粗俗不雅的词汇都应避免。无论对上司、下属还是同级都应该不卑不亢，以礼相待，友好相处。
(三)使用公共设施缺乏公共观念
单位里的一切公共设施都是为了方便大家，以提高工作效率，电话机也好，传真机、复印机也好，都要注意爱惜保护它们。给好友拨个电话聊聊近况本无可厚非，只是别在办公室里聊天，以免影响他人工作。
(四)零食、香烟不离口
女孩子大都爱吃零食，且以互换零食表示友好，但是在办公室则不可如此，尤其在有旁人和接听电话时，嘴里万万不可嚼东西。至于一些以吸烟为享受的男士在公共场合也应注意尊重他人，不要随意污染环境。
(五)办公桌无“礼貌”
凌乱的办公桌会让别人对这个桌子的主人的工作能力和态度打折扣。所以奉劝大家，保持办公桌的清洁是一种礼貌。
(六)把办公室当自家居室
中午自带的饭盒用电炉加热一下，再煮点小菜做汤，一顿挺丰盛的午餐有了，饭后将餐具之类随手一放。可下午上班后，同事们要在这种充满菜味的屋子里进进出出，感觉实在不妙。
(七)高声喧哗，旁若无人
办公室是一个严肃的场所，无视他人的存在，大声谈论自己的事情，只能打扰同事的工作，极易引起他人反感。
(八)随便挪用他人东西
未经许可随意挪用他人物品，事后又不打招呼的做法，实在显得没有教养。至于用后不归还原处，甚至经常忘记归还的，也很容易引起别人的不满。
(九)偷听别人讲话
两人私下谈话，你却停下手中的工作仔细倾听，别人在打电话，你两眼紧盯打电话的人，耳朵灵得像兔子，这都会使你的形象大打折扣。此时有可能的话还是暂且回避一下的好。
(十)对同事的客人表现冷漠
无论是谁的朋友踏进你们办公室的门，就是你们的客人，而你就是当然的主人。做主人的，三言两语把客人推掉，或不认识就不加理睬，都有失主人的风度。只有你热情友好的招待同事的客人，认认真真地记录电话，改天当你出外办事，你的朋友才同样会受到友好的接待。
温馨提示
1．良好的人际关系是舒心工作的必要条件，也是事业发展所必须掌握的。
2．无论是在工作中还是在日常的交往中，都要明确与上司之间的关系是领导与被领导的关系，处理与上司的关系，要时刻保持谨慎、细心、全面。
3．过分关心别人的隐私是无聊、没有修养的低素质表现。
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