会务仪式礼仪

第二节　会务仪式礼仪

在现代社会里，会议已成为人们参与社会活动的主要方式之一。会议是为实现一定的目的，由主办人或主持单位召集、组织的由不同层次和不同人数参加的一种事务性活动。会议的目的多种多样，有表彰奖励、布置任务、交流经验、调查情况、纠正错误等等。无论召开什么样的会议，要想取得好的效果，会议的组织者、参加者以及会议进行过程就必须讲究礼仪，以便与会者的思想感情能很好地进行沟通。因此，会议礼仪是会议取得成功的重要保证。

一、会议组织礼仪

不同的会议组织工作繁杂程度也不一样，特别是一些较大型的会议，往往内容繁杂，因此组织者必须考虑会议的准备、进行、结束以及会后的每一个工作细节，不能因为工作的疏漏而耽搁或影响会议的进行。因此，组织者做好准备工作尤其重要。

1．组织者首先应明确开会的目的，根据会议的目的确定会议参加者的范围，传达会议通知，印发会议证件，选定并布置会场;布置会场时，应落实灯光、音响、墙面装饰、花草摆放等问题。

2．会议召开之前，要做好以下准备工作:查看茶水、与会者资料、座位卡是否备好并放置妥当，落实开会期间的会场签到、引座、倒水、安全保卫等问题。会议所用的各项文件材料是会议准备的主要内容，均应在会前完成。特别是会议开幕词、闭幕词和主题报告更要认真准备好。需要与会者一人一份的应该印够数量。

3．要安排好座次。排列主席台上的座次，我国目前的惯例是:前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属比较重要的会议，在主席台上就座人员面前的桌子上，都应事先摆放好写有其本人姓名的桌签。与会人员的座次安排一般有两种情况:一是按指定区域就座，二是自由就座。

4．在会议开始前后，会议的组织准备者还要配合主持人做好会场的各项工作，大体上有这样一些内容:一是进行例行服务工作;二是在会场外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员;三是对与会的年老体弱者进行重点照顾。

5．会议结束时，应将会议记录内容认真整理成文，凡重要会议不论是全体大会，还是分组讨论都要进行必要的会议记录。有些会议要求编写会议简报，经领导审阅后付印分发。

6．对有重要来宾参加的会议，或其他一些重要的会议，以及时间较长的会议，必要时还应为与会者安排一定的参观学习或文体娱乐活动。

二、会议主持礼仪

会议主持人或会议主席是负责主持、召集会议的领导人，负责按照会议议程当场全权组织和推进会议，所以要符合礼仪、符合身份地主持会议。

主持人的服装、修饰、走姿、落座、发言等都应符合身份，自然大方。会议主持人走向主持位置时，应表现出沉稳、自信的风度，步伐应均匀有力、稳健庄严。为了营造适合的会议气氛，主持人还应视会议性质决定步伐的缓急、步幅的大小。

重要会议开始前，主持人步入主持位置过程中不要与熟人打招呼，但一般工作会议，可向熟人打招呼或点头致意。会议主持人应在会议开始前5分钟左右抵达会场。

会议主持人由于其特定的身份，自身的仪态将直接影响与会者对会议的看法。因此，主持人在整个会议中的坐姿、站姿和谈吐，必须要符合礼仪。主持人若是持稿主持，应以右手或双手持稿，与胸等高，在读讲稿的同时，目光应间隔性地扫视与会者。主持人与讲话者不同，一般不要手势，即使有，动作也不可过大。会议主持人应讲普通话，要口齿清晰，内容明确，能够把握会议进程的缓急，思维敏捷。主持人的工作主要包括落实议题、控制时间、掌握会场等三大方面，能否把这三条处理好，是衡量主持人是否合格的主要标准。

凡属比较正式的会议，其议程大都在事先进行过认真的讨论和拟定。作为会议的主持人，首先应熟悉会议的议程。只有这样，才能在会议进行时熟练地驾驭会议，并且沉着妥善地应付一切难以想象的突发性问题。在—般情况下，会议的主持人作为会议的工作人员是无权变更会议的议程的，尤其是其中的主要议程。倘若遇到了特殊的情况，比如发言人缺席、发言时间不够用、听众意见较大等确有必要对议程进行重要的临时调整时，最好及时征求会议主席团或主要负责人的意见，不到万不得已，不要自作主张。

对主持人来说，在控制会议时间方面要做的主要工作:—是把握起止时间;二是限制发言时间;三是留有休息时间。对于这三点稍有疏忽都会使会议的进行受到不良的影响。

主持人在主持会议时，不宜随便拖延开会与散会时间。不仅会议的起止时间要认真遵守，发言的具体时间也有明确的限制。一般情况下，在拟定会议议程时，就应对每位发言人的发言时间有所限定，并应通知到本人。

当有重要贵宾出席集会时，主持人应在开会之前或对方演讲之前，对其进行适当的介绍。在发言人发言前与结束时，主持人应带头鼓掌，以引领在场听众予以响应。

在会议进行期间，主持人的主要任务是主持会议，而不是做主要的报告人或发言人，因此一定要注意恪守本分，不抢风头。在主持会议时，主持人要多看多听，认真观察会议的进行情况，现场的情绪与反应，做到会议进程中尽可能不出现意外情况，如果发现异常，应及时予以合理解决。总之，不论遇到什么情况，主持者都必须想方设法履行自己的职责，以确保会议按照既定方针进行，兑现各项议程，完成预期的任务。

三、发言人礼仪

会议发言人一般是会议的主角，他们在会议上作演讲、作报告，称得上是整个会议的中心人物。作为公众瞩目的焦点，发言人必须在外在形象、发言内容、现场礼貌等方面格外注意。

发言人的仪容修饰一定要认真、仔细，做到干净、卫生。头发务必要梳理整齐。男士通常应当剃去胡须;女士应当适当化妆。发言人发言时的着装必须整洁、端庄、大方，男士和女士最好都穿西服，男士打上领带。女性发言人在妆饰上切勿过分抢眼、招摇;选择首饰时，要注意少而精;进行化妆时，要讲究淡而雅，不要给人以轻浮、俗艳之感;绝不能自己随心所欲乱穿，尤其是不能穿过分怪异或不雅的服装登台发言。在发言时，发言人不要戴帽子、墨镜，不要披着外衣，袖口、裤褪不要卷起来。

在集会上发言时，发言人要了解听众的思想状况、心理需要，做到观点明确、中心突出、态度清楚、主张合理。也可以适当举例，增强自己发言的说服力。在发言时，语言不要晦涩枯燥，尽量简单明了、通俗易懂、生动形象。发言人要争取以自己的真情实感去感染听众、征服听众。

在发言时，发言人要表现得谦虚自信，切忌自吹自擂。发言人在发言的整个过程中，都要表现出对听众的尊敬。在上台发言之初，要向主持人与听众欠身致意，并进行问候。在发言时，不能使用任何对听众不满的语言、动作或表情。发言结束后要感谢听众，欠身施礼后才能退场。

发言时必须要有明确的时间观念，宁短勿长，必须严格遵守规定的发言时间，绝不拖延时间。

四、会议参加者的礼仪

接到会议通知后，参加者应当按照通知上规定的具体时间准时出席会议。一般与会者参加会议应提前进入会场，不应拖拖拉拉，以便有—定的时间进行签到、寻位、领取材料等工作。严守会议时间是保证会议顺利进行的基本条件之一。要确保这一条件得到贯彻落实，不但要靠会议主持人、组织者的积极努力和得力措施，同时也要靠全体与会人员的自觉和认真。在会议开始后才进入会场是失礼的，应轻轻寻找座位坐下，不可高声喧哗。进入会场以后，与会者遇到熟识者可点头微笑致意，不必四处握手打招呼。会议进行中，尽量不要随意讲话或走动或做其他动作，提前退场应向有关人员说明情况。听取他人报告，应鼓掌表示欢迎，专心听讲并做好会议记录。与会者常见的两种失礼行为，即对发言人的反应冷漠，如打毛衣、吃东西、聊天、打瞌睡等，或是对发言人的反应强烈，如起哄、喝倒彩、吹口哨等。这两种不文明行为是应坚决摒弃的。

参加任何会议都不应当迟到或者缺席。参加会议必须自始至终，不能“半途而废”、不辞而别。在他人讲话期间当众退场，不仅自己失礼，而且也是对对方不尊重的表现。如果确实有急事，应当向主持人说明原因。

在集会进行期间，全体与会者都应当自觉维护会场秩序，使会场保持安静，不影响发言人的讲话与听众的倾听。

在发言人或主持人讲话时，不允许有意起哄，不应当在会场上使用手机，不应当收听录放机和收音机，不准吃东西、制造噪音等。与讲话者意见相左时，不应当在对方发言时予以打断，或是大声斥责、议论，更不能鼓倒掌、吹口哨、拍打桌椅等，应当寻找适当的渠道进行表达。当别人发言结束时，应当礼貌地鼓掌。在开会之时，不应当随意走动，或者与周围的人交头接耳。

在会议进行期间认真倾听他人的发言，是与会者对对方尊重的具体表现，同时也是自己掌握会议精神的主要途径。

参加会议之前要有充分的休息，否则开会时容易困乏、打瞌睡。开会时要聚精会神、全神贯注，专心聆听别人的讲话，抓住其要点，发现其问题。要预备好必要的辅助工具，如纸、笔、录音机等，以便于记录。认真阅读会议下发的材料，以便全面了解会议情况，掌握会议主旨。

五、会议结束阶段

一般来说，在会议结束时，会议的组织者要做好以下工作:形成可供传达的会议文件;处理有关会议的文件材料;为与会者的返程提供方便。

温馨提示

1．举行会议时应根据会议的规模和性质选择合适的地方，不可过于简陋和奢华。

2．传达会议通知时，应保证信息真实、准确、及时。

3．参加会议不要迟到，需要签到时及时签到，并按照指定的位置就座。

4．如果自己主持会议，情绪应饱满，姿态应端庄，声音应洪亮。不要与场内熟人打招呼。