谈判签约礼仪

第四节　谈判签约礼仪

自从人类有了语言以后，谈判就随之诞生了。谈判是作为一种有意义的社会活动，作为一种处理人际关系、解决人际利益矛盾的手段而存在的。谈判是在物质力量、实力地位等方面具有相对独立或对等资格的双方，在需求和利益方面出现了相互联系和相互冲突的时候，有准备、有步骤的为寻求双方的协调一致，而用书面形式予以反映的磋商过程。签约，实际上是对谈判结果的一种固定化。谈判过程具有程序性、阶段性、法律性等特点。谈判也是人们的一种交往活动，也需要注重礼仪。

一、谈判礼仪

(一)尊重原则

尊重对方的人格尊严。尊重是礼仪的情感基础，人与人之间只有相互尊重，才能建立和谐融洽的合作关系。

(二)平等原则

谈判双方无论实力、地位是相差悬殊还是势均力敌，其人格尊严都是平等的。谈判中的平等体现在时空的选择和安排对双方的适宜性上，即谈判时间和谈判地点的选择，最好不要在任何一方的“主场”，这会给另外一方造成心理压力，应该通过双方协商确定一个独立的第三方地点，谈判时间的选择亦是如此。

(三)座位排列

在谈判的位次排列中常常以面门为上，居中为上或以右为上，这三点共同发挥作用。一般来讲双边谈判时的座次排列大致如下:面对正门的人是客方，背对正门的人是主方。居中的是最高领导。一把手右侧的人往往是第二领导。但在国际商务谈判中，第二领导通常会坐在主谈的左侧。主谈的右手坐的是翻译，因为翻译在理论上跟主谈应该是一个人，是主谈的传声筒。

(四)个人礼仪

在谈判过程中，遵守基本道德规范，文明礼貌地进行商谈，言谈举止得体，态度友善，这是一些起码的要求。

1．服饰

谈判是一种严肃的商务活动，无论男女皆应身着正装，良好的仪表会告诉对方“我是有备而来的”，这既是自己自信的展示，也是对他人的一种尊敬。

2．语言

在谈判中，对语言的要求是准确、清晰、客观、文明。此外要注意使用敬语和谦语，如“请”“拜托”等，并尽可能地采用委婉、幽默的表达方式。在双方意见不能达成一致时，要心平气和地进行商谈，保持风度，不可恼羞成怒，语言粗俗，甚至进行人身攻击。

3．举止

举止要符合的基本要求是有度、得当、文明。有度指举止要符合一定的仪态标准，即站有站相，坐有坐相;得当指正确地运用有特殊礼貌意义的手势和动作，如适时的举手示意、鼓掌赞赏等;文明是指在谈判中不要有抖动四肢、抓挠头发、揉鼻挖耳等不文明的动作。

二、签约礼仪

谈判一旦达成结果，往往要把所达成的结果书面化、固定化，即通常所说的签约。签约仪式虽然时间不长，但由于它涉及各方面利益，往往是谈判成功的一个标志，因此一定要筹办得十分认真。签约时有一些具体的问题需要特别注意，比如人员的确定、文本的准备、现场的布置以及临场的表现等等。谈判人员了解签字仪式的礼仪规范和基础常识是非常必要的。

(一)签约的种类

1．从礼仪的角度考虑，一般地区间通过谈判，就政治、经济、科技、文化等领域内的相关问题达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都要举行签字仪式。

2．各地区、各单位在对外交往中，通过会谈、谈判和协商，最终达成有关合作项目的协议、备忘录、合同书等，通常也举办签字仪式。业务部门之间签订的协议，一般不举行签字仪式。

(二)签约仪式的筹办

签约仪式虽然往往时间不长，也不像小集团宴会那样涉及许多方面的工作，但由于它涉及各方关系，所以往往是谈判成功的一个标志，有时甚至是具有历史转折意义的里程碑，因此一定要筹办得十分认真。

1．人员确定

签约双方应视文件性质确定签字人员，同时，双方签字人的身份应大体相当。出席仪式的人员应基本上是参加谈判的全体人员。如果因某种需要，一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另一方应予以同意。双方人数最好大体相等。不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高级别或更多的领导人出席签字仪式。

2．必要的准备工作

首先是签字文本的准备，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖章等项工作。文本应合法规范，字斟句酌。在准备签约所用的具体文本时，应注意下述几点:第一，内容要符合法律。拟写文本时，要根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》的规定以及一些相关的条例，要有法可依，有法必依，这是法制的根本，也是签约的前提。以法律为准绳这个意识，时刻不能忽略。另外，要仔细阅读文本内容，并字斟句酌。合同、协议一旦变成法律文本的话，是轻易不能变更的，如擅自变更要承担法律责任，所以对文本要反复推敲。第二，条款要讲究规范性。在任何时候，相关文本的起草都必须符合行文的基本格式，切莫乱来。这是文本准备。除此之外，还要准备好签字用的文具、国旗等物品。

3．签字厅的布置

由于签字的种类不同，各国的风俗习惯不同，因而签字仪式的安排和签字厅的布置也不尽相同。中国大陆一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖绿色台呢，桌后放两把椅子，作为双方签字的座位，面对正门，主左客右。座前摆的是各自的文本，文本上端分别放置签字的文具。国际商务谈判协议的签字桌中间有一个旗架，悬挂签字国双方的国旗。

4．位次排列

从礼仪上来讲，在签约仪式上最关键的一个问题应是位次排列。它一般分为两种情况，即双边签约和多边签约。双边签约就是两个单位所参加的签字仪式，它一般是这样安排的:在签字厅里，签字桌是面对着门横放的。双方主签者就是将要签字的人，应当坐在桌子后面面对正门。客方坐在右侧，主方坐在左侧。其他助签者站在双方主签者的外侧。然后，参加仪式的人应该是站在主签者后面，有时也可以坐在主签者的对面。如果站在主签者后面，第一排比第二排地位高，右侧高于左侧，中央高于两侧。

多边签约的话，在国内一般是按照汉语拼音字母排序。国外的话，则按照外文字母排列顺序依次上去签。还有一个办法，可以按照汉字的笔画多少的顺序上去签。多边签约时，可令所有签字方的人员都在台下就座，只设一个签字位置，按照顺序该谁签谁就上去签。这种做法一般称为主席式签约，届时签字的就只有一个人。

(三)签约仪式的程序

各国签约程序大同小异，以中国大陆为例:双方参加签字的人员进入签字厅。当签字人入座后，其他人员按身份顺序排列于各方的签字人员座位之后。双方的助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本及指明签字处。在签完本国保存的文本后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。有时签约后，备有香槟酒，共同举杯庆贺。如有多方或多个国家缔结协议，其签约仪式也大体如上所述，只是相应地增加一些签约人员的座位、签约用具等。

(四)签约者的临场表现

签约仪式的参加者，在签约现场要注意着装正式，保持肃静，注意保持风度。

1．着装正式

出席签约仪式时要穿套装、套裙、正式皮鞋，女士应化淡妆并注意发型，不要给人家邋里邋遢的感觉，以免有蔑视对方之嫌。

2．保持肃静

不要在签字仪式进行的过程中交头接耳，高声喧哗，接打手机，要沉稳庄重、保持肃静。

3．注意风度

按照国际惯例，双方签字成功之后，主签人要互相握手，然后互相干杯致意，其他人也互相碰杯，特别是双方主签人和重要客人之间会互相祝贺，这个很有讲究的。其一，签字仪式上喝的酒是香槟酒。其二，届时饮酒以一杯为限，香槟酒属于洋酒，饮洋酒的基本讲法是:酒满欺人，而中国传统则是酒满敬人，二者孰优孰劣姑且不论，但在签字仪式上绝对不宜多饮或酗酒。

温馨提示

1．谈判时要尊重对方，应以尊重、平等的态度对待谈判对象。

2．谈判过程中应避免使用容易引起对方反感的肢体语言。

3．谈判签约时应注意，在追求自己利益的同时要考虑对方的要求，这是达成共识的关键。

思考练习题

1．办公室里需要注意哪些方面的常规性礼仪?

2．谈谈你对未来办公室交往是否有信心?应如何处理好与同事的关系?

3．接待中的具体礼仪包括哪些方面?

4．在谈判签约活动中，应注意哪些方面的礼仪?