安排时间要科学合理

时间是不可再生的宝贵资源，我们应尽量使单位时间内产生的效益达到最大值。那么，怎样才能达到这种效果呢？答案就是科学地安排时间。

依据效率研究专家的说法，在相同的时间内，用相同的劳力做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。

所谓即时处理，简单地说，就是凡决定自己要做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，“立刻”这一点至关重要。

立刻动手，这不仅省去了记忆、记载，或从头再干的功夫，而且可以解除把一件事总记挂在心上的思想包袱。

经营者如果对一切事务性的工作都采用“一次性处理”，那么就省去了对一件事再花第二次、第三次的功夫。如果有信件需答复，应看完原信后立即动手写回信。如果拖延几天再写，就得再一次读原信，当然就多费了一些功夫。如果有事非得作决定，便立刻作出决定。脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意时，也马上动手记下来。无论什么事，“再来一次吧”都会造成时间浪费。诚然，有些事情是需要深思熟虑的，是需要花时间考虑的。但对于不太重要的事或急事，立刻动手干则是上策。

然而，在我们的经营者中，有一些人却有一个很不好的工作拖拉作风，本来可以随手处理的事，却拖得几天几周办不了，几天内可以办的事，却几个月不见踪影。还有的人对需要解决的问题还有意识地“踢皮球”，你踢向我，我踢向你，这样导致工作效率极低。殊不知，被拖延的事务，将来仍然需要做，而且需要花费更多的精力去做。

中国有句格言，叫做“今日事，今日毕”。经营者要赢得时间，必须养成随手处理可以处理的事务的作风，不能依赖着明日。古诗云：“明日复明日，明日何其多；我生待明日，万事成蹉跎。”把握今朝，才是我们经营者获得成功的必备的工作作风。

经营者的时间象豆腐一样很容易被切成小碎块，一个经理一上午的时间表上可能排列着七、八件事，诸如与业务人员讨论业务、批阅文件、向上司汇报情况、向某公司打去庆贺开业的电话、参加一位职员的退休欢送会等等。正当你想坐下来着手另一件事时，有人敲门进来，来者可能是上级派来的人，也可能是个重要的客户，不管是谁，总得听听对方的来意，有的来者可能并无要事，只是一般性拜访，甚至是路过此地打个照面。但无论来意如何，递上烟茶，再说几句，十几分钟、半个小时就过去了。

经营者对自己的时间运用普遍感到苦恼，抱怨没有“可自由运用的时间”，早想着手做计划已久的较大的事情，可是多次拿在手上又放下了。要知道，如果把时间分割开来零星使用，时间的利用效率就大大降低，甚至等于没有时间。要想做一件较大的事，必须有一定的、哪怕是最低限度的整块时间。比如，一位管理者近来了解了不少市场情况，想把它写成较为系统的市场调查报告，如果集中时间来写，最多一天就完成了，但是总没有一整天的时间供他使用，他只好见缝插针，第一天抓住半个小时，第二天又抓了15分钟，第三天挤出了20分钟，每次拿起笔来都像刚开头一样，这样断断续续，半个月之后才完成了初稿，把所用的时间加起来，足有三个工作日的时间，报告稿的质量也不令人满意，好像有许多拼接的痕迹。写文件如此，研究确定本单位的大政方针、人事安排或处理一个棘手的问题，更需要有整块时间才能完成。但是，每个管理者可以运用的整块时间是很少的，对大多数管理者来说，这个时间大概只占他全部工作时间的1／4，就是说他只有1／4的时间能用在较大的事务上，能用在他应该做的、有所贡献的事务上。

一个经营者能集中的自由时间越多，就越能做出成绩。至于如何集中，各人有各人的办法，各人的处境不同，习惯不同，办法也就不同。同时，也有善于不善于之分，有集中的能力强弱之分。有些经营者，在一星期内有一天在家里工作，这一天他可以集中办一两件大事。有些经营者将一周或一天的时间分成若干大段，每段分类处理不同的问题，其中有专门时间处理较大的事务。例如将听取汇报、审批文件、讨论一般业务等例行性工作，排在一周内的二、三天办理，留出一整天或二、三个半天处理真正较大的事，再留一天左右去处理其他事务。另一种常见的办法是每天有一段时间在家里办公，不过这种方法目前在我国只适用少数人。我们还常看到，有的机关为了研究起草重要文件，几个人到宾馆躲起来集中时间工作，这种方法增加了机关的经费开支，虽不宜提倡，但毕竟也是一种无办法的办法。其实，方法是灵活的，重要的是原则，要真正集中时间办大事，就应当明确：当尚未集中的时候，要尽快推开其他的事迅速集中；当已经集中的时候，要排除其他事的干扰，一旦发现有别的事在“蚕食”整块时间，要立即把其他事甩开，不然，集中要办的事就会半途而废。

所谓黄金时间，就是比较清静，少有干扰和脑子比较好使的一段时间。每个人的工作性质和工作环境不同，每天比较清醒的那段时间在什么时候，有多长，也各不相同，例如负责生产调度的管理人员，每天刚上班的时候可能是最忙的一段时间，中间一段时间可能稍清静些。而高级管理人员，刚上班的头个把小时可能较少有干扰。至于最佳用脑时间，每个人也不相同，由各自的生物钟所决定。生物钟是指人体内按一定时间出现一定生理行为的周期，人的智力、体力、情感都按一定周期发生着变化。例如有的人在每天的某一时间感到困倦，这就是生物钟现象。据国外一些生理学家研究，发现人体内存在着100多种生物钟。大脑的活动，也受生物钟的影响和制约。英国学者经过测试发现，上午八时大脑具有严谨、周密的思维能力，下午二时逻辑思维能力最强，晚八时记忆力最强。当处在最佳用脑时间时，脑细胞处于高度兴奋状态，此时，大脑接受、整理、加工、贮存和输出信息的效率比其他时间高。有的人早上脑子好使，称为“百灵鸟”型，有的人在晚上和夜里脑子好使，称为“猫头鹰型”。不过，生物钟是可以通过锻炼、刺激进行调整的。因此，要养成良好的生活、工作、学习、睡眠习惯，生活规律化。每个人应摸索出自己思维活动的生物钟，充分利用之。

经营者应当总结自己的工作规律和生物钟的规律，寻找出每天的黄金时间，在这个时间去做最重要的工作，而把例行性的、不重要的工作安排在其他时间去做。这样，能够提高工作效率。例如有位经营者，每天上班的第一个小时处理当天最重要的事，这段时间，一切其它事务全由秘书挡驾，不会客，不接电话。当然，一般管理人员不具备这样做的条件，但应尽可能采取一切办法为自己创造一个黄金时间，并把它利用好。