要熟悉机关公文。

俄国形式主义学派们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。机关公文就必须用实用语言来体现。机关应用文是任何一个机关工作人员都离不开的，是经常使用的公文。机关中经常使用的公文包括：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、议案、批复、函、纪要等15种，虽然各类文种不同，但都有固定的格式。格式很规范，不能随意创新，好像歌曲的谱子，谱子不变，只改变歌词，不同的歌词反映不同的内容。公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简练明白。但在实际工作中机关应用文是任何一个机关工作人员都离不开的，是经常使用的公文。机关公文的表达方式和表达内容有一定的规定性，语气、用词都要极其讲究。但在实际工作中往往有的人按照自己的想法起草公文，比如，请示报告，把请示和报告放在一起等这样的错误很多。有一次，我参加市长主持召开的现场办公会，会后由我负责起草《会议纪要》，按照公文规范加入了“市长强调”指出的内容，送交政府办公厅文电处。处长看后把“市长强调指出”的内容删掉了，理由是在“会议认为”中已经有了会议议定的内容，没有必要再写市长强调指出。《会议纪要》报市长审阅时，市长看后批示：“我讲的话为什么一句也没有！”其实，会议纪要规范中没有主要领导强调指出的内容要求，但针对重大问题的举措，市长讲话非常重要，可以作为“强调指出”写进去。这是一个特例。一般的公文撰写一定要遵循规范性，不能发挥所谓“仁者见仁，智者见智”的创造性。必须按照国家行政机关的公文规范去填写。