即使员工已经意识到了补位的重要性，但他们不一定了解哪些情况下需要及时补位。一般来说，出现下列情况时应积极补位。
（1）涉及团队形象问题时，应及时补位。当工作中出现涉及团队整体形象的问题时，应及时补位，以维护团队的良好形象。
在某手机专卖店里，客服人员小吴正要带领一位客人去兑换奖品，这时，恰巧来了一位客户要求更换手机，原因是他前天刚买的手机总是不明原因地白屏。小吴礼貌地向他说明了情况，并请他稍等片刻。
不一会儿，客服人员小陈来了，客户主动向她说明情况，但小陈心想：“这是小吴的客户，我干嘛要管她的事啊？”于是对客户说：“您等会儿吧，刚才接待您的那位同事会帮您处理的。”
客户很恼火，说：“我是在你们这里买的手机，又不是从别人那里买的，你这是什么服务态度？我要找你们经理，退货！”
在上述案例中，小陈以“不是自己的客户”为由婉拒客户的要求，导致了客户的不满。其实，在上述情况下，员工应首先考虑团队的整体形象，即便是“分外”的工作，也应及时予以补位。
（2）出现突发事件时，应及时补位。如今市场竞争十分激烈，即使团队内部分工再明确，也可能会有一些意外情况发生。这时就需要员工具有补位意识。
詹森在求取威斯康公司工程师一职失败后，以不计工种、不计报酬的条件获得了威斯康公司专门负责打扫废铁屑的清洁员职位。一年来，詹森勤勤恳恳地重复着这项简单而又劳累的工作。
1990年年初，威斯康公司的客户订单纷纷被退回，退货的理由均是产品质量出现了问题。眼看公司将因此遭受巨大的经济损失，公司董事会紧急召开会议寻找解决方案。这时，詹森站了出来，拿出了合理、实用的产品改进图，为挽救公司危机做出了巨大贡献。原来，詹森利用清洁工能到处走动的特点，细心察看了公司各部门的生产情况，并做了详细的记录。他发现威斯康公司在生产上存在技术问题，而且想出了解决办法。最后詹森成了公司技术部的副总经理。
詹森在做好本职工作的同时，没有忘记观察公司的生产情况，发挥自己的特长设计出了产品改进方案，在公司遇到困难的时候，詹森挺身而出。詹森的这种补位行为和意识不仅帮助公司渡过了难关，而且还让自己成了公司的栋梁。
（3）对没有明确责任人的工作，应主动补位。有很多工作没有明确规定具体的负责人是谁，这时就需要员工具有较强的责任意识，主动补位。
小魏是一家公司的普通职员，主要负责收发领导的文件。当公司出现无人料理的事情时，小魏的同事总是能推则推，而小魏则主动把这些工作承担下来，在一定程度上保障了公司的日常运行，小魏也因此受到了上级的表扬。
对于团队来说，能够拥有小魏这样的员工无疑是十分重要的。像小魏这样的补位行为应该积极鼓励，并在团队内推广。
（4）对责任明确的工作，应巧妙补位。当其他员工的本职工作出现缺位时，不应该大包大揽地替其解决，因为这样会助长他的懒惰。正确的做法是提醒其工作的不足之处，巧妙地为其补位。
（5）对于服务性的工作，应及时补位。在服务行业，经常出现多位客户同时有服务需求的情况，一位员工一般难以同时应对。此时，为确保服务周到，就需要领导者或其他员工随时补位。
希尔顿饭店酒吧分为四个区，每个区仅有两名服务员负责服务。要使酒吧提供的服务能够准确、及时、到位，最重要的就是及时补位。在这里，主要分为“三重补位”。一是两名服务员在各自的服务责任区内互相补位，勤巡视、勤观察、勤走动。二是两名服务员中有一名服务员需要兼顾周围其他区域内的服务，以弥补临近区域因忙碌而可能出现的疏漏。同时对熟客、老顾客，更是跳出区域界限，每隔一会儿就主动过去打招呼，听取意见，征询需要什么服务。三是领班、主管和部门经理等各级领导的补位。领导者主要从事现场管理，他们的具体岗位并不确定，但是在现场服务中也必须及时补位。出现问题时绝不能暴露在客人面前，而应由领导者无声无息抢先补位，先满足客人的需要。事后，在班前会和班后会上找出症结，予以解决。
希尔顿饭店为了及时、周到地服务于顾客，实行了“三重补位”，赋予服务人员不同的角色，也就是指定了具体的补位内容，这样为顾客服务就不会有遗漏了。
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