工作中的人际沟通

第三节　工作中的人际沟通

在职场工作中，沟通是一件很重要的事。不管是对上司、属下、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好地沟通技巧，这亦即所谓的人际沟通。有时我们在沟通时，会不自觉地用一些否定式、命令式、或上对下的说话方式。

例如：“你错了，话不能这么说”。“哎呀，跟你说过多少次了，你这样做不行啦”。

一般来说，人都不喜欢被批评、被否定。但是，有时我们在言谈间却不知不觉地流露出自我中心主义和优越感。觉得自己都是对的，别人都是错的。有句话说：强势的建议，是一种攻击。即使我们说话的出发点是善良的、是好意的，但如果讲话的口气太强势、太不注意到对方的感受，则对方听起来，就会像是一种攻击一样，很不舒服。有时，我们会说：我这个人很理性啊，你看，我的门都是开的，大家随时都可以进来和我沟通啊。可是，如果我们的门是开的，心却是关的，又有什么用呢？所以，我们掌握人际沟通的功能、原则和技巧，在工作中，就会更好地沟通，使人际关系更融洽，也使生活过得更有意义。

一、人际沟通及功能、原则

（一）什么是人际沟通

人际沟通（interpersonal communication）是一种有意义的互动历程。它含有三个重要的概念：

1.人际沟通是一种历程（process），在一段时间之内，是采用有目的式地进行一系列的行为。

2.其重点在于它是一种有意义（meaning）的沟通历程。沟通的过程中，其内容表现出的是“什么”？其意图所传达的理由是“为何”？以及其重要性的价值对应出此沟通“有多重要”？

3.双方在沟通历程中表现的是一种互动，在沟通的过程当时以及沟通之后所产生的意义都要负有责任存在。

（二）人际沟通的功能

人际沟通具有心理、社会和决策等功能，和我们生活的层面息息相关。

1.心理功能

（1）为了满足社会需求和他人沟通。在心理学中认为人是一种社会的动物，人与他人相处就像需要食物、水、住所等一样重要。如果人与其他人失去了相处的机会与接触方式，大都会产生一些症状，如产生幻觉，丧失运动机能，且变得心理失调。但山居隐士们采取自愿式选择遗世独立，是一种例外。我们平常可与其他人闲聊琐事，即使是一些不重要的话，但我们却能因此满足了彼此互动的需求而感到愉快与满意。

（2）为了加强肯定自我而和他人沟通。由于沟通，我们能够探索自我以及肯定自我。要得知自己有什么专长与特质，有时是从别人的评价中获知的。与他人沟通后所得的互动结果，往往是自我肯定的来源，人都想被肯定，受重视，从互动结果中就能找寻到部分的答案。

2.社会功能

人际关系提供了社会功能，且借助社会功能我们可以发展与维持与他人间的关系。我们必须经由他人的沟通来了解他人。借着沟通的历程，关系得以发展、改变、或者维系下去。因此在与某人做第一次的交谈后，可能会决定和此人保持距离或者接近他抑或远离之。

3.决策功能

人类除了是一种社会的动物之外，也是一种决策者。我们无时无刻不在做决策，不论是接下来是否要去看电视，明天要穿哪一套衣服，或者是否该给对方一个微笑与否，都是在做决策。但有时可能是靠自己就能决定的，有时候却是和别人商量后一起做的决定。

（三）人际沟通的特性

1.目的性

人与人做沟通时，有其目的性存在。比如你在一个城镇中迷路了，想开口问路希望能够因此而获得帮助，不论你问的是什么对象，一名警察或是小孩，不论你的语气是和缓或着急，均有一个你所要设法求得的目的性存在，就是你想知道你身处何方，如何找到你要走的路。

2.象征性

沟通可能是语言性也可能是非语言性，如面部表情能够表现出你的非语言沟通，若用文字沟通，如书信、文章、文摘等，能够传达出其表达的含义，均有一种象征性的作用。

3.关系性

其意指在任何的沟通中，人们不只是分享内容意义，也显示彼此间的关系。在互动的行为中涉及关系中的两个层面，一种是呈现于关系中的情感，另一种是人际沟通中的关系本质在于界定谁是主控者。而关系的控制层面有互补的也有对称的。

4.学习性

因为人际关系是自然的，与生俱来的能力，所以很少人注意沟通形态与技巧。有时把一些沟通上或态度上的错误都想成“这是天生的，无法改变的”，就不试着去改变自己的错误沟通态度。其实沟通是需要学习的，我们要试着去观察周遭环境的人，谁的沟通技巧好，谁的态度顽固不堪，都是我们值得去学习，并警惕自己别犯了同样的错误，所以我们都必须去学好人际沟通，而且要不断从学习和实践中获益。

二、人际沟通的三大技巧

一位哲人说过：“没有交际能力的人，就像陆地上的船，永远到不了人生的大海”。沟通能力从来没有像现在这样成为个人成功的必要条件！一个人成功的因素75％靠沟通，25％靠天才和能力。

人际关系是我们生活中所必需的，那么要如何掌握人际沟通技巧呢？有人总结出职场人际交往的六大法宝：

一是真诚的微笑：笑表示喜欢、接纳、亲和。微笑胜过美丽的面容和华贵的服饰。微笑，如一缕温和的阳光，融化冰冷漠然，穿透抵触封闭；一把钥匙开一把锁，微笑则是一把开启心扉的“万能钥匙”。

二是欣赏赞美别人：赞美要立即表达，赞美要明确，赞美要公开。

三是学会感恩：感恩的一个重要方法，就是多说：“谢谢。”常怀感激之心，必能锁定积极的心态，严于律己，宽以待人。

四是利益原则：在人际关系中，无论对方在意与否，计较与否，首先都要主动、周到地考虑对方的利益和需要。“双赢”才能长胜。

五是充满热忱和活力：拿破仑·希尔说“如果你有热忱，几乎就所向无敌了”。

六是诚实守信：《礼记》上说：“不诚无物”，没有诚意，便没有一切。

下面详细介绍有关人际沟通的三大技巧。

（一）清晰、简洁地发送信息

在信息发送过程中，信息包括三个方面内容：信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。因此，在发送信息的时候，要注意以下几个问题：

1.选择有效的信息发送方式（HOW）

有效的信息发送方式在沟通中十分重要，这就要求我们要针对沟通对象和目的的不同选择不同的发送方式。信息发送方式很多，比如会议、电话、亲笔信件、电子邮件、面谈等。如果是一般的说明情况的信息沟通，通过信件、电话、邮件就可以解决；如果是为了交流感情和增加信任，则应该在合适的时间、地点面谈为好。

2.何时发送信息（WHEN）

例如何时约见客户，何时发出致谢函，何时向老板汇报，何时与下属谈心，要讲究“天时、地利、人和”，这一点非常重要。

3.确定信息内容（WHAT）

信息的内容是沟通的实质，不存在没有任何内容的沟通。因此，在沟通开始前，应该对信息的内容做些适当准备，哪些该说，说到什么程度，哪些不该说。信息的内容应该清晰简洁，用词准确，避免模糊不清或容易引起误解的表述。专业术语在基本确认对方能够理解的情况下方可使用。同时还应该注意的是信息的载体，比如语音、语调、肢体语言的不同运用，就会给对方形成不同的感受，进而影响沟通质量。

4.谁该接受信息（WHO）

谁是你信息的接受对象；先获得接受者的注意；了解接受者的观念；了解接受者的需要；了解接受者的情绪。

5.何处发送信息（WHERE）

在正式场合还是非正式场合，比如销售部经理要求财务部改善服务流程和服务态度的建议，就不宜在会议场合提出，而应在平时与财务部经理进行“私下”沟通，否则会被人误解为“发难”或“告状”。而与客户前期预热洽谈阶段，则不一定要在办公室这样的正式场合，在休闲的茶社、咖啡厅等地方则比较合适。

（二）积极倾听

沟通高手在尝试让人倾听和了解之前，会把倾听别人和了解别人列为第一目标。如果你能做到认真倾听，对方便会向你袒露心迹。掌握别人内心世界的第一步就是认真倾听。在陈述自己的主张说服对方之前，先让对方畅所欲言并认真聆听是解决问题的捷径。

1.倾听在沟通中的作用

倾听不仅是耳朵听到相应的声音的过程，而且是一种情感活动，需要通过面部表情、肢体语言和话语的回应，向对方传递一种信息--我很想听你说话，我尊重和关心你。

2.高效倾听的12个技巧

（1）倾听是一种主动的过程

在倾听时要保持心理高度的警觉性，随时注意对方倾谈的重点，就像飞碟选手打飞碟一样，要能站在对方的立场，仔细地倾听。每个人都有他的立场及价值观，因此，你必须站在对方的立场，仔细地倾听他所说的每一句话，不要用自己的价值观去指责或评断对方的想法，要与对方保持共同理解的态度。

（2）鼓励对方先开口

首先，倾听别人说话本来就是一种礼貌，愿意听表示我们愿意客观地考虑别人的看法，这会让说话的人觉得我们很尊重他的意见，有助于我们建立融洽的关系，彼此接纳。其次，鼓励对方先开口可以降低谈话中的竞争意味。我们的倾听可以培养开放的气氛，有助于彼此交换意见。说话的人由于不必担心竞争的压力，也可以专心掌握重点，不必忙着为自己的矛盾之处寻找遁词。第三，对方先提出他的看法，你就有机会在表达自己的意见之前，掌握双方意见一致之处。倾听可以使对方更加愿意接纳你的意见，让你再说话的时候，更容易说服对方。

（3）切勿多话

同时说和听并不容易。亿万富翁富卡以说得少听得多而著名。大家都知道他曾在重要的业务会议中从开始坐到结束不发一语。有一次他告诉身边的人：“上帝给了我们两只耳朵却只给我们一张嘴是有原因的，我们应该听得比说得多。”为了避免说得太多而丧失开发业务的机会，有些训练者建议利用“火柴燃烧法”：假想你的手上拿着一支燃烧的火柴，当你认为火焰即将烧到手指时停止说话，寻求其他人的回应。

（4）切勿耀武扬威或咬文嚼字

你倾听的对象可能会因为你的态度而胆怯或害羞，他们可能因为不想听起来口齿不流利而变得自我保护。即使你是某一个话题的专家有时仍应学习保持沉默，同时表示你希望知道得更多。

（5）表示兴趣，保持视线接触

聆听时，必须看着对方的眼睛。人们判断你是否在聆听和吸收说话的内容，是根据您是否看着对方来作出的。

（6）专心，全神贯注，表示赞同

告别心不在焉的举动与表现，你可以练习如何排除使你分心的事物以培养专心的能力。点头或者微笑就可以表示赞同正在说的内容，表明你与说话人意见相合。人们需要有这种感觉，即你在专心地听着。

（7）让人把话说完，切勿武断下论断

听听别人怎么说。你应该在确定知道别人完整的意见后再做出反应，别人停下来并不表示他们已经说完想说的话。让人把话说完整并且不插话，这表明您很看重沟通的内容。人们总是把打断别人说话解释为对自己思想的尊重，但这却是对对方的不尊重。

虽然说打断别人的话是一种不礼貌的行为，但是如果是“乒乓效应”则是例外。所谓的“乒乓效应”是指听人说话的一方要适时的提出许多切中要点的问题或发表一些意见感想，来响应对方的说法。还有一旦听漏了一些地方，或者是不懂的时候，要在对方的话暂时告一段落时，迅速地提出疑问之处。

巴顿尝汤

巴顿将军为了显示他对部下生活的关心，搞了一次参观士兵食堂的突然袭击。在食堂里，他看见两个士兵站在一个大汤锅前。

“让我尝尝这汤！”巴顿将军向士兵命令道。

“可是，将军……”士兵正准备解释。

“没什么‘可是’，给我勺子！”巴顿将军拿过勺子喝了一大口，怒斥道：“太不像话了，怎么能给战士喝这个？这简直就是刷锅水！”

“我正想告诉您这是刷锅水，没想到您已经尝出来了。”士兵答道。

只有善于倾听，才不会做出像巴顿将军这样愚蠢的事！

（8）鼓励别人多说

对出现精辟的见解、有意义的陈述，或有价值的信息，要以诚心地赞美来夸奖说话的人。

（9）让别人知道你在听

偶尔说“是”、“我了解”或“是这样吗？”告诉说话的人你在听，你还是有兴趣。

（10）使用并观察肢体语言，注意非语言性的暗示

对方嘴巴上说的话实际可能与非语言方面的表达互相矛盾，学习去解读情境。当我们在和人谈话的时候，即使我们还没开口，我们内心的感觉，就已经透过肢体语言清清楚楚的表现出来了。

从另一方面来说。如果听话的人态度开放、很感兴趣，那就表示他愿意接纳对方，很想了解对方的想法，说话的人就会受到鼓舞。而这些肢体语言包括：自然的微笑，不要交叉双臂，手不要放在脸上，身体稍微前倾，常常看对方的眼睛，点头，注意弦外之音，注意没有说出来的话、没有讨论的信息或观念及答复不完全的问题。

（11）接受并提出回应

要能确认自己所理解的是否就是对方所讲的。你必须重点式的复诵对方所讲过的内容，以确认自己所理解的意思和对方一致，如“您刚才所讲的意思是不是指……”、“我不知道我听得对不对，您的意思是……”。

（12）暗中回顾，整理出重点，并提出自己的结论

当我们和人谈话的时候，我们通常都会有几秒钟的时间，可以在心里回顾一下对方的话，整理出其中的重点所在。我们必须删去无关紧要的细节，把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上，并且在心中熟记这些重点和想法，并在适当的情形下给对方以清晰的反馈。

（三）积极反馈

一个完整的沟通过程是这样的：首先是信息的发生者通过“表达”发出信息，其次是信息的接收者通过“倾听”接收信息。对于一个完整的、有效的沟通来说，仅仅这两个环节是不够的，还必须有反馈，即信息的接收者在接收信息的过程中或过程后，及时地回应对方，以便澄清“表达”和“倾听”过程中可能的误解和失真。

1.反馈的类别

反馈有两种：一种是正面的反馈，另一种叫做建设性的反馈。

正面的反馈就是对对方做得好的事情予以表扬，希望好的行为再次出现。建设性的反馈就是在对方做的不足的地方，给他提出改进的意见。

请注意，建设性反馈是一种建议，而不是批评，这是非常重要的

2.如何给予反馈

（1）站在对方的立场和角度上，针对对方最为需要的方面，给予反馈。

（2）具体、明确。

（3）有建设性。

（4）对事不对人。

积极的反馈就事论事，忌讳涉及别人的面子和人格尊严，带有侮辱别人的话语千万不要说，比如“你是猪脑子啊，没吃过猪肉还没有看过猪走？”之类的言语，只能加深双方的敌对和对抗情绪，与最初的沟通愿望适得其反。

3.如何接受反馈

接受反馈是反馈过程中一个十分重要的环节，在接受反馈时应该做到以下几点：

（1）耐心倾听，不打断

接受反馈时，一定要抱着谦虚的态度，以真诚的姿态倾听他人反馈意见。无论这些意见在你看来是否正确和是否中听，在对方反馈时都要暂时友好地接纳，不能打断别人的反馈或拒绝接受反馈。

（2）避免自卫

自卫心理是每一个人本能的反应。对方在向你反馈时，如果仅仅站在自己的立场，挑肥拣瘦地选择是否接受，一旦听到对自己不利、不好或不想听的东西，就急忙脸红脖子粗地去辩解和辩论，明智的另一方会马上终止反馈。

（3）表明态度

别人对你反馈之后，自己要有一个明确的态度，比如理解、同意、赞成、支持、不同意、保留意见、怎么行动等。不明确表示自己对反馈的态度与意见，对方会误解你没有听懂或内心对抗，这样就会增加沟通成本，影响沟通质量。