“一目了然”往往比“烦琐冗长”更能体现出效率，工作中更应注重时间的节约。汇报工作、写报告也是如此，简约而不简单，不但可以体现出超强的办事效率，也可以给人一种精明干练的感觉。
工作中常会出现这样的现象：某位员工就某件事情汇报了半天，领导却不得要领，不知其主要说什么；某位员工就某件事写了一篇文字材料，洋洋数千言，可这件事到底是怎么回事，看了半天也让人不明白。这些都是效率低下的表现。
职场中免不了汇报工作、做方案。如果汇报工作的时间浪费起来，就不仅是烦心这么简单了，还会造成工作时间的浪费、直接降低工作效率。节俭办公的问题一定要在写报告这个环节下大力度去执行。
汇报工作、做方案如同穿衣服，不知你有没有听说过这么一句话：“十件单，抵不上一件棉。”这是穿衣服很肤浅的道理，说的是穿十件单衣虽然多，却还不如穿一件棉衣暖和，形容费了很大力气却没能达到理想的目的。
担任沟通管理顾问公司詹森集团总裁兼执行长官的比尔·詹森自1992年开始，持续进行一项名为“追求简单”的调查研究，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低下的原因。最初的调查对象包括了来自460家企业的2500名人士，之后扩大到1000家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行、花旗银行、迪士尼等知名的大型企业。
之后，詹森分别推出了《简单就是力量》和《简单工作，成就无限》两本书，詹森将“简单”的概念运用到日常工作实务上。根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；浪费了太多时间在不重要的信息上，却遗漏了关键信息；抓不到重点，反复沟通同一件事情。
很多管理者都有这样的体会，当初创业时，只有老板（包括合伙人）和被雇用者两个层级，那时候上下级之间的关系非常简单，工作效能也很高。然而，当发展成为大公司后，关系越来越复杂，管理也越来越困难了。这是什么原因？管理大师彼得·杜拉克告诉我们说：“最好的管理是那种交响乐团式的管理，一个指挥可以管理250个乐手。”他通过调查和研究得出的结论是：对企业而言，管理的层级越少越好，层级之间的关系越简单越高效。
人们都知道火箭发射的原理：挣脱重力牵制凌空而去。作为卓越企业的高效能人士，必须想尽办法化繁为简，将影响工作效率的障碍毫不足惜地甩掉。但“简单一些不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果”，詹森在接受记者访问时如此说道。换句话说，目标清楚、掌握重点、做好沟通，是简单工作的不二法门。
世界500强企业之一的宝洁公司，其制度就具有人员精简、结构简单的特点，这又回应了詹森的简单原则。该公司强烈地厌恶任何超过一页的备忘录，推行简单高效的卓越工作方法。
曾任该公司总裁的爱德华·哈尼斯在谈到这个传统时说；“从意见中择出事实的一页报告，正是宝洁公司作决策的基础。”他通常会在退回一个冗长的备忘录时加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西!”如果该备忘录过于复杂，他会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的。”
很多公司都有过这样的经历：为了提高员工的工作效率，专门花重金请来专业的咨询公司，编写出了一套文采飞扬、图文并茂、理论和案例十分丰富的规定性和执行性文件，但最后这些文件往往被束之高阁，在公司的档案室里存储着，落满了灰尘。
将所了解的事情用“一页备忘录”表述出来，并不是一件容易的事。一是需要对事情做深入细致的调查；二是要反复研究所得到的材料，“烂熟在胸”，然后从中找出规律性、代表性、本质性的东西来。如何衡量是不是“吃透”了，一个最简便、最有效的方法是：看能不能用“一页备忘录”概括你要讲的或写的内容。如果做到了，说明吃透了；反之，则说明汇报者对所说或所写的内容仍然是心中无数，无论怎么表述都很难收到理想的效果。
因此，不管你的担子有多么重，也不管你所处的环境多么恶劣，你绝对有能力扭转被动局面，会将难事变简单。
高效能人士都深知，马上行动，追求简单，事情越显得容易；反之，任何事都会对你产生威胁，让你感到棘手、头痛，精力与热情也跟着下降，就像必须用双手推动一堵牢固的墙似的，费好大的劲儿才能完成某件事情。化繁为简，会使工作变得可行，信心也跟着大增。
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