专利风险管理机制

根据系统论，在任何一个系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。在理想状态下，有了良好的机制，甚至可以使一个系统接近于一个自适应系统——在外部条件发生不确定变化时，能自动地迅速作出反应，调整原定的策略和措施，实现优化目标。

专利风险管理的实施也需要一个完善的机制，这个机制应包括风险管理的方针、企业组织、工作流程、资源配置、信息沟通机制以及相关的技术手段等要素，以便将风险管理管理嵌入到企业的各个层次和活动之中。见图3－2。

图3－2

1. 政策方针

建立风险管理和确保其持续成效需要管理阶层强烈和持续的决心，以及策略性和严密的规划。风险管理方针指一个企业对整体风险管理意图和方向的陈述。企业应该通过制定专利风险管理政策方针来确立企业在专利管理方面的任务与决心，清晰地阐述企业的目标和承诺。企业专利风险管理政策方针通常包括:

(1) 专利风险管理的目标

企业需要有明确的企业专利管理的目标: 是回避为主还是效益主导。企业要根据企业所处的内外部环境以及不同的专利管理阶段确定专利风险管理目标。

(2) 企业专利风险偏好

风险偏好又称为风险态度，是指一个企业评估并进而追求、保留、接受或回避风险的倾向。有了专利管理目标，专利风险态度就可以细化。

(3) 企业目标和政策与专利风险管理政策方针的关系

企业要确保风险管理目标与企业策略和目标的一致性，要厘清专利风险管理方针与企业的目标及其他管理方针之间的关系。

(4) 专利风险管理的职责和义务

指定企业各机构、各层级专利管理的职责和义务，这是建立专利管理机制的指导原则。

(5) 专利管理风险的基本程序和方法

专利风险管理的基本流程、处理专利风险的基本方法都需要在政策方针中确定，作为具体流程制度的指导。

(6) 利益冲突的处理方法

专利风险管理工作的开展会牵涉到不同的管理部门，牵涉到不同的利益主体，矛盾不可避免，关键是制定利益冲突的处理方法，防止管理出现混乱。

(7) 对风险管理执行者提供必需的资源承诺

专利风险管理工作需要资金、技术支持，企业要确保风险管理必要的资源。

(8) 风险管理绩效测量和报告的方式

在政策方针中，企业需要设定和企业绩效指针一致的风险管理成效指标，建立测量和报告风险管理绩效的方式。

(9) 制定风险管理机制的计划

风险管理计划就是在风险管理结构中详述风险管理做法、管理组合和所需资源的方案，在政策方针中需要体现。

(10) 定期检讨和改善风险管理方针和机制

为了确保管理风险管理机制的适宜性，企业管理者需要作持续改进的承诺，并对环境的变化作出响应。

(11) 专利风险管理方针应适当地沟通和传达

企业管理者应该向所有利益关系人传达风险管理的效益，并就企业专利风险管理方针同内部和外部利益相关者进行充分沟通。

2. 组织结构

企业可通过以下方法保证风险管理的责任认定和授权，从而保证能够执行风险管理过程，并保证风险管理的充分性和有效性。

(1) 明确风险管理机制的制定、实施和维护人员的职责

专利风险管理一般由专利管理部门负责。每个企业专利管理都有其特殊性，但必须统一建制，确定权利和义务。

(2) 明确专利风险管理相关工作人员的职责

专利风险管理过程中，还要有执行风险应对措施、风险管理信息收集和风险报告的工作的相关人员。这些提供专利风险管理辅助性工作的员工来自企业的不同部门，他们的权责及奖惩应该适当安排。

(3) 明确其他相关管理部门的权责

这些部门包括研发部门、市场销售部门、法务部门等。

(4) 内外部专利风险管理资源的分工与合作方式

如果聘请外部专家或咨询机构设计专利风险管理机制，则需要明确其与企业内部机构和人员的关系。

3. 制度流程

企业应当根据专利风险管理的目标，建立完善适当的配套制度和行为规范，建立专利风险管理的工作程序，同时结合企业内部控制管理工作，将专利风险纳入到流程控制中，确保专利风险管理工作切实融入到企业的日常管理工作中，确保专利风险管理在企业内部的统一理解和执行 (具体内容见下文)。

4. 资源配置

企业需根据专利风险管理计划制定可行的方法，为专利风险管理分配适当的资源。具体要考虑: 人员、技术、经验和能力; 风险管理过程每一阶段所需要的资金及其他资源; 根据企业内部条件和管理需求，可引入信息和知识管理系统，提高信息沟通和管理的效率。

5. 沟通报告

专利管理机制需要不断进行内外部的沟通和咨询，目的在于提供、分享或获得信息，并和利益关系人就风险管理相关课题充分沟通，这就要求建立企业内外部的沟通报告机制。企业专利风险管理信息的沟通和报告机制要考虑与其他风险信息报送的衔接关系，以保证相关部门信息的互动沟通，有助于对风险信息的组合分析，提高管理效率。

企业要建立内部沟通和报告机制，以保证: 专利风险管理机制的关键组成部分及其调整得到适当的沟通; 在企业内部充分报告专利风险应对计划实施的效果和效率; 在适当的层次和时间提供专利风险管理的相关信息; 建立与内部利益相关者协商的程序。内部沟通和报告机制应该在考虑到企业敏感程度的基础上，适当整合从各内部渠道得到的风险信息的程序。

内部沟通机制的参与者包括: 企业的决策者; 企业内部负责制订风险管理政策的人员; 企业或活动中实施风险管理的人员; 需要对企业的风险管理实践进行评估的人员; 企业中负责制订有关风险管理的标准、指南、程序、应用准则的人员; 股东、董事会成员、高级管理人员、员工、债权人、供应商、顾客、银行、监管机构、合作伙伴等，以及其他需要确保企业管理其风险的人员。

企业也需要建立与外部利益相关者沟通的机制。这种机制应当保证: 企业的对外报告符合法律法规和公司治理要求; 企业与外部利益相关者保持有效的信息沟通; 在外部利益相关者中建立对企业的信心; 在发生突发事件、危机和紧急状况时与利益相关者沟通; 为企业提供外部利益相关者的报告和反馈。

6. 文化环境

企业应当注重专利风险意识和风险管理文化的培养，从而促进专利风险管理的贯彻实施，保障专利风险管理目标的实现。具体应考虑: 树立专利风险管理是企业全体员工共同责任的理念，需在不同层次上履行防范专利风险的职责; 专利风险管理专业机构应当制订系统化的专利风险管理培训计划，包括一般的普法宣传和专项的专利知识培训，从而提高全体员工对专利和专利风险理解水平; 加强专利风险管理机构专业人员的风险管理水平，加强提升对企业业务管理的深入理解和支撑服务能力; 采用多种途径加强对企业专利风险管理理念、知识、方法和流程的培训，以便于企业各层形成共识; 企业应当加强对内部违法违规行为的惩处力度，形成良好的专利风险管理文化; 重视企业领导层对专利风险管理工作的态度和管理理念以及管理承诺。

7. 执行调整

为确保风险管理绩效，企业应做到: 定期监测风险管理绩效，并和相关指标评比，以确定风险管理的适宜性; 定期监测风险管理计划进度; 定期审查风险管理的结构、政策及计划是否仍适用及适切; 报导风险、风险管理计划进度及风险管理政策遵循的程度; 定期审查风险管理体系的有效性。根据监测和审核结果，企业应决定如何改善风险、管理结构、政策及计划。