关于进一步提高办公室工作效率的思考

12.关于进一步提高办公室工作效率的思考

办公室是一个行政综合管理部门，是一个单位的政务中枢和工作协调中心。办公室工作质量和效率的高低，对一个单位的整体形象和工作水平都将产生较大影响。充分认识办公室工作的内容、特点和规律，探索在市场经济体制下，行政综合管理部门的职能转变和工作方法，对建立办事高效、运转协调、行为规范的行政管理体系具有十分重要的现实意义。

一、办公室工作的内容与特点

（一）办公室工作的内容

办公室工作的内容是由其所在单位的性质和职能所决定，并且因行政级别的不同，职能也有较大的差异。但是，就工作内容而言，有其共性和同一性，可概括为：“办理政务、协调事物、督查服务”。作为省（区）级政府科技管理职能部门的办公室，工作内容主要有以下三个方面。

一是办理政务。承办来自国家科技部的重要工作；承办省（区）党委、人大、政府和政协四套班子部署的工作，包括办理答复人大议案、政协提案；负责起草向党委、人大、政府汇报科技工作的报告，向政协通报科技工作情况；负责起草向上级领导部门汇报科技工作的报告、主要请示及政策性文件；负责公文处理，管理机关政务；负责科技信息和宣传。

二是协调事物。协调完成机关日常工作，包括协调领导之间，上下级之间和各处室之间的工作关系，充分利用好时间和空间，尽可能避免各方面工作关系发生碰撞和冲突，保证机关日常工作有序进行。同时，办理“无人管的琐碎事物”。

三是督查服务。督查有关处室和直属各单位及时办理上级部门和厅领导批办的工作，确保批办的各项工作按时完成。同时，搞好机关服务，为领导服务，为机关工作服务，为干部职工服务。

（二）办公室工作的特点

根据行政机关工作的基本规律和办公室工作的实践和体验，办公室工作的特点可归纳为：“综合性、快捷性、复杂性、不确定性和受气性”。

综合性是由办公室的职能所决定。办公室工作面宽，涉及部门多，工作负荷重，协调难度大，综合性强。

快捷性是指办公室对上级部门和领导交办的工作要快速、准确完成，特别是向上级部门呈报的材料、文件、领导讲话的起草等要快捷、及时。

复杂性是指办公室工作中琐碎的事物性工作多，面对的工作关系和人际关系较为复杂。

不确定性是指来自上级领导机关（主要是自治区党委、人大、政府）的指示、批示多、会议多，以及同级政府职能部门和本厅机关的临时性动议多，工作源头多，应付性工作量很大，因此，具有不确定性。

受气性是指同机关的任何人，不论是领导、职工，还是离退休人员，均有权对办公室的工作进行评论、批评和指责，尤其是个人愿望和要求不能充分满足时更是如此。

（三）办公室工作的难度

办公室工作的内容和特点决定了办公室工作的难度，办公室（主任）工作常常是“强者不愿干、弱者干不了”。同时，也表明对办公室工作人员，尤其是对办公室主任所具备的素质和工作能力要求较高。办公室工作的难度主要表现在：各类关系平衡、协调和处理难，常常是多头受气；办公室人员少、工作繁杂，文字工作清苦，常常是劳而无功、苦而无果。

二、改进政务、提高办公室工作效率的初步尝试

办公室工作繁杂多变，总是处在各种关系和矛盾的交汇点上，工作难度大。如何在繁杂的事物性工作中把握工作主线？这是办公室工作的首要问题。笔者认为，办公室工作的主线就是：以办好政务为中心，加强系统内的协调、管理与督查；以信息技术为手段，提高政务水平和工作效率；加大科技宣传工作力度，提高科技工作的知名度和显示度，为机关整体工作服务。

（一）努力学习，不断提高政治政论水平和业务知识是做好办公室工作的基本前提

科学技术日新月异，科学技术活动和科技工作的新理论、新概念、新观念、新方法层出不穷。随着社会主义市场经济体制的建立和日趋完善，政府管理科技的理念在不断更新，科技管理职能也发生了较大转变。办公室作为政务承办中枢和机关工作协调中心，其工作人员必须具备较高的政治理论水平和专业知识素养。要强化学习意识，学习建设有中国特色的社会主义理论，学习党的科技工作的方针、政策，学习经济和法律知识，学习相关科技知识，不断提高理论知识水平和自身素质，这是做好办公室工作的基本前提。

（二）加强协调，注重积累是提高政务办理水平的基本功

承办政务是办公室的中心工作。办理政务需要其他处室提供有关情况和配合。因此，在实际工作中，我们十分注重保持与其他处室的工作联系，及时了解各业务处室的科技工作进展，加强机关内部的工作协调，有计划、有针对性地组稿，编发《宁夏科技工作情况》，撰写科技工作专题进展，并通过机关无纸化办公系统传送和上网。正是这样的日积月累，为及时、快捷地办理好政务提供了丰实的材料。

（三）规范管理、强化督查是办好政务的重要保障

为使宁夏科技厅机关管理规范，确保政令畅通，办公室十分重视推进依法行政，结合工作实际，根据管理需要制定了若干项管理规定，如：《宁夏科技厅机关对外交往重大决策预先进行法律咨询的通知》《宁夏科技厅领导接待日制度》《宁夏科技厅公文格式》，以及其他管理规章。同时，强化督查工作，对上级领导批示和厅领导阅示的工作，在送达各处时，都要求处室负责人签署签收意见，并及时督查办理或落实情况。保证了各项政务按时承办。

（四）计算机网络技术是提高办公室工作效率的有效手段

为改变传统的机关传文、办公方式，推进办公自动化、无纸化进程，我们多方筹资，建成了“宁夏科技厅计算机办公系统”。在该办公系统内，各处室建立了开放式的“共享文件夹”，办公室可随时了解到各处室的工作计划和工作进展。我们还在办公楼门厅建立了3米×2米的电子屏幕，及时发布机关会议通知、重大活动信息等。计算机办公系统的建成，改变了传统的机关办公方式，显著提高了办公室的工作效率。

（五）强化科技信息工作是科技宣传的有效途径

为更好、更有效地宣传科技工作，我们十分重视科技信息工作。办公室直接编辑《宁夏科技厅信息》和《宁夏科技工作情况》两个内部信息刊物。《宁夏科技厅信息》是科技厅机关内部传递的不定期信息刊物，主要反映宁夏回族自治区党委、政府主要领导对科技工作的指示、讲话，厅领导的重大活动和最新科技动态。《宁夏科技工作情况》每月出刊两期，传阅交流范围较大，主要刊载党和国家科技工作的方针、政策，科技部领导讲话和重大工作部署，兄弟省、市、自治区科技工作经验，以及宁夏科技工作的重大举措和进展。

同时，宁夏科技厅已建成了“宁夏科技厅网站”，及时编发科技工作信息和科技动态，宁夏科技厅的工作思路、科技工作部署，以及科技工作成就等信息，都可以在互联网上查阅。还有向新闻媒体组稿和撰稿十多篇。通过这些措施，有力地宣传了实施西部大开发的宁夏科技工作，提高了宁夏科技工作的知名度。

三、新时期做好办公室工作的思路

党的十五届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》，对“十五”科技工作提出很高的要求，“把促进科技进步和创新视为增强综合国力的决定性因素，科技要为经济结构战略性调整和现代化建设不断提供强大支持”。刚刚结束的全国科技工作会议，明确提出了我国“十五”期间科技工作的指导方针，即：全面实施科教兴国战略，加强技术创新，发展高科技，实现产业化，提高科技持续创新能力。简称“创新、产业化”方针。部署了“十五”科技工作，即：加强技术创新，为经济结构调整提供强大动力；加强原始创新，增强科技持续创新能力；加快科技体制创新，推进国家创新系统建设；创造良好的环境条件，加强高素质人才队伍建设。

贯彻落实五中全会精神和全国科技工作会议精神，是新千年地方科技工作的首要任务。在新的形势下，作为政务中枢和工作协调中心的办公室，要以创新的思维，创新的工作方法，创造性地做好工作，更好地服务科技工作的全局。

新时期办公室工作的思路是：以十五届五中全会精神为指导，以贯彻新时期科技工作方针为己任，服务于科技工作全局，创新思维，提高政务协调和承办水平，推进政务公开，依法行政；以网络技术为支撑，以提高办公效率为目标，加强环境和条件建设，创新方法，推进办公自动化和无纸化进程；以建章立制为手段，加强协调，创新管理，建立办事高效、运转协调、行为规范的机关管理体系。

（2000年11月28日）　　

〔2000年全国科技厅（科委）办公室主任会议交流材料。2000.11.山东·青岛〕