作为一个科技人员，科技写作几乎是一辈子的事。各种开题报告、可行性论证、科技论文的撰写，研究计划、科研汇报、学术交流中演示文档等材料的准备，都离不开各种规范格式文档的电脑制作。与其每一次写作时都进行排版和制作，还不如一开始就花一些精力和时间，对今后经常用到的文档格式做精心的准备，制作一些可以反复使用的文档模板。利用这些模板，可自动排版你的论文，还可以大大加快制作演示文档（PPT文档）、网页文档、编制目录和索引等的速度和水平。
1．模板的建立
文档模板的建立可以从空白开始全新创建，也可以在原有模板的基础上改造而成。比较切合实际的做法是，先找一个带有各种样式的合适的文档作为样板，将其中的样式拷贝到自己的文档模板中，或者也可以直接将该文件另存为一个模板文档，然后再经过修改，最终形成符合自己要求的模板。
下面详细介绍建立、修改、应用文档模板及其样式的具体操作方法。
拷贝样式并另存为一个模板文档：
这种方法是借鉴其他文件中的样式，将其拷贝到自己文档模板中，并将该模板进行必要的修改后，再另存为一个模板文件。具体操作如下：
（1）拷贝样板文件，并将其打开。
（2）在工具栏的“格式”菜单中点击“样式和格式”选项，这时在文件右边将出现“样式和格式”的内容列表。
（3）在其下方的“显示”下拉列表中选择“自定义……”，出现一个“格式设置”框。
（4）在“格式设置”框中选中“将设置保存到模板（T）”选项，并点击左下方的“样式”按钮，进入样式框。
（5）在样式框中，点击左下方的“管理器”，进入“管理器”框；这时左边显示的是该文件所带的样式，右边显示的是电脑自带的共用模板（Normal.dot）。
（6）在左边文件样式中选中所需要的样式后，点击中间的“复制”按钮，将其复制或覆盖到共用模板上后，关闭“管理器”框。
（7）最后需将当前的文档“另存为”一个自己命名的模板文件：点击展开左上角的“文件”菜单，点击其中的“另存为”，在展开的“另存为”框中的下方，“保存类型”选项中选择“文件模板”，然后再在其上面一栏的“文件名”中，修改一个合适的名称，最后点击“保存”。
这样创建的模板，综合了样板文件中的某些样式和Normal.dot中原有的一些样式和格式。如果样板文档的样式使你基本满意，也可以直接把这个文档另存为模板文档，然后再通过改造使之完善。
2．模板文档的调用
在默认状况下，新建Word文档是自动调用Word程序中的Normal.dot模板的，你需要调用你自己定义的模板时，可以先把Normal.dot模板关闭，然后再打开文档模板，并选择其中你所需要的模板。具体操作如下：
（1）打开或新建一个Word文件。
（2）在工具栏的“格式”菜单中点击“样式和格式”选项，这时在文件右边将出现“样式和格式”的内容列表。
（3）在其下方的“显示”下拉列表中选择“自定义……”，出现一个“格式设置”框。
（4）点击左下方的“样式”按钮，进入“样式”框。
（5）在“样式”框中，点击左下方的“管理器”，进入“管理器”框；这时左边显示的是该文件所带的样式，右边显示的是电脑自带的共用模板（Normal.dot）。
（6）点击右边的“关闭文件”按钮，以关闭原先自动加载的共用模板文件，接着再在原处点击“打开文件”，显示一些可供打开的Word文档模板，选择其中一个需要的模板文件，然后关闭“管理器”框。
也可在新建文档时先选择“根据模板新建”选项，然后在其展开的模板选择框中点击选择所要加载的模板。
3．修改模板文档
文档模板的修改，可以先在打开的文件中对该文件的样式进行修改，改好后再把该文件中的样式拷贝到所要更新的文档模板中。具体操作过程如下：
（1）打开或新建一个Word文件，并调用所要修改的模板（调用过程见上面“模板文档的调用”的内容）。
（2）在右边“样式和格式”栏目下方的“显示”下拉列表中，点击选择“自定义……”，出现一个“格式设置”框。
（3）在“格式设置”框中选中“将设置保存到模板（T）”选项，并点击左下方的“样式”按钮，进入样式框。
（4）在样式框中，选择要修改的样式，然后点击右下方的“修改”按钮，进入“修改样式”框。
（5）在“修改样式”框中，先点击选择“保存到模板”，再点击“格式”下拉列表，从中选择“字体”、“段落”等各项目进行修改。完成一个样式的格式修改并确定后，回到“修改样式”框，再选择另一个样式，重复上述步骤修改。
（6）待全部样式修改完成，便回到“修改样式”框，这时点击“确定”按钮结束样式修改，然后再点击“应用”或“关闭”按钮来结束“样式”操作。此时在所编辑的文档中已经包含你所需要的样式信息，但还没有将其保存到你所要指定的文档模板中。
（7）在文件右边的“样式和格式”中，重新点击打开“自定义……”选项（右下角“显示”下拉列表内）。在出现的“格式设置”框中选中“将设置保存到模板（T）”选项，并点击左下方的“样式”按钮，进入样式框。再在样式框中，点击左下方的“管理器”，进入“管理器”框（这些与第一步中的3～5分步骤相同）。
（8）在“管理器”框的右边，点击“关闭文件”，以关闭原先自动加载的共用模板文件，接着再在原处点击“打开文件”，显示一些可供打开的Word文档模板，选择其中一个需要更新样式的模板。
（9）在左边文件样式中选中所需要的样式后，点击中间的“复制”按钮，将其复制或覆盖到右边的模板上，然后关闭“管理器”框并保存更改。
也可以直接打开要修改的模板文档，修改后将其保存。
注意：由于科技论文中一般会包含多种语言，所以在定义样式或排版段落时，对字体的排版或定义必须同时定义其中文字体和西文字体。
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