网络环境下的全生命周期图书馆设备管理系统

网络环境下的全生命周期图书馆设备管理系统

赵　佳

摘　要:随着计算机技术和网络的发展，建立网络环境下的全生命周期设备管理系统能够使设备在从规划、购置、使用到最终报废的整个生命周期内发挥最大的效用。本文从系统功能模块划分、开发环境、关键技术等方面介绍了该系统的设计思想与实现技术，利用B/S架构的优势，结合严格规范的编码方法，在设备的生命周期内，通过严格的流程控制，对其进行唯一的追踪，力争实现买好、用好、管好图书馆设备，使之更好地服务于学校的教学和科研。

关键词:网络;全生命周期;图书馆;设备管理; B/S架构

一、引言

目前国内图书馆的设备管理方式大多数是利用微软Office软件Excel、Word来进行管理或使用基于C/S(Client/Server)架构的设备管理系统，少数图书馆的设备管理系统是基于B/S(Browser/Web server)架构的，例如清华大学图书馆;基于方正Apabi系统的，例如天津师范大学图书馆;基于Lotus Domino/Notes的，例如武汉大学图书馆等。

随着近年来图书馆规模的扩大，图书馆设备日益增加，传统的利用office软件管理的方法明显已不再合适。由于图书馆工作人员多、工作地点分散不集中，因此C/S结构在软件的维护及客户端配置方面有很多问题，也不再适合使用。B/S最大的优点是用户可以在任何有网络(LAN，WAN，Internet/Intranet等)的地方使用能够上网的设备(PC，Pad，智能手机等)进行操作，只需利用各种Web浏览器就能方便地进行设备管理。B/S模式适合目前具有多分馆、办公地点分散的图书馆工作人员使用，因此B/S架构基于网络的全生命周期图书馆设备管理系统应运而生。全生命周期设备管理的起点是计划购买设备，终点是设备报废。此系统以设备为核心，从设备的采购计划开始到设备报废的整个过程中对设备实施必要的管理和监控，通过设备唯一编码，实现设备的全生命周期的追踪管理。

将设备全生命周期引入图书馆设备管理系统中，从设备的计划、采购、使用到最终的报废四个方面构建系统，结合严格规范的编码方法和设备在生命周期内严格的流程控制对设备做到唯一的追踪，实现设备信息的一致性、全面性和可追溯性，可以很大程度上优化设备管理的业务流程，为设备采购、使用状况监测、资产的分析提供可靠的依据。

二、全生命周期设备管理系统模型

将设备按照设备的全生命周期来进行管理，可以分为设备前期管理、设备使用中期管理和设备后期管理三大流程部分(如图1所示)来进行系统设计。其中设备前期管理又可细分为设备规划管理、购置管理和报账管理三部分。设备使用中期管理中分为对设备的日常使用管理、故障维修管理和改造更新管理。设备后期管理中涉及设备的封存管理和报废管理两个部分。除设备的前期、中期、后期三大流程模块以外，本系统还包括设备资产管理模块和系统管理模块。

图1　设备全生命周期管理系统模型

(一)设备前期管理

设备前期管理指设备的采购规划、选型、购置、安装调试、验收及报账等的管理，其主要流程为:设备购置规划、可行性研究、设备选型决策、采购审批程序设计、合同管理、安装调试验收管理、试运行后的设备初期管理(设备分类编码、建立设备卡和设备台账、设备图纸技术文件管理)。

1.设备规划管理

该模块分为三个部分。

(1)设备规划登记:图书馆各部门根据实际工作需要提交设备购买规划，含设备名称、数量、用途等信息。

(2)设备规划选型:购买设备之前通常首先做的是对市场上各种各样的设备进行选型、方案论证等前期工作，然后才能进行招投标、商务谈判、采购、直到最后安装调试。在这个过程中虽然设备还没有到达图书馆，从理论上说还不属于图书馆的设备，但是与设备相关的这部分选型、方案论证的工作数据的管理为图书馆之后的工作打下坚实的基础却非常重要。

(3)规划处理:在选型和方案论证结束后，相关负责人可以浏览、查询各部门所做的购买规划和选型结果，根据情况做出购买与否的决定，填写反馈意见和建议，登记设备规划的部门将会看到这些意见与建议。

2.设备购置管理

该模块业务流程主要包括采购、验收、报账三部分。

(1)采购管理最初的数据来源于规划管理模块中最终决定购买的设备规划，根据选型结果进行购买。按照招投标(如果在规划阶段确定了购买方，则可以直接跳过此阶段)、签约、付款的流程进行。采购中的招投标、商务谈判、签约合同、付款证明等文件管理等都囊括在此模块中。

(2)验收管理按照到货、安装调试、验收的流程进行管理。分为以下3部分。

①到货登记:填写所购设备的名称、型号、规格、到货日期等详细信息，打印输出到货清单。

②安装调试:对到货的设备进行安装调试。

③核对验收:安装调试完成后，设备可正常使用，再根据到货清单和签约合同进行核对，完成设备的验收。验收时将设备的说明书、安装调试过程中的记录等文件上传管理供日后查看。

(2)报账管理主要是验收合格后，将设备分类、编码后填写设备使用者(或保管者)、使用地/部门(或保管者/部门)、设备用途等信息，办理建账手续，登记设备附件及资料保管信息，填写设备生产厂家名称、地址等详细信息以及大型、精密贵重设备的特殊信息。其中按照分类标准，为500元至800元之间的低值资产、800元以上的固定资产填写登记。设备唯一编码的编码方法则结合图书馆实际工作来进行确定。

(二)设备使用中期管理

设备使用中期管理是指当设备经过试运行、达到验收标准正式投入使用后，对设备的日常使用、保养维护、更新改造等信息进行管理，监测控制设备使用过程中的状况并及时反馈设备故障，记录故障排除信息。因此可以分为设备的日常使用、故障维修和改造更新管理三个模块。

(1)日常使用管理:主要记录设备日常使用地点、用途和设备调拨及设备借用等信息。

(2)故障维修管理:主要记录完整的故障信息。在设备发生故障时，由使用者填写详细故障报告表，包括设备故障发生时间、设备编号、故障描述等信息。维修人员在看到故障申报后应根据需要派人修理，在设备维修完成后，维修人员应填写设备故障记录，详细记录维修过程、故障原因、修理时间、处理结论等。若需对设备进行改造更新则在设备改造更新模块中进行记录。

(3)改造更新管理:在不引进新设备的前提下，克服现有的陈旧设备存在的问题，通过更换或增加零部件的方法来提高设备使用性能。此模块主要管理更换或增加零部件的记录。

(三)设备后期管理

设备的后期管理主要包括设备闲置或停用时进行的封存管理或者设备使用价值已经消失并退出使用状态时对设备进行的报废管理。

(1)封存管理:主要是管理闲置或停用设备的详细记录。

(2)报废管理:主要对将要报废的设备进行技术鉴定、盘点及账务处理手续、对所报废的设备进行清理，并且对于设备的报废信息进行详细记录管理。由设备保管人填写设备报废处理申请，设备管理人员记录处理结果。

(四)设备资产管理

设备资产管理主要包括设备查询模块和设备统计模块。

(1)设备查询分为设备使用查询、设备维修查询、设备报废查询，分别可以按设备编号、设备分类、使用情况、购置日期、使用部门、使用日期、使用(保管)者、购置价格、来源经费、维修记录、报废记录等条件进行查询。

(2)设备统计模块能够提供设备的各种分类统计汇总报表。

(五)系统管理

系统管理包括角色权限管理模块、设备编码管理模块。

(1)角色权限管理模块中系统管理员可以进行新用户的注册、注销以及对用户口令、用户权限等进行设置。

(2)设备编码管理模块中，系统管理员可能根据图书馆实际情况设置设备的分类规范表并对其进行维护。设备分类规范表是组成设备唯一编码的重要部分。

三、全生命周期设备管理系统开发环境

系统采用基于B/S的构架，用户直接使用Web浏览器通过网络访问该系统。服务器端系统运行环境采用Windows2003操作系统。数据库软件采用SQL Server2005作为数据库管理系统使用Visual Studio平台、ASP.NET、AJAX为开发技术、Dreamweaver为网页设计工具、C#为开发语言来进行系统网页设计开发。

B/S是Browser/Web Server架构模式，它是随着Internet技术的兴起，由C/S改进发展而来的。校园网的普及为开发基于B/S的系统提供了有利条件，并且B/S模式有能够很快地被用户接受、使用方便、开发成本较低、维护简单、后期升级容易等特点，其最大的优点是不同的人员可以从不同的地点，以不同的接入方式访问和操作来进行设备管理。适合目前遵循多分馆、办公地点分散的图书馆工作人员使用。

四、开发系统的关键

(一)设备唯一编码标准

在设备管理信息系统的实施过程中，编码是重要的基础工作之一，是系统开发的关键技术之一，但有关设备、备件和零件的编码问题，国际国内都没有统一的标准。在进行各种分类编码时，一个科学的编码系统应该遵循唯一性、简明性、稳定性、可扩充性和通用性的原则，为加强设备管理工作效率，结合图书馆实际工作，拟将设备唯一编码标准设定为如下格式:

编码说明:

(1) A部分长度为四位，表示设备的使用(保管)部门，用四个英文字母表示，如采访中心为CFZX、编目中心为BMZX等。

(2) B部分长度为六位，表示设备采购的时间，用六个阿拉伯数字表示采购年月，如201205、199812等。

(3) C部分长度为五位，表示设备分类类别的代码，采用层次码的形式来表示。例如设定基础软件编码为10000，其中操作系统为10100(微软操作系统为10101，Linux操作系统为10102，Unix操作系统为10103，其他操作系统为10109)，10200为数据库系统软件等。中间件为20000，应用软件为30000，嵌入式应用软件为40000，服务器设备为50000，办公设备为60000，其他设备为90000。设备类别的代码可以在系统管理中进行维护。

(4) D部分长度为四位，表示同一类设备的不同序号，用阿拉伯数字表示。

(5) E部分长度为一位，表示此设备的重要程度，用阿拉伯数字表示，“9”代表最重要，“8”次之，依次减少，“0”为普通设备。

(二)通过状态参数实现设备全生命周期管理中的流程控制

在设备管理的过程中从设备前期管理到设备后期管理有多个业务流程，必然要有流程控制机制，为此系统通过数据库中详细的状态参数来控制任务节点状态。在程序中每处理完一个业务过程，其对应的状态参数变量值将随之发生相应的改变，流程中的每一个业务过程在执行前必须对上一业务过程对应的状态变量进行判断，只有状态变量值与设定值相符时流程才能继续进行，这样就实现了设备全生命周期管理业务的流程控制。

五、结语

图书馆全生命周期设备管理系统的应用和开发给图书馆工作人员——无论是设备使用者还是设备维护人员都提供了便利，使设备的管理、使用、维护和保养工作更科学化、标准化、规范化，让设备管理部门能够随时掌握设备资产的动向、避免设备资产的流失、提高设备管理效率，最终保证图书馆各项工作的需要。

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