各类活动的礼仪

各类活动的礼仪_公共关系学

7.2　各类活动的礼仪

7.2.1　会议

会议准备是组织接待工作中一项最经常的任务，做好会议接待工作要注重接待人员的仪表，使礼仪贯穿于会议的全过程，增强组织的公众形象与魅力。

组织召开任何会议，都必须成立会务筹备组，其负责人最好是会议的主持人，这样会议的要求、任务就能得到较好的落实。筹备组为了开展工作需要，可设秘书和会务、宣传三个小组。秘书小组主要是准备会议的文字资料，包括大会的主报告、论文、起草简报等；会务小组主要是做好会议报到、安排住宿、订购返程车票、落实使用车辆、会场服务等会务工作；宣传组主要是会议的会场布置、宣传报道。与新闻媒介部门的联系、安排记者采访、照相、录像以及纪念文集出版等。

［案例］

某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会的部分董事，并邀请当地政府要员和同行业知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用U字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于长U字横头处的下首。其他参加会议者坐在U字的两侧。在会议的当天开会时，贵宾们都进入了会场，按安排好的座签找到了自己的座位就座，当会议正式开始时，坐在横头桌子上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有贵宾相互低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错，非常尴尬。

具体礼仪要注意以下几个方面：

1）明确会议主题

任何一次会议都应有明确的目的和所要完成的任务，确立会议主题是会议取得成功的基础。因此，召开会议前，首要的任务是统一思想，紧紧围绕社会发展的需要和组织发展的规划。没有明确目的、可开可不开的会议一定不要召开，以达到精简会议的原则。

2）确定大会发言人和会议主持人

要求根据会议的目的选择思想品德、业务水平、文明举止、发言能力、自信心等方面表现较好以及在公众中有较大影响、担负相当职务的权威人士担任；提高会议的规格和水平是保证会议取得成功的重要条件和关键环节。

3）准备主报告

会议的目的具体体现在会议的主报告内容之中。因此，会议秘书应根据会议的主题和所要解决的问题起草主报告。经集体讨论和反复征求与会者的意见，请会议主持人与大会发言人认真审阅。在定稿后。向本部门有关人员通报，使参与会议的接待人员思想统一，行动一致。另外还应打印成册，在会前发给与会代表，以便代表阅读并作好发言与讨论的准备。

4）会务准备

会议召开的时间一般不宜安排在重大节假日。地点应选择在交通方便、条件齐全之处；会场根据会议参加者的人数选择，但要有较好的会议用具和灯光、音响设备；代表住宿、用餐离会场不能太远，以保证其休息；会议经费预算要注意节约、精打细算，但也要留有余地。

5）发送会议通知和请柬

会议前就应让会议代表收到通知和请柬，以便作好赴会准备。通知和请柬开头顶格写上被邀请者名称（个人或单位），正文写上会议时间、地点、内容、活动安排、末尾具上会议召集单位署名落款，附件可包括会议日程与活动安排、预订车票的回执等。会议通知和请柬的用语力求简洁明确。

6）衣着整洁、态度谦逊

参加会议的人要注意仪容、仪表。在大会报告期间，注意聆听别人的发言。在讨论期间，要积极发言，阐明自己的见解和观点。遇到与自己不同观点的争论时，坚持平等待人，充分地摆事实、讲道理，拿出实验数据和引证资料，切不可以势压人，要心平气和地阐明自己的观点，以理服人。会议接待人员的衣着打扮要干净整洁、朴实大方，要与会议的整体文化氛围相协调，男士的服饰应显得庄重一些，女士的服饰也应以端庄力重，不宜过于华丽，不要浓妆艳抹，也不要佩戴过多的首饰。

7）会议总结

会后要认真总结收集与会者对会议服务提出的改进措施，以利于以后搞好会议接待工作。

8）有始有终地做好会议结束工作

在会议结束、代表未离开会议地点前，无论是参观访问还是浏览名胜古迹都要给予周到的接待服务，特别是送站工作不要疏忽和遗漏，临别时，接待人员要前往住宿所在地告别，虚心听取会议服务意见。

7.2.2　舞会

舞会是一种社交活动，公共关系人员为了广结善缘，联络感情，举办舞会是必要的。

1）舞会的组织工作

作为舞会的组织者，应为来宾准备宽敞的场地，安排好乐队伴奏，准备好音响、灯光等设备。要提前发出邀请，请柬上注明开始、结束时间，并准备好各种饮料。客人来到时，应向他们指引到摆放外套之处。之后再引导客人在步入舞池前与其他来宾相识、寒暄，并示意其在喜欢的地方就座。舞会结束时，应向来宾致谢，欢送客人。

2）舞会应注意的礼仪

舞会是西方国家普遍的友谊活动，近代传入中国，现在已成为一种常见的社交活动。但仍有很多人不懂得舞会上的礼节，常常做出一些出格的或不规范的举动，失去自己的身份和礼貌。因此，了解与学习舞会礼仪是十分必要的。舞会礼仪包含以下几方面：

（1）仪表大方得体

衣冠要端庄整洁。衣着和谐、举止有礼的人会成为舞会上受欢迎的人物。女士切忌浓妆艳抹，弄得花枝招展，与众人格格不入。男士的头发应该梳理整齐，不要满脸胡楂上舞场，也不要弄得油头粉面。出席级别较高的舞会，女士要穿长裙或晚礼服。男士要着西装、系领带，搭配要自然得体。跳舞时一定穿皮鞋，皮鞋要大小合适、擦亮，以牛皮底为佳，光滑省力。鞋底不能带有鞋钉，以免发生刺耳的声音。女士为了美观、安全应穿连裤丝袜，半高跟皮鞋，舞场上不可戴帽子、手套和口罩，那是不礼貌的。无论男女都要认真清洁自身（避免身上带有异味），晚餐最好不要吃生葱、生蒜、生萝卜、韭菜之类，以免与人交谈时口腔异味影响形象。

（2）言谈文雅，符合舞会的整体气氛

舞会上不可大声喧哗，遇到熟悉的朋友可以小声交谈，但不要高谈阔论，特别是谈到高兴时，切不可前俯后仰地大笑。如遇到需商谈事情，应在舞场外找对方洽谈，不要在舞会上商谈，或争论不休，给其他舞伴一种神秘感，不符合舞会的和谐气氛。舞会中的相互交谈要避免庸俗无聊的话题，也不要随意讨论其他的女舞伴。

（3）邀舞礼节

在舞会上邀舞，通常是由男方主动邀请女方共舞。邀请的时候，邀请者的态度要谦和自然、落落大方，既充满自信，又尊重对方。邀舞时，男方应庄重地走到女方面前，弯腰鞠躬15度左右，轻声微笑地说；“可以请您跳个舞么？”对方同意后就可进入舞池共同起舞。如果女方有男友或丈夫在旁时，先要征得男士同意后才能邀请女方跳舞。一般女士邀请男士跳舞，男士不得拒绝。舞会音乐结束以后，男士应将女士送回原来的座位，待其落座以后，道谢方可离去。在舞会上切不可争抢舞伴，特别是女舞伴较少时，应相互谦让。

（4）拒舞礼节

当男士邀请女士跳舞时，一般不应拒绝。如有特殊情况，女士可以向男士表示歉意，如说：“对不起，已经有人邀请我跳舞了，等下一曲吧！”一旦拒绝某个男士的邀请，就应该坐到位置上，等一支舞曲完了才能与别人跳下一个舞，否则就是对先邀请者的不尊重。

（5）舞姿

跳舞时舞姿要端正，始终保持良好的风度。在跳舞时身体要始终保持平、直，正、稳，动作不要太大，切忌轻浮、鲁莽，耸肩、摇臂和扭曲躯体等。男士动作要轻柔文雅。女士不宜将自己身体与对方太靠近，要有一定距离。跳舞时如果不小心碰到别人，要有礼貌地道歉。

（6）舞会休息与终场礼节

舞会中间休息时，不要吸烟、乱扔果皮，不宜高声谈笑、随意喧哗。对于自己不熟悉的伙伴，除非对方主动致意，否则不宜向其问长问短，闲聊不止。如果对方正同别人谈话，应主动回避。舞会结束时，对共舞过的伙伴要礼貌告别，不能视而不见，即使对不认识的人，如果目光相碰，也要点点头打个招呼。对舞会服务人员也要彬彬有礼，表示谢意。

［案例］

邀舞缘何被拒绝

小张是一位很帅气的小伙子，穿着很讲时髦。一次，他买了一件很漂亮的大衣，正好周末本单位举行舞会，他便来到会场，只见人们都在翩翩起舞，小张兴致很浓，便邀请一位在座位里休息的女士跳舞，那位女士看了他一眼，很礼貌地拒绝了他，接着小张又邀请了两位女士跳舞，结果仍然是被拒绝。这时，一位朋友来到小张身边，拍拍他说：“小张，不能穿着大衣邀请女士跳舞，这是不礼貌的。”小张这才明白刚才为什么被拒绝。

7.2.3　宴会

宴会是最常见的公共关系活动形式之一。为庆祝纪念日、表彰庆功、答谢合作者或进行工作交流、感情联络等，都可以采用宴请的方式。宴请并不仅仅是吃饭，组织宴请和出席宴请都应该遵循宴请的礼仪。

1）宴会的种类

从形式上看，宴会一般分为国宴、正式宴会、便宴、冷餐会、酒会、茶会、工作餐。

国宴是规格最高的一种宴会，是为国家的庆典或外国元首、政府首脑举行的正式宴会。宴会厅内要悬挂宾、主两国的国旗，安排军乐队演奏国歌和席间乐，主、宾双方作正式讲话或简单致辞，并相互祝酒。

正式宴会是指有固定规格和程序的正式宴席，除不挂国旗、不奏国歌以及出席规格不同外，安排大体与国宴相同，有时也安排乐队演奏席间乐。宾主均按身份安排就座，有固定的菜式，通常包括汤和热菜（一般中餐4道、西餐2至3道），另有冷盘、甜食、水果。席间可用甜酒或烈性酒，也可以佐以餐前开胃酒。开宴前主宾双方有正式致辞或祝酒，对服饰、餐具、酒水、菜肴、餐桌陈设、礼仪等有比较严格的要求，一般以晚宴为主。

冷餐会是以冷食为主，配有淡酒、饮料、点心、水果的一种招待宴会，一般设有固定座位，随意入座或站立进餐，食物自取或由招待人员端送。规格可高可低，时间一般在中午12点至下午2点，下午5点至7点。

酒会习惯上又称鸡尾酒会，是以招待酒水为生，略备小吃的一种招待形式，一般不设座椅，可以随意走动，形式灵活自由，便于交谈沟通，中午、下午、晚上都可以安排。酒会不一定都用鸡尾酒，但通常酒类品种较多，并配以各种果汁，不用或少用烈性酒，食品多用三明治、小香肠、炸春卷等小吃，以牙签取食。一些大型酒会亦可邀请乐队或播放轻音乐舞曲，在场地允许的情况下可以让客人跳交谊舞。

茶会是一种最为简便的宴请形式，以茶或咖啡招待客人，一般设在客厅而不是餐厅，茶几、座椅都不排座次，时间一般安排在下午4时左右或上午10时左右。茶会对茶具、茶叶、或咖啡、咖啡饮具应有一定的讲究。

不论组织哪一种形式的宴会，都应该根据目的来确定邀请对象的身份、人数、规格、环境等，以求实效。

［案例］

“高规格”接待

国外某投资集团十分看好当地的旅游资源，在有关部门的努力下，原则上决定巨资开发当地独特的旅游资源，该投资公司派出董事长为团长的高级代表团来到该县进行实地考察。当地县政府对这次接待活动格外重视。县政府在代表团到达当天举办盛大欢迎宴会，出席宴会的外方代表团成员共8人，中方陪同人员100人。菜肴极其丰富，其规模和档次甚至超过国宴。然而，外方代表团成员没有中方陪客那样兴奋，对中方的盛情款待似乎并不领情。第二天，代表团参观了当地尚未开发的旅游资源。外方赞不绝口，但没有按照地方政府期望的那样签署投资协议。为什么对外方如此高规格的接待却没有起到任何效果？县政府领导百思不得其解。原来当地政府单方面的认为，规格越高越显示了地方政府对于投资团的重视和礼仪。但是孰料弄巧成拙，过高的规格却造成了对方的不适和反感，最后使投资计划搁浅。

2）组织宴请活动的礼仪

（1）邀请

在设宴招待客人时，首先应确定邀请什么人，如何邀请，地点有哪里。随后，一方面发请柬或用其他方式进行邀请；一方面就要着手准备宴席。

（2）宴请时，邀请者的第一任务就是迎接宾客

主人应站在门口和宾客握手，先同女宾客握手，再同男宾客握手，在所有的宾客都接待后，方可和你的贵宾交谈，以免使某些客人有被冷落的感觉。

（3）宴客的席次

宴客的席次应在客人入门时即行告之，或在餐桌列上席次表。宴席上设有“上座”和“下座”之分，“上座”即首座，以圆桌为例，一般是靠近正对大门的方向。首座为主人座，右边为第一主客，也有尊者或长者入首座。“下座”即末座，习惯上以上座的对面座为末座，通常由第二主人或主人亲属、晚辈就座。其余宾客，可以把熟悉的朋友排在一起，这样可增加热烈气氛。总之，安排好宴客的座次是一门很深的学问，需要在实际活动中不断累积经验。

［案例］

武汉市与日本某市缔结友好城市，在某饭店举办大型中餐宴会，邀请本市最著名的演员助兴。这位演员到达后，费了很长时间才找到了自己的位置。当她入座后发现与他同桌的许多客人，都是接送领导和客人的司机，演员感到自尊心受到了伤害，没有同任何人打招呼就悄悄离开了饭店。当时宴会的组织者并未觉察到这一点，直到宴会主持人拟邀请这位演员演唱时，才发现演员并不在现场。幸好主持人头脑灵活，临时改换其他节目，才算没有出现“冷场”。

（4）宴席开始

上菜时应从主人旁边端上来，菜上好后，由主人请宾客品尝，用餐。在宴会上，主人是第一敬酒的人，敬酒时可依顺序敬遍全席，不能冷落任何一位客人。

（5）席间谈话

主人要巧妙地选择话题，引导客人愉快地参与交谈，使席间充满和谐欢乐的气氛。

（6）宴席结束

凡宴席即将结束时，主人应先离开自己的座位，准备送客，送客时必须站在门口和宾客握手告别。

3）出席宴会的礼仪

（1）应宴

接到宴会的邀请，能否出席应尽早答复对方，以便主人安排。万一有不得已的特殊情况不能出席，尤其是主宾，应尽早用打电话、信函或登门的形式向主人解释、道歉。应邀出席一项活动之前，要核实活动举办的时间、地点，是否邀请了配偶，以及主人对服装的要求等。按时出席宴请是一种礼貌，赴宴太早，令人尴尬，赴宴太晚，显得不礼貌或给人故意冷淡的印象。因此赴宴时间控制在宴会举行的时间提前几分钟到达即可。

（2）入座

应邀出席邀请活动，应听从主人安排。如果是宴会，进入宴会厅前，应先了解自己的桌次和座位，不要随意乱坐。如邻座是年长者或妇女，应主动协助她们先坐下。

（3）进餐

入座后，在主人招呼后，再开始进餐。取菜时，不要盛得太多，盘中食物吃完后，如果不够，可以再取。如遇到不喜欢吃的菜，当招待员或主人夹菜时，不要拒绝，更不要露出难堪的表情。如果遇到自己喜欢吃的菜，也不要急于站起来夹菜，应先移动转盘，将菜移到面前再夹。吃东西时要文雅，细嚼慢咽，不宜发出声音。如汤菜太热，可稍待凉后再吃，切勿用嘴吹，喝汤不要啜。剔牙时，用手或餐巾纸遮口。

（4）祝酒

赴宴前，应先了解对方祝酒习惯，即为何人祝酒，何时祝酒等，以便作必要的准备。碰杯时主人和主宾先碰，人多可同时举杯示意，不一定碰杯。祝酒时，不要交叉碰杯。在主人、主宾致辞、祝酒时，应先停止进餐与交谈，也不要趁此机会抽烟。碰杯时，要目视对方致意。

（5）西餐礼节

西餐宴请时用长桌，右为高，左为低，以女主人座位为准，男女交叉，主宾坐在女主人右上方，主宾夫人坐在男主人右上方。餐桌正面放汤盆，左边放叉，右边放刀，汤盆上放匙，再上方放酒杯。餐巾放在汤盆上或插在水杯里，面包奶油盆摆在左上方。上菜时先上面包、汤，再上各类菜肴、布丁、咖啡、红茶等。正餐中刀叉数目与菜肴道数相等，使用时由外而内取用。餐巾应平铺在膝上，不能塞在胸前或掖在腰带上。临时离开餐桌要把餐巾放在椅子上，把刀叉横放在两侧，叉的背面向上。用餐完毕则把餐巾放在桌上，把刀叉平行放在前面，叉的正面向上。喝汤时，不能俯下身去迎合汤匙，应当保持身体不动，头略俯下，将汤匙向外舀取，然后送嘴里。吃水果时应切成小块取用。

（6）餐后

用餐完毕，要等主人宣布散席，方可轻轻离开座位，并须逗留一会，向主人道谢后再离开。出席宴会者，不仅在宴会厅时要对主人表示感谢，事后还应当专门致函或名片给主人表示谢意。

［案例］

周小姐有一次代表公司出席一家外国商社的周年庆典活动。正式的庆典活动后，那家外国商社为全体来宾安排了丰盛的自助餐。尽管在此之前周小姐并未用过正式的自助餐，但是她在用餐开始之后发现其他用餐者的表现非常随意，便也就“照葫芦画瓢”，像别人一样放松自己。让周小姐开心的是，她在餐台上排队取菜时，竟然见到自己平时最爱吃的北极甜虾。于是，她毫不客气地替自己满满地盛了一大盘，当时她的主要想法是：这东西虽然好吃，可也不能再三再四地来取，否则旁人就会嘲笑自己没见过什么世面了。再说，它这么好吃，这会不多盛一些，保不准一会儿就没有了。然而令周小姐脸红的是，她端着盛满了北极甜虾的盘子从餐台边上离去时，周围的人居然个个都用异样的眼神盯着她。事后一经打听，周小姐才知道，自己当时的行为是有违自助餐礼仪的。

7.2.4　文娱体育表演活动

文娱晚会、体育表演是一般社会组织经常参与或举办的公共关系活动，邀请公众观看晚会表演有利于沟通思想，树立组织的良好形象。参加文娱晚会、体育表演应注意以下礼仪：

②邀请客人观看表演所发的请柬要符合格式而且一定要给客人留有观看演出的最佳座位，这是礼仪的表现。一般理解的最佳座位，文娱晚会以第5排到第8排位置为最佳；看电影则以15排前后为宜；体育表演以主席台旁两旁的一、二排为最佳。不要在客人尚未到达演出场所前，最佳位置已被占领，然后当着客人的面动员别人让座位。

①节目的选定要考虑周全，符合客人的兴趣，不要安排与客人的政治倾向、宗教信仰、风俗人情不相符合的节目，以体现对客人的尊重和友好。

③入席和退席都要有公共关系人员陪同，演出结束要起立鼓掌谢幕，切忌流露不满情绪。一般不主动提示客人献花，更不要求客人一一上台与演员握手，要主随客便。

④无论是演出、体育表演、观看电影、录像都要备有节目单和说明书，公共关系接待人员要事先了解内容，主动向客人简要介绍剧情。

⑤遵守晚会秩序。演出过程中要保持肃静，不要谈话。不要大声咳嗽，打哈欠，更不能吸烟，嗑瓜子，吃零食。观看体育比赛时，要尊重客队，不起哄，不吹口哨，不鼓倒掌，不喝倒彩，不围攻裁判，更不能在看台上向运动场乱抛瓜皮、软罐。对客队的成绩应热烈鼓掌，发扬社会主义体育道德新风尚。

［案例］

克雷文的精彩一瞬

2008年9月16日晚，北京残奥会在国家体育场鸟巢隆重闭幕。盛大的闭幕式美轮美奂，精彩不断，偌大的场馆处处缤纷，一片欢乐的海洋。当整个仪式进行到尾声——将致闭幕辞时，参加演出的演员们组成了人墙夹道，顺着人群的夹道，北京残奥会组委会主席刘淇和国际残奥会主席菲利普·克雷文缓缓走向讲台。场地上四处飘落的通红的象征着收获的枫叶，渲染着浓重热烈的气氛。在万人瞩目之中，克雷文停了下来，他满怀深情地从地上捡起两片枫叶，一片插进西装上兜，另一片交给刘淇。刘淇立刻与他紧紧握手，并把枫叶同样插进了衣兜。在全场热烈的掌声里，他们继续前行。我相信这一幕并非导演事先安排，而是克雷文的即兴所为。他用这一看似细微的动作，表达着对这次残奥会的盛赞、眷恋和感谢。正如他在闭幕辞中所说：“这是有史以来最伟大的一届残奥会，这一切源自于精神的力量”。发言的最后，他用中文向世界宣布：“谢谢香港，谢谢青岛，谢谢北京，谢谢中国”。这一幕，让看到的每一个人，向这位残疾的老人生出由衷的敬意。

7.2.5　参观游览

客人到来后，安排并陪同其游览参观，也是公关部门的一项经常性工作。公关人员陪同客人游览参观，在组织参观游览活动中应注意：

1）合理分配时间与游览内容

时间安排应恰到好处，不松不紧，不急不缓。科学地安排布置游览线路和组织好游览参观内容；游览参观线路和景点的选择应突出本地的特色和优势。使客人对本地的自然人文有良好的印象。游览参观的内容应充分考虑客人的意愿、兴趣，做到丰富多彩，点面结合。同时游览参观还要注重当地的实际，做到力所能及、切实可行，综合考虑多种因素，比如安全设施、保密设施及接待条件等。

2）热情陪同服务，周到文明

游览参观时，要有身份相当的人陪同。如果是参观专业性较强的单位。最好由懂业务、熟悉情况的人同时陪同，以便及时回答客人提出的问题。有些重要的参观或游览要安排解说员或导游员，当解说完毕或导游结束后，要对导游和解说员表示感谢。陪同人员要和蔼可亲地向公众介绍情况、交流看法，中途不要离开，不要表现出心不在焉与不耐烦。

3）食宿交通与摄影安排

事先安排好客人在游览过程中的所有食宿交通问题，并且在安排用餐问题时，考虑到部分客人的禁忌问题，切勿因为安排不周而引起客人的不满。安排住宿时，对于接待对象的性别以及相互关系有一定了解，切忌将有过节的人安排在一间房，或者将男女朋友分开等。另外，游览中必须安排摄影拍照的随行人员，要照顾好客人在随行中的摄影需求，使得客人可以更舒适地游览景点。

4）安全工作等注意事项

陪同参观游览的公共关系接待人员要有高度的责任心，做好组织工作与安全工作，特别是陪同人数较多的代表团。进入人来人往的旅游景点参观时应交代清楚集中的时间、安全要求等，开车离去时一定要清点人数，防止漏人。车子开动时，应提示客人坐稳，注意行车安全，避免发生事故。要充分尊重老人和女士，对小孩应多加关照，提醒客人携带好随身使用物品等。

［案例］

有一批应届毕业生，实习时被导师带到国家某部委实验室里参观。全体学生坐在会议室里等待部长的到来。秘书给大家倒水，同学们表情木然地看着她忙活，其中一个还问了句：“有绿茶吗？天太热了。”秘书回答说：“抱歉，刚刚用完了。”轮到林晖时，他轻声地说：“谢谢，大热天的，辛苦了。”秘书抬头看了他一眼，满含着惊奇，虽然这是很普通的客气话，却是她今天唯一听到的一句。两个月后，林晖被录用了。有几位颇感不满的同学找到导师：“林晖的学习成绩最多算是中等，凭什么选他而没选我们？”导师笑道：“是人家点名来要的。其实你们的机会是完全一样的，你们的成绩甚至比林晖还要好，但是除了学习之外，你们需要学的东西太多了，修养是第一课。”