城市记忆工程中档案部门与社会的互动

城市记忆工程中档案部门与社会的互动

南通市档案局（馆）

档案部门开展城市记忆工程建设，有助于填补馆藏空白，优化资源结构，从而更好地服务于社会，这是档案部门参与文化建设的重要途径。档案部门利用自身的优势开展城市记忆工程建设，是新时期拓展档案服务领域和加强档案资源建设的重要举措。其成功与否，除了取决于是否有切合本地实际的规划，有专门的人力和必要的经费，如何取得社会的支持也是一个关键因素。城市记忆工程建设的最终目的，是为了尽可能地还原城市的经典历史，因而需要走向社会，它的成果需要社会来检验，需要得到社会的关心和支持。要使城市记忆工程获得满意的效果，档案部门必须实现与社会的多种互动。

一、互动的前提是档案部门有良好的社会形象

档案部门在社会上有一个良好的社会形象，这是各项工作走向成功的基础，对城市记忆工程建设而言尤为重要。城市记忆工程建设涉及大量的社会档案征集工作，需要得到社会的信任和支持。为此，档案部门要做到：

一是要拥有较好的馆舍。馆舍是档案部门的门面，结构合理、功能齐全、造型优美的馆舍是档案部门的外在形象。档案馆舍要充分体现开放性、文化性和标志性，力争成为当地的标志性建筑，既便于人们走近，更要让人们因为档案馆舍的安全感和权威感而乐于捐赠或出售档案。

二是要提供良好的服务。随着档案工作的深入，档案部门与社会各界的接触日益频繁，老百姓心里有杆秤，你的服务质量如何，能不能贴近群众，将会直接导致捐赠的走向。南通市档案局（馆）通过启动“温暖服务系列活动”，为市民提供法律法规和现行文件专题索引、查阅预约登记等服务，为社会公众提供优质高效服务。市档案局（馆）还与南通市劳动和社会保障局联合，共同为企业退休职工开辟档案利用查询“绿色通道”。改制企业职工办理退休审批时，由于个人档案材料不全，职工工作经历、工作年限记载模糊，会影响退休职工的合法权益，通过该“绿色通道”，可以使企业退休职工不必在档案局（馆）、劳保局之间来回奔波，直接由两局之间进行业务互动，大大减少了老百姓的麻烦，切实提高了机关工作效能，也为档案部门赢得了声誉。

三是要开展恰当的宣传。真正能与档案部门直接打交道的毕竟还是少数，要赢得更多人的支持，需要通过多种方式宣传。宣传有两种，一种是借助新闻媒体宣传，事实证明是行之有效的，也是档案部门努力在做的。另一种是档案部门自身的宣传，也不可忽视其作用。档案部门自身的宣传往往是通过特定的活动展开的，南通市档案局（馆）积极推进现行文件和档案进市行政审批服务中心、进政府门户网站、进社区的“三进”服务工程，得到了市民的欢迎。南通市档案局（馆）还充分利用南通历史文化展示中心这一平台，与市少年宫开展“我与历史牵手”档案夏令营等丰富多彩的主题活动，并广泛发动、开展家庭档案大赛。所有这些活动都产生了“润物细无声”的作用，在增强社会档案意识的同时，增强了人们对档案部门的信任感。

二、互动是多层次的系统工程

城市记忆工程建设所涉及的对象往往是一些工作的难点，其进程不是一蹴而就的，特别是一些珍贵档案的征集，需要经过多次接洽和交流。这期间档案部门与征集对象之间的互动最为频繁，也最为关键。能否了解征集对象的真实想法，打消他们的顾虑，能否充分让对方了解档案部门的特点和优势，是城市记忆工程成功的基础，这需要在互动中去解决。

一般来讲，有捐赠意愿的人，都是希望能有一个好的保管地，既能长久妥善地保存，又能充分发挥档案的作用，这是城市记忆工程建设中档案部门与征集对象行为互动的思想基础，从这点出发，可以很好地沟通。

一是共同确定档案的价值。有的捐赠者由于不太明了所持档案的价值，或者不了解档案馆的文化传播功能，往往需要“投石问路”。如南通一位退休老人曹云泉独自一人走遍南通大地，用手中的相机和笔为五百余棵百年以上的古树建立了档案。古树按照珍贵程度分为一、二、三级，分类排列。每棵古树档案有基本情况、照片和背景说明。照片选取最能反映古树特征和风貌的，既有全貌，又有局部。背景说明则是该树的历史记载以及探访古树时记录到的口述传说。曹云泉很想把这些材料交档案馆保管，但不能确定它们的作用，也不知道档案馆的意向。我馆认为，这是南通有史以来最为全面的古树普查资料，也是弥足珍贵的乡土教育材料，可以发挥存史、资政、教化的作用。双方一见如故，老人的愿望终于得以实现，而档案馆则增添了新品。随后档案馆又从系统整理、方便管用的角度给老人提了建议，使这些材料趋于精致。

二是消除征集对象的顾虑。征集对象手中的档案，或是祖传，或是用心获得，非常珍爱。要让他们割爱，须解除其在安全保管、知识产权保护、隐私保护、自我利用是否方便等方面的疑虑。南通是蓝印花布之乡，南通蓝印花布印染技艺被列为首批国家级非物质文化遗产。中国工艺美术大师、南通蓝印花布主要传承者吴元新潜心收集了大量蓝印花布布样、花纹及有关资料，是研究、继承和发展蓝印花布技艺不可多得的珍贵档案。吴元新认为，这些档案既是自己的，也是社会的，并很想与我馆进行合作。针对吴元新对档案馆有一定了解又知之不多的情况，我馆邀请他到馆里实地走访，带他参观了设施良好的库房，向他介绍了档案馆的有关规定。从而使吴元新的顾虑顷刻烟消云散，两方面当场达成了协议。鉴于布样还需经常展出和出书，吴元新拟把布样先交档案馆代保管，而其他一些资料在整理基础上陆续捐赠给档案馆。目前，生动反映南通蓝印花布历史和现状的千余张照片已征集进馆。

三是对征集的档案及时整理和利用。把征集来的档案进行必要的修复、及时归档是对捐赠者的起码尊重。我馆征集到《潭渡黄氏族谱》，系清黄元豹、黄景琯纂修，清雍正九年（1731年）木刻本。其史料丰富，版刻精美，保存完整，存世稀少，是目前存世年代最长的族谱之一，记述了从东汉元和（公元84年）尚书令黄香起，到清代雍正（1731年）一千六百多年的黄氏家族史。经与现存于国家图书馆、北京大学图书馆和安徽博物馆的藏本相比较，我馆的藏本最全最完整。《潭渡黄氏族谱》进馆后，我馆对其进行了修裱。2006年，捐赠《潭渡黄氏族谱》的黄氏家族十多人来到我馆，看到得到精心保管的族谱，非常高兴和欣慰，我馆还把刻录《潭渡黄氏族谱》的光盘送给了黄氏家族。对所有捐赠者，要及时将其捐赠的档案目录反馈，对个别有特别要求的，视情予以满足。如一位南通文化老人穆烜希望能将其捐赠的一批反映南通20世纪60年代初期张謇研究的材料进行文字整理，这批10万字的材料是研究南通文化史的重要史料，整理以后既满足了穆烜的需要，又成为一本史料汇编。在整理基础上，还要对征集的档案开发利用。我们将征集进馆的南通籍两院院士的档案系统展示，成为省级爱国主义教育基地“南通历史文化展示中心”内容的组成部分，充分发挥了作用。我馆还利用报纸、电视、网络等传媒报道征集工作的进展，表彰捐赠者的举动，还有针对性地介绍有关档案内容，使捐赠者希望档案在社会上发挥最大作用的愿望得以实现。诗人丁芒向我馆捐赠档案后，我馆除了为其建立“丁芒特藏库”，还建立了“丁芒名人档案网页”，通过网页介绍有关档案内容，为更多人了解丁芒、研究丁芒提供方便。此外，档案部门还应重视对捐赠者的回访工作，以有助于进一步增进彼此感情，更多地掌握征集线索。

三、互动可以深化城市记忆工程建设

在城市记忆工程建设中，征集档案进馆不是终极目的。通过档案征集，不断地与社会各界产生交流、共鸣，引起社会更多的关注和支持，同时将城市记忆工程建设的成果融入丰富多彩的社会生活之中，在社会经济、文化等领域发挥档案独特的作用，这是档案部门努力的方向。

我馆在征集名人档案过程中，得到了曾经担任过南通市主要领导的朱剑的响应，他将历年积累的大量照片、文稿、笔记、信件、录像和实物陆续捐赠，这批档案从一个侧面反映了南通几十年的发展情况。朱剑在与档案部门接触的过程中，深感档案人员的工作责任心和工作能力，遂委托档案部门为其编辑《朱剑影存》和《朱剑文存》。为此，我馆安排有关人员一边整理朱剑捐赠的档案，一边着手编辑；同时还利用大量业余时间走访了许多老同志，其中许多人亲历南通历史上的重要事件，通过走访加深了老同志对档案部门的认识，又征集了一批珍贵档案，填补了馆藏的空白，并为这些老同志留下了声像资料。这样从征集工作走向社会，通过社会又扩大了征集面，相辅相成，互相促进。

我馆与南通蓝印花布馆吴元新则是另一种合作，在征集有关南通蓝印花布档案的过程中，档案馆主动参与南通蓝印花布史料的编辑整理工作。南通蓝印花布是南通的文化瑰宝，是南通的一张靓丽名片。档案部门共同参与蓝印花布史料的挖掘、整理和出版，是利用自身的优势投身文化事业，积累文化资源。我馆还利用社会各界举办的有关非物质文化遗产保护座谈会等场合，从档案传承的角度为南通蓝印花布的发扬光大等大力呼吁。