文件的效用与特征

（一）文件的含义

中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）对文件的定义是：“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录”。文件由信息符号和载体结合而成，具有记录和存储信息的功能，并可作为一种记载和印证事实的凭证，传递于异时异地，产生传达和交流信息的作用。国家机构可以用它来实施管理、联系群众、为民服务；社会组织可以用它来申明主张、发出号召、办理各项公务；个人或家庭可以用它来记录信息、交流情感、处理种种私人事务。可见，文件的形成者既可以是国家机关、社会组织，也可以是个人；文件的形成原因既可以是公务活动，也可以是私人活动；文件的形态既可以是将文字或图表记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁等方式将信息符号记录在相应的载体上。但不管文件的形成者是国家机关、社会组织还是个人，不管文件的形成原因是什么，也不管文件的形态如何，文件的根本属性是信息记录，即它记录了形成者的意图和客观状况，是反映公务和私人活动的原始记录。

（二）文件的特征与效用

1. 文件的特征

（1）文件是形成者履行法定职责和处理事务的产物，其内容直接与形成者的活动相关

文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的，直接反映了形成者的意图，其内容自然直接与形成者的活动相关，且内容多是客观真实的。这与其他信息记录有很大的区别。比如，书籍和报刊是传播知识和消息的工具。

（2）文件是有特定体式、名称的信息记录

在长期的社会实践过程中，人们为了准确、有效地传递和处理文件，根据不同的需要，逐渐形成了特定的体式和名目繁多的名称。文件的体式是根据形成者及性质作用的不同而各有不同的。各单位的正式文件必须按特定体式形成，否则其有效性将受到质疑；私人文件的体式则往往是约定俗成的。

（3）文件是同时具有原始记录性、凭证性、传递性等性质的信息记录

国家机关、社会组织在履行其法定职责或处理事务的过程中形成各种文件，记录了处理各种公务活动的起因、过程和结果；个人为维护个人合法权益或处理自身事务也会形成各种文件。它们都是客观地反映事物本来面貌的原始记录。同时，文件是发文者表达自己意图的方式，也是收文者了解与实现对方意图、处理问题的依据，文件也自然而然成为记载与印证事实的凭证。因此，只有通过传递，使信息为收文者接收或阅览，文件才有可能发挥效用。

2. 文件的效用

（1）文件的现行效用

文件的现行效用是指文件在形成时对收文对象所具有的现行执行效用，文件之所以对收文者具有现行功效和作用，是由发文者和收文者之间存在的某种特定关系决定的。文件的现行效用具有如下特征：一是文件的效用是法定的，它源于文件作者的合法性，使作者在其职责范围（或合法诉求）内形成的文件均具有法定的效用；二是文件在其形成时就具有现行效用，收文者自收到之日即应依法依规办理；三是文件的效力、作用范围和有效期限具有明显的不等性，这是由文件形成者的地位、职权范围和具体活动内容决定的。

（2）文件的历史效用

文件处理完毕后，有些文件的内容已执行完毕，有些文件则还需要继续执行一段时间，还有些文件（如法律法规、规划计划）的执行期更长。当文件失去现行效用时，其中的相当部分文件，无论是对以后的工作，还是对保存文件作者的历史，依然具有一定的功效和作用，于是把它作为档案继续保存下去，这就是文件的历史效用。

简单来说，文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用，具体包括两个方面：一是查证和参考作用；二是存史作用。