水利工程建设项目档案管理存在的问题和对策

姚　昆

(海盐县水利局)

摘　要:本文介绍了水利工程建设档案项目管理的重要性和存在的主要问题，并提出了如何加强水利重点项目档案规范化管理的对策。

关键词:水利工程　档案管理　问题　对策

随着国家对水利建设的不断重视，以及水利工程建设的不断推进，投资力度不断加大，县级、省级、国家级水利重点项目不断建成。作为水利建设项目的历史记录，水利档案的重要性不断凸显。水利项目建设档案是水利建设项目建设过程中形成的最可靠的原始资料，它具有不可再生性和无法替代性。水利项目建成的同时，大量的项目档案同步形成，这些档案在项目的建设营运、维修维护、维权审计等工作中发挥着非常突出的作用。

一、水利工程档案的重要性

1.水利工程档案在水利单位日常工作查考中起到参考作用。通过对水利工程档案的查阅可以了解到水利单位工作的程序及建设产品是否合格，而水利单位也可借助档案，作为在拟订计划、总结工作、水利工程设计等方面的查考凭据。

2.汛期遇到紧急突发状况时，通过水利工程档案可以便捷地查询历年来水情、雨情、灾情及水利工程的状况，为领导决策提供参考。在险情未发生时，通过历年档案整理整合也可以做好预测及防备措施。

3.完整的水利工程档案是一笔宝贵的财富。在学术研究方面，通过查阅档案，参考丰富、准确、可靠的历史资料，及时汲取到工程建设经验的同时，减少了外借查阅资料的开支，可以更好、更快、更经济地取得研究成果。

4.水利工程档案在建设时期可以用来全面鉴定工程质量;在投入运行过程中，若出现故障或事故，也方便为查明原因、追究事故责任提供依据;在后期规划改革中，为后人在工程使用、管理、运行、养护、维修、改建、重建、扩建等工作中提供必不可少的依据。

二、水利建设项目档案管理存在的问题

(一)档案管理不够重视

通常情况下，项目建设任务重、工期紧，建设单位在建设过程中，往往只重视工期、质量、资金等问题，而忽略项目档案建档过程管理，存在“重建设、轻档案”的观念。

(二)档案规范化程度和收集项目的完整性较差

由于档案项目形成过程中涉及单位众多，而且形成周期长，种类多，管理人员把档案看成是水利项目工程的扫尾工作，缺乏档案工作应与项目建设同步进行的认识。由于存在这种观念，许多水利工程档案基本要等到项目完工后才开展收集工作，而且是有多少收多少，责任心不强。关键材料缺失，对文件质量把关不严，文件内容缺失，签字盖章不全，复印件比例高等现象屡见不鲜。

(三)参建单位多，各单位档案管理水平参差不齐，档案管理人员业务水平有待进一步提高

水利工程尤其是重点水利工程，参建单位一般包括项目法人、设计单位、监理单位和施工单位。对于点多线长的水利工程，往往分段、分期施工，各段各期又有不同的情况，这要求水利档案人员只有具有较好的素质才能胜任科技档案管理。但是目前我们的档案人员很难兼顾好各方面，大部分只是单纯地看管档案，特别是许多施工单位，内部人员调动频繁，导致工程档案无人管理、档案文件滞后于工程进度，甚至出现工程档案建完后再补齐档案的现象，影响了档案材料的归档质量。

三、加强水利档案规范化管理的对策

(一)强化水利工程档案的管理理念

要求制定严谨的档案管理规范。理顺水利工程建设项目档案管理的验收工作机制，在水利工程开展之前就明确档案专项验收和项目档案移交的要求。防止出现水利工程档案损坏和遗失现象。

(二)依法加强水利工程项目档案的规范化管理

水利工程项目档案规定:水利工程在前期、实施、竣工验收等各阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。该规定从档案的管理、归档与移交、档案验收等四方面，共计三十一条，详细阐述了如何做好水利档案工作。档案登记备份的规定为:重点建设项目应在项目开工后6个月以内，向档案行政管理部门报送《省重点建设项目档案管理登记表》;在建的和完工未验收的重点项目，要根据项目的进展情况，每年11月底前填写登记表并报送档案行政管理部门;完成验收的，要分别在档案专项验收时和竣工验收后一个月内报送登记表。这些规定加强了档案管理部门对重点建设项目档案管理的行政监管，有利于督促各项目建设单位建立档案管理制度，完善档案管理体系，从源头上规范档案形成和日常管理。

(三)加强水利工程档案的项目收集

对项目档案的收集范围、归档质量和归档时间等做出明确规定;对项目档案的收集分工要明确、责任到人;进行全程跟踪，确保各施工单位履行好基建档案的移交工作;要引进奖惩机制，对能按时、保质、保量移交档案的施工单位予以物质奖励并通报表扬，反之对那些不按要求移交的要予以处罚。

(四)建立和完善水利工程档案管理制度并严格执行

根据《中华人民共和国档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》(水办〔2005〕480号)，以及省、市出台的有关水利工程档案管理规范，结合具体的实际情况，由项目法人对工程建设形成的档案总负责，制定针对性的水利工程档案管理细则，要求各参建单位认真执行。例如我们这次的扩大南排工程，在工程建设之初就组织档案人员参加培训，并由市里根据工程实际情况制定《扩大南排工程档案管理办法实施意见》和《扩大南排工程档案归档范围和保管期限表》。

(五)进一步提高水利工程档案管理人员的业务水平

随着现代水利事业的发展，水利工程档案的管理要求，管理技术和管理设备不断推陈出新。档案数字化工作的不断深入，特别是档案管理自动化的普及和电子计算机在档案管理工作中的应用，需要档案管理人员不断加强驾驭现代科技设备的能力，不断更新现代水利档案管理的知识和技术。因此要做好档案管理人员的相关业务培训工作，通过定期或不定期的培训使档案人员全面掌握各项规范和要求，不断提高档案人员利用计算机实现档案自动化的能力。在培训现有人才的基础上引进高素质人才，并保持档案人员的稳定性，使档案人员能够引进来、待得住、有发展、有流动。