不动产登记档案管理系统

不动产登记档案管理系统_不动产登记信息系统设计与实践

5-35）。档案数字化建库用于对档案馆（室）的原有纸质档案和其他常规载体档案进行数字化处理，利用通信网络建设数字档案馆。档案数字化建库系统基于C／S模式搭建，包括档案扫描、属性输入、档案修改、档案审核以及任务统计五大功能模块。

不动产登记档案管理系统分为档案数字化建库与档案数据管理两大子系统（图

图5-　35　不动产登记档案管理接口关系

档案管理数据系统由档案管理、查询借阅、档案销毁、检索查询、档案统计、库房管理、日志管理、系统维护、帮助信息等功能模块组成，可以将不动产登记的各种档案快速有序地管理起来，方便后续翻查、借阅、管理等。

5．5．1　系统总体设计

不动产登记档案管理系统依据国土资源档案管理规范和建库要求，采用先进的计算机技术，将不动产登记过程中所有档案资料进行数字化集中管理，一方面将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理；另一方面自动集成所有的电子化材料生成完整的电子档案，包含收件材料、扫描材料、申请审批材料、图形信息、图表卡材料、批复材料等，实现电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计等功能；并设计接口与内部电子政务平台或者不动产登记业务管理系统紧密衔接，完美实现图、属、档一体化管理（将“一张图”和电子政务审批信息直接与归档案卷关联，实现由图查档，由档看图），实现电子档案资料的实时归档、网上移交以及查询利用等（图5-36）。

图5-36　不动产登记档案管理系统流程设计

不动产登记档案管理系统建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和先进的GIS技术，将档案信息进行集中统一管理，实现档案和图形的相互查询，方便、准确、及时地提供系统的档案信息资源，真正实现档案信息资源的共享，提高工作效率，加快不动产登记档案的信息化建设。

5．5．2　档案数字化建库功能设计

档案数字化建库需要一套档案数字化加工工具来实现不动产档案的数字化加工流程（图5-　37），将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理，以充分利用信息化技术来提高不动产登记的业务档案管理水平，更好地为国土资源局的业务人员、办公人员、相关企业、个人提供服务。

系统能够对已经通过整理、装订、扫描的档案进行检查、处理、入库存储，并能够将目录数据和档案数据进行挂接。

5．5．2．1　图像处理

（1）图像数据质量检查。对图像完整度、偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

图5-　37　档案数字化加工流程

（2）纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（3）去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污、去线孔等处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）图像拼接。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（5）裁边处理。采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不得出现明显偏左或偏右的现象。不准出现页面内容残缺或将其他页面信息扫入本页的现象。

5．5．2．2　图像存储

数字化不动产档案一般采用PDF格式存储，以文件为单位生成PDF文件，一个文件对应一个PDF文件，一份案卷对应一个或多个PDF文件。一个项目、工程、案卷分别对应一个文件夹，一个项目文件包括一个或多个工程文件夹，一个工程文件夹包括一个或多个案卷文件夹，一个案卷文件夹包括一个或多个PDF文件。

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名，或以文件在案卷中的顺序号命名。

5．5．2．3　数据挂接

实现档案数字化转换过程中形成的目录数据库与扫描件的挂接。

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号或者文件顺序号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

5．5．3　不动产登记档案管理系统功能设计

不动产登记档案管理系统包括配置管理、档案管理、档案检索、档案销毁、档案借阅、档案查阅、档案统计、库房管理和档案接口等功能模块，功能结构如图5-38所示。

图5-38　不动产登记档案管理系统功能结构图

5．5．3．1　数据录入

提供档案数据录入基本功能，能够录入已经扫描的老档案资料，将其自动提取为PDF格式并维护相关属性，亦能够直接接收由不动产登记业务数据库管理系统中流转过来的档案，还能够接收前面的档案数字化加工工具的加工成果。

5．5．3．2　整理编目

根据业务大类、保管期限、案卷号等条件搜索档案，同时可进行档案预览及打印，如图5-39所示。

图5-39　案卷目录生成

可将搜索结果合成一个Excel文件及一个PDF文件，用于批量生成案卷目录。该目录的样式及每一页显示的记录数可根据档案室用户需求进行自定义。例如设置每页只显示9行记录，若记录数超过9条，则自动生成下一页。

5．5．3．3　检索查询

该模块提供给用户对档案库中的各类档案信息进行不同方式的检索和查询的功能，包括案卷目录检索查询、卷内目录查询、各种专项查询、条件检索查询等，并包含档案借阅管理相关的功能。

（1）案卷目录查询。用户可以利用该功能结合档案分类，进行案卷目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

（2）卷内目录查询。用户可以利用该功能结合档案分类，进行卷内目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

（3）分类查询。用户可以利用该功能对已经知道的档案进行分类、案卷目录查询，并对关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。

（4）专项查询。该处包括多个专项，有按案卷题名查询、按卷内题名查询、按宗地所有权人查询、按地籍四至查询等。主要考虑方便用户快捷查询。

（5）档案与图形的互查。该功能用户可以通过查询到案卷信息中定位到与该案卷项联系的图形属性上面查看到该案卷的图形属性信息等。同样可以在图形显示系统中选中相应的图形属性信息，然后通过该图形属性信息查找到与该图形属性信息有关的案卷信息以及与该案卷信息有关的卷内信息等，并且可以对该案卷信息进行编辑等。

对于所有录入的档案，可根据年度、目录号、文号、文件标题等多种查询条件进行搜索（图5-　40）。在查询列表中可查看生成后的PDF电子档案，并支持档案打印。

图5-40　档案查询

5．5．3．4　档案管理

档案管理模块提供对系统档案数据的各类管理功能，诸如档案著录、档案修改、案卷剔除、交易系统的自动归档。用于存储档案资料的数据表、手工录入或直接导入其他系统的电子档案到数据库等。

（1）档案著录。系统管理员可以利用该功能进行档案手工录入、档案简单查询、档案资料修改等，可以进行案卷目录的录入修改、卷内目标的录入修改以及电子档案入库。

（2）档案分类著录。该功能与档案著录功能相同，只是将不同的档案分类单独列出，方便档案的著录。

（3）交易系统著录。目前主要考虑实现土地交易系统的半自动归档。

（4）档案修改。管理员使用该功能对档案著录中出现的错误或由于某些原因需要修改的档案数据进行修改。

（5）档案剔除。管理员使用该功能对已经超出保存期限的档案进行剔除，主要是做剔除标识，数据依然保留在系统中。

（6）档案借阅。用户可以通过该功能对需要的档案数据进行借阅。

（7）档案归还。用户通过该功能对借阅使用完毕的档案进行归还。

（8）档案室管理。管理员可以通过该功能设置数字化档案室。

（9）案卷存放设置。管理员通过该功能对数字化后的案卷在数字化档案室中的位置进行设置。

5．5．3．5　档案借阅

档案是国土资源局在登记发证、业务审批等活动中形成的具有一定保存价值的文件和资料，也是国土资源局正常发展不可替代的资产财富。档案管理工作是提高国土资源局工作质量和工作效率的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。通过档案管理模块的建设，建立了科学的检索方式，实现了档案工作信息化管理，使“死”档案变成了“活”信息，切实强化了管理效果。

5．5．3．6　编辑归档信息

对于已归档的案卷，提供归档信息修改功能。可继续编辑档案信息并补充扫描件，修改完成后可重新生成PDF格式的电子档案如图5-41所示。

图5-41　编辑归档信息

5．5．4　与其他系统的接口设计

系统通过已经留好的接口与其他子系统进行衔接，无缝调阅数据库管理系统中的各业务专题数据，通过信息共享服务进行业务数据的发布、查询、统计分析等操作，并留有接口供三级监管系统实时进行业务办理流程的监控等，同时将相关业务办理结果通过各种参数接口传给信息公示系统。