档案保管设施

一、档案保管的含义及其重要性

档案保管是指对已整理好并排架入库的档案进行日常性的维护、保护等工作，它是档案管理的基本环节之一。简单地说，就是指档案排架入库后的档案存放管理以及维护档案完整与安全的活动。具体由档案工作人员根据不同档案制成的材料，使用一定的设备和装具，采取适当的措施和方法，维护档案的秩序，使其不散、不乱;保护档案的实体，使其不丢、不毁，并对遭到破坏或损毁的档案采取修补措施。

档案保管工作质量的高低，对提高档案管理水平具有重要的影响。首先档案保管工作质量的高低直接决定着档案寿命的长短，如果保管得当，档案的寿命就会适当延长，否则就会加速档案的坏损;其次，档案保管工作的质量影响到整个档案事业的兴衰。要做好档案保管工作，必须对档案保管所使用的装具、档案保管的环境、档案库房的设置、档案保护及修复技术有一定的了解和掌握，这样才能做好档案保管工作。

二、档案保管的物质条件

档案的保管必须借助一定的物质条件才能进行，物质条件的好坏在一定程度上决定着档案保管质量的高低。档案保管所要具备的物质条件主要包括以下几种。

(一)档案装具

档案装具是指用于存放档案的档案箱、档案柜、档案架等(见图8-1、图8-2)。档案装具首先要坚固耐用、存取方便、密封性能好，并且还要求防水、防火，因此，最好由金属材料构成。一般来说，封闭式装具比敞开式装具更有利于对档案的保护;金属的装具比木质的更坚固，并有利于防火。

图8-1 活动密集文件柜

图8-2 文件柜

(二)档案包装材料

目前我国用于包装档案的材料主要有卷皮(见图8-3)、档案盒(见图8-4)、包装纸三种。

1.卷皮

卷皮是包装档案的基本材料，它既可以保护档案材料不受磨损，同时又是案卷的封面。档案的案卷封面有硬卷皮和软卷皮两种。

图8-3 卷 皮

图8-4 档案盒

硬卷皮一般采用250克牛皮纸制作，尺寸规格采用300mm×220mm或 280mm× 210mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有 20mm宽的装订纸舌。

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供 16 开型纸用)的规格。使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。

2.卷盒

卷盒外形尺寸采用 300mm×220mm，其高度可根据需要设置成 30mm、40mm、50mm等不同的规格。盒盖翻口处中部设置绳带，便于系紧卷盒。

3.档案盒

2000年《归档文件整理规则》实施后，采用档案盒来装文书档案，档案盒封面应标明全宗名称，外形尺寸采用 310mm×220mm，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等不同的规格。

4.包装纸

对于那些不经常使用或不适于装订又不便于盒装的档案，可以用较为结实的包装纸包装起来，必要的时候，再采取措施妥善保管。

(三)技术设备

档案保管所需的技术设备是指空调、去湿器、加湿器、报警器、灭火器、电脑、复印机、装订机等具有“固定资产”性质的机械、仪器、仪表等。

(四)消耗品

档案保管过程中使用到的消耗品主要是指干燥机、防虫剂等各种易耗低值的管理性办公用品。

三、档案装具的编号和排列

档案装具如何摆放将会影响到档案库房的整体管理与空间的有效利用，因此，要对档案装具进行有效的排列。

1.对档案架进行编号和排列

对档案柜架的编号和排架方法是自门口起依次编架(柜)号，每个架(柜)的栏从左向右编号，每栏的格自上而下编号。没有栏则从上而下编号。

库房中档案架(柜)的排列要求:整齐、空间适度(注意:所有的架或柜均不应紧靠墙壁)、避光通风、统一编号。

2.对档案装具进行排架

档案装具应按制作材料、形状、高低来分类排放。主要通道宽度不应少于1米;装具的间距为80厘米左右;装具应与窗垂直排放;装具不应紧靠墙壁。档案部门的所有档案装具应统一编号，方法是以库房为单位流水编号。